Si vous engagez des frais professionnels pour un client, il est logique de les refacturer. Mais en fonction du type de frais, les modalités varient, notamment en matière de TVA.
Il existe 3 cas de figure possibles.
Cas de figure 1 : les frais liés à l’activité principale suivent le taux de TVA de l’activité principale
Lorsque vous engagez des frais dans le cadre d’un projet pour un client, vous les facturez au même taux de TVA que l’activité principale. Si celle-ci relève du régime de 21%, vous les refacturez à 21%. Si votre activité est exemptée de TVA, cela vaut également pour les frais refacturés.
Il importe peu que ces frais figurent sur la même facture que l’activité principale ou sur une facture distincte. Tant qu’ils sont liés à l’activité principale, ils sont soumis au même taux de TVA.
Ce principe s’applique aux biens que vous achetez pour votre client, comme des matières premières ou une machine, mais aussi à d’autres éléments, comme les frais de transport ou d’hôtel.
Un exemple concret : vous vendez une machine, vous la livrez et l’installez pour le client. Sur la facture, vous indiquez les différents postes de dépenses : le bien vendu, l’installation et les autres services, ainsi que les frais de déplacement et les éventuels frais d’hébergement. Et vous appliquez le même taux de TVA pour chaque élément.
Qu’en est-il de la TVA si je ne la récupère pas moi-même ?
En principe, la TVA que vous ne récupérez pas est ajoutée aux frais sur la facture.
Sur les frais de restaurant, par exemple, vous payez la TVA. Vous êtes sorti manger un bout pour un projet client spécifique et vous refacturez ce montant ? Vous indiquez alors le montant, TVA comprise, comme frais distincts sur la facture.
Votre client paie ici la TVA en plus d’un montant incluant la TVA. Cependant, si votre client est une entreprise assujettie à la TVA, il récupérera la TVA sur la facture totale, y compris la TVA supplémentaire sur les frais de restaurant.
Que se passe-t-il si je suis moi-même exempté(e) de TVA, en tant que petite entreprise ?
Si vous êtes exempté(e) de TVA, la récupération de la TVA ne vous concerne de toute façon pas. La TVA que vous ne récupérez pas doit être ajoutée aux frais figurant sur la facture, et dans votre cas, cela s’applique à tous les frais encourus.
En revanche, vous ne devez pas facturer vous-même la TVA à votre client, vous ne devez donc pas facturer une seconde fois la TVA sur les frais encourus. Par conséquent, pour un particulier, vous n’êtes pas nécessairement plus cher que quelqu’un assujetti à la TVA.
Cas de figure 2 : refacturation des avances, frais engagés au nom de votre client
Un webdesigner qui souscrit un nom de domaine, ou un garagiste qui se rend au contrôle technique pour son client. Ce sont tous des services « au nom et pour le compte du client final ».
Le service proprement dit fait donc référence au client final. Vous facilitez ce service, en tant qu’intermédiaire, et vous ne devez pas facturer la TVA en plus de ce service. Bien entendu, le client final doit payer la TVA (le cas échéant) sur la facture originale. Si vous l’avez avancée, vous devez inclure ce montant total sur votre facture, sans facturer de TVA supplémentaire.
Cas de figure 3 : les frais non liés à un projet client suivent leur propre régime de TVA
Les frais qui ne sont pas liés à un projet client ne sont normalement pas non plus facturés à votre client. Ce type de frais n’est donc pas très courant.
Mais le scénario suivant est possible : vous louez un immeuble de bureaux en tant que société et vous en relouez une partie ? Dans ce cas, ces frais ne peuvent pas être liés à un projet spécifique du client et suivent leur propre régime de TVA. Vous ne payez pas de TVA sur les loyers, vous ne devez donc pas facturer de TVA lors de la refacturation de votre bureau.
Cependant, vous louez vous-même temporairement un bureau à proximité d’un client, entièrement dans le cadre d’un projet pour ce client ? Si vous le facturez comme un élément des frais distincts, il devient partie intégrante de l’activité principale et vous retombez dans le premier cas de figure. Vous devez alors refacturer les frais de location que vous payez vous-même selon le régime de TVA de l’activité principale.
Vous disposez donc de suffisamment d’informations pour refacturer correctement les frais encourus. Selon votre propre régime de TVA, ou celui de l’activité principale. Dans Accountable, vous adaptez la TVA en fonction du cas de figure et créez des factures claires et correctes en un rien de temps.
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