Als zelfstandige moet je vaak verplaatsingen maken, maar hoe verwerk je deze kosten correct in je boekhouding? Er zijn verschillende soorten verplaatsingen en er gelden andere regels voor zelfstandigen met een eenmanszaak of vennootschap. We zetten hier alles voor je op een rijtje!
Verschil tussen kilometervergoeding en verplaatsingskosten
Het kan soms verwarrend zijn, maar de kilometervergoeding en verplaatsingskosten zijn niet hetzelfde.
Kilometervergoeding
Kilometervergoeding is een forfaitair bedrag per kilometer dat je ontvangt als terugbetaling van de kosten die je maakt voor beroepsmatige verplaatsingen met je privéwagen.
De forfaitaire kilometervergoeding voor woon-werkverkeer is €0,15 per kilometer. De kilometervergoeding voor andere beroepsmatige verplaatsingen wordt per kwartaal of jaarlijks geïndexeerd.
Verplaatsingskosten
Verplaatsingskosten bevatten alle werkelijke kosten verbonden aan je voertuig, zoals brandstof, verzekering, onderhoud en afschrijving. Als zelfstandige kan je ervoor kiezen om deze kosten in te brengen op basis van het werkelijke gebruik, in plaats van de forfaitaire kilometervergoeding.
Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding in 2025?
Er wordt onderscheid gemaakt tussen woon-werkverkeer en andere beroepsmatige verplaatsingen.
- Woon-werkverkeer: je mag €0,15 per afgelegde kilometer met je privéwagen inbrengen.
- Beroepsmatige verplaatsingen (werk-werkverkeer): in deze situaties geldt er een forfaitaire kilometervergoeding die jaarlijks of per kwartaal geïndexeerd wordt. Als zelfstandige mag je zelf beslissen of je voor jaarlijkse of kwartaalindexatie kiest. Dit zijn de maximale forfaitaire kilometervergoedingen voor beroepsmatige verplaatsingen:
Kwartaalindexatie:
- €0,4290 / km van 1 januari – 31 maart 2025
- €0,4320 / km van 1 april – 30 juni 2025
Jaarlijkse indexatie:
- €0,4415 / km van 1 juli 2024 – 30 juni 2025
Zelfstandigen met een eenmanszaak
Als zelfstandige met eenmanszaak moet je je verplaatsingen verdelen in 3 categorieën:
- Privé-verplaatsingen:
Dit zijn de verplaatsingen die niets met je beroep te maken hebben. De kosten hiervoor zijn niet aftrekbaar. - Woon-werkverkeer:
Verplaatsingen tussen je woning en je vaste werkplek, zoals je kantoor, het kantoor van een vaste klant, kapperszaak, winkel,… worden niet als beroepskosten beschouwd. Voor deze verplaatsing mag je enkel de forfaitaire kilometervergoeding van € 0,15 per kilometer inbrengen. - Beroepsverplaatsingen:
Dit zijn de verplaatsingen die je maakt in het kader van je zelfstandige activiteit, zoals klantbezoeken, aankopen voor je zaak of leveringen aan huis. Voor deze verplaatsingen mag je de forfaitaire kilometervergoeding inbrengen. Het is een eenvoudige manier om verplaatsingskosten terug te vorderen zonder alle werkelijke kosten bij te houden.
In dit geval van zuivere beroepsmatige verplaatsingen mag je er ook voor kiezen om de werkelijke kosten (brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving, enz) in te brengen. Dat kan fiscaal een stuk interessanter zijn, maar dan moet je wel alle bewijsstukken goed bewaren en aan kilometerregistratie doen om de verdeling tussen privé- en beroepsgebruik aan te tonen.
Als je de wagen slechts voor 50% beroepsmatig gebruikt, gelden slechts 50% van je kosten als beroepskosten. De aftrekbaarheid hangt dus af van het beroepsgebruik en de CO2-uitstoot.
- Elektrische wagens zijn tot 100% aftrekbaar indien ze enkel voor beroepsdoeleinden worden gebruikt.
- De aftrekbaarheid van brandstofwagens wordt berekend volgens deze formule: 120% – (0,5% x brandstofcoëfficiënt x CO2-uitstoot). De brandstofcoëfficiënten zijn:
- Diesel: 1
- Benzine / hybride: 0,95
- CNG: 0,90
💡Als je dus een (bestel)wagen of bromfiets aankoopt op naam van je bedrijf om enkel leveringen uit te voeren (bijvoorbeeld als frituur of pizzeria), mag je de werkelijke kosten volledig inbrengen.
