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Toute la vérité sur les frais professionnels 💸

Lu en 4 minutes

Si vous avez déjà entendu dire : “garde le ticket, ça fait des frais” ou “oh, je mettrai sur le compte de ma société” sans trop savoir qu’en penser…

 Si vous avez déjà passé – perdu ? – du temps à stocker, perdre et retrouver des tickets à moitié effacés…

Si vous voulez une fois pour toutes savoir ce que vous pouvez considérer comme frais professionnels et comment les faire valoir, alors… Vous êtes au bon endroit !

Nous vous avons concocté un petit guide des frais professionnels : de quoi trancher une fois pour toutes… ou revenir, aussi souvent que vous le voudrez, à notre liste de frais plus ou moins déductibles. Bref, voici de quoi faire des frais la conscience en paix !

Plus de frais, moins d’impôts 🚀 

Le principe est simple : en Belgique, vous êtes imposé sur ce que vous gagnez. En d’autres termes, vous payez plus ou moins d’impôts selon que vous gagnez plus ou moins d’argent.

Avec une nuance importante : l’administration fiscale prend en compte le fait que vous investissez une partie de vos gains dans votre activité professionnelle, pour que celle-ci continue à se développer. Elle vous taxera donc sur ce que vous gagnez, moins les frais que vous engagez pour votre affaire. Conclusion : plus vous faites de frais, plus votre revenu net diminue et moins vous payez d’impôts.

Faire des frais, c’est bien. Les faire en connaissance de cause, c’est mieux. Car n’est pas considéré comme frais professionnel qui veut…

Les frais et leurs faux amis 😱

Vous reconnaissez un frais professionnel, un vrai, à ces quatre caractéristiques : il est lié directement à votre activité d’indépendant (i). Il doit aider à la croissance de cette même activité (ii). La dépense doit être engagée l’année où vous la déduisez de votre base taxable (iii). Il doit être prouvé, par des factures, tickets, souches TVA (iv).

Certains frais se reconnaissent de loin. Ainsi, l’achat de cette toge d’avocat, ou de ces chaussures de chantier, autant d’objets que vous n’utiliseriez jamais dans la vie civile : ce sont des frais. Ces cotisations sociales, que vous n’auriez pas à verser si vous n’étiez pas indépendant(e) : ce sont des frais. Ils sont déductibles à 100%, TVA comprise.

D’autres frais sont moins nets: on parle alors de frais mixtes.

Vous offrez des cadeaux à des clients : ils sont déductibles à 50%, hors TVA. Un restaurant n’est déductible qu’à 69%. Etc etc.

Puisqu’un bon tableau vaut mieux qu’un long discours, voici toute la liste des frais déductibles, et dans quelle mesure. Cadeau !

Vous devez aussi prouver que vous avez bien fait ces frais : une facture, une souche TVA, une note de frais, voire un accusé de réception peuvent faire l’affaire. Vous devez conserver ces documents pendant sept ans. Sinon, en les capturant par exemple via un scan Accountable, vous pouvez les considérer comme sauvegardés et jeter la preuve papier. Merci le Digital Act !

TUYAU : si vous devez faire un investissement plus lourd – imaginons, un nouvel ordinateur – vous pouvez amortir cet achat sur plusieurs années .

Les pièges classiques des frais professionnels 🎢

Les frais doivent être liés à votre activité professionnelle : si le contrôleur fiscal voit une souche TVA pour un dîner au restaurant le soir de la saint Valentin, il risque de devenir soupçonneux. Les souches TVA que vos copains vous donnent après une sortie au restaurant, n’y pensez même pas. Une sortie au restaurant en week-end paraîtra aussi louche au contrôleur. De même, une toge d’avocat ou des chaussures de chantier sont des frais professionnels tout à fait dignes de ce nom. Il n’en va pas de même pour tous ces vêtements que vous utilisez aussi dans la vie privée. Ne succombez pas à ces tentations connues de tous et, surtout, des contrôleurs.

Opter pour les frais forfaitaires : est-ce le bon choix pour vous ? 🤔

Depuis 2018, la donne a changé pour les indépendants en Belgique : tous les indépendants en personne physique peuvent choisir d’opter pour des frais forfaitaires, plutôt que des frais réels. En pratique, cela veut dire que vous ne vous cassez plus la tête à conserver au fond de votre portefeuille des tickets de toutes sortes. Vous déduisez simplement 30% de vos revenus (plafonnés à 4880 euros), hors achat de matériel et cotisations sociales. Autrement dit, l’achat de matériel, vos cotisations sociales et 4880 euros maximum peuvent être déduits de votre base taxable.

 C’est pour vous si…

–   Vous êtes indépendant complémentaire sans trop de frais

–   Vous êtes indépendant avec très peu de frais – soit pas plus de 30% de vos revenus (hors cotisations sociales et achat de matériel).

Entre d’autres mots, dans la majorité des cas, les frais réels sont plus avantageux que les frais forfaitaires. Évidemment, ceci vaut uniquement si vous êtes capable de converser les preuves de vos achats.

Notez que si vous ne déclarez pas de frais réels dans votre déclaration d’impôts, le fisc déduira automatiquement des frais forfaitaires.

Notez aussi que pour l’exercice d’imposition 2019, les forfaits varient selon les régimes de travail. Comme l’explique l’Union des Classes moyennes sur son site, les dirigeants d’entreprise comptent 3% de leurs revenus en frais forfaitaires, avec un plafond à 2.490 euros. Les conjoints aidants, eux, déduisent 5% de leurs revenus en frais forfaitaires, plafonnés à 4.150 euros. Pour les professions libérales, le plafond est aussi à 4.150 euros et le pourcentage est dégressif en fonction de leurs revenus. 

En cas de doute, voyez avec votre comptable – ou Accountable – ce qui colle le mieux à votre activité et à votre façon de vivre.

 

 

Hassan Ayed, expert-comptable et conseil fiscal
Hassan Ayed, expert-comptable et conseil fiscal

Hassan est expert-comptable. Après des débuts chez PWC, il a construit sa fiduciaire de zéro.
Quand il ne jongle pas avec les chiffres, n'est pas plongé dans l'optimisation fiscale ou la digitalisation de processus comptables, il adore jouer avec ses deux enfants. (edited)

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