Zelfstandige in bijberoep met een eenmansaak
De regels voor zelfstandigen in bijberoep zijn grotendeels dezelfde als die voor zelfstandigen in hoofdberoep, maar er zijn enkele extra aandachtspunten. Zo is er een verschil tussen verplaatsingen met je eigen wagen en die met een bedrijfswagen.
Als zelfstandige in bijberoep moet je ook een verdeling maken tussen privé-verplaatsingen, woon-werkverkeer en verplaatsingen voor je bijberoep.
- Privé-verplaatsingen
De kosten voor privé-verplaatsingen met je eigen wagen of bedrijfswagen zijn niet aftrekbaar. Integendeel, bij een bedrijfswagen wordt je erop belast als ‘voordeel alle aard’. - Woon-werkverkeer naar je werkgever
Je krijgt hier geen kilometervergoeding voor, tenzij je werkgever tussenkomt in je verplaatsingskosten. - Woon-werkverkeer naar je bijberoep
Voor deze verplaatsing mag je de forfaitaire kilometervergoeding van €0,15 per kilometer in rekening brengen. - Andere verplaatsingen voor je werkgever
In dit geval heb je recht op een kilometervergoeding van je werkgever. Dat bedrag mag niet meer zijn dan het forfaitaire bedrag dat elk jaar of kwartaal wordt bepaald. - Beroepsverplaatsingen voor je bijberoep
Voor deze beroepsmatige verplaatsingen gelden dezelfde regels als voor zelfstandigen in hoofdberoep. Je mag je werkelijke kosten inbrengen op voorwaarde dat je rekening houdt met het percentage dat verband houdt met je bijberoep.
Kilometervergoeding als zelfstandige met een vennootschap
Als bedrijfsleider in een vennootschap kan je enkel een kilometervergoeding krijgen voor verplaatsingen met je eigen wagen. Als je een bedrijfswagen hebt, krijg je geen extra vergoeding voor dezelfde kosten.
Je vennootschap draagt namelijk al de kosten van een bedrijfswagen. Voor verplaatsingen met je eigen wagen geldt dezelfde verdeling als voor andere zelfstandigen:
- Privé-verplaatsingen
De kosten voor privé-verplaatsingen zijn niet aftrekbaar.
- Woon-werkverkeer
Voor verplaatsingen naar je vaste plaats van tewerkstelling mag je het forfait van €0,15 per kilometer aanrekenen. - Beroepsverplaatsingen
Voor andere professionele verplaatsingen geldt de maximale kilometervergoeding op jaar- of kwartaalbasis. Je kan er ook voor kiezen om je werkelijke kosten in te brengen onder dezelfde voorwaarden als zelfstandigen met een eenmanszaak. Let er wel op dat je de hogere kilometervergoeding moet kunnen bewijzen.
Kilometervergoeding aanrekenen aan klanten
Als zelfstandige of bedrijfsleider mag je verplaatsingskosten doorrekenen aan je klanten. Er zijn geen specifieke regels, geen forfaitaire vergoeding of een maximaal bedrag. Je mag zelf bepalen welk bedrag je voor je verplaatsingen factureert.
Net zoals op andere producten en diensten moet je btw aanrekenen op de verplaatsingskosten die je aanrekent. Ze worden ook beschouwd als bedrijfsinkomsten en zijn dus belastbaar.
Kilometervergoeding in je boekhouding
- Kilometervergoeding van werkgever
Als je als werknemer een kilometervergoeding ontvangt, is deze niet belastbaar en vrijgesteld van sociale bijdragen op voorwaarde dat ze binnen de maxima blijven. - Woon-werkvergoeding van €0,15/km
Dit forfaitaire bedrag moet je wel opnemen in je boekhouding. - Forfaitaire kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen
Als je kiest om de forfaitaire kilometervergoeding in te brengen in plaats van de werkelijke kosten, moet je dit correct verwerken als een terugbetaling van eigen kosten aan de zelfstandige. Dit bedrag wordt niet als belastbare inkomsten beschouwd en is vrijgesteld van sociale bijdragen, zolang het binnen het wettelijke maximum blijft. - Werkelijke verplaatsingskosten voor beroepsverplaatsingen
Deze werkelijke kosten voor het beroepsmatige deel moeten worden geboekt onder de juiste kostenposten (brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving, enz.). - Gefactureerde verplaatsingskosten
De verplaatsingskosten die je aanrekent aan je klanten worden belast zoals alle andere inkomsten.
Kilometervergoeding ingeven in Accountable
Met Accountable houd je moeiteloos al je uitgaven bij en zie je op elk moment precies hoeveel belasting je aan het eind van de rit moet betalen.
