Bij Accountable zijn we er voor zelfstandige ondernemers. We lezen de meest inspirerende ondernemersverhalen, maar we merken ook dat veel zelfstandigen gelijkaardige fouten maken. Daarom hebben we de 7 meest gemaakte fouten hier voor je verzameld!
Bekijk je liever onze video? Dieter van Accountable waarschuwt je voor alle valkuilen in slechts 3 minuten! ⤵️
1. Professionele aankopen? Vraag een officiële factuur
Een bonnetje is geen factuur. Om de btw te kunnen recupereren, heb je een officiële btw-factuur nodig. Deze factuur verwijst naar jou en je bedrijf, met vermelding van jouw bedrijfsnaam en btw-nummer. Bovendien specifieert de factuur ook welke goederen en diensten je hebt afgenomen. Het woord ‘factuur’ staat er expliciet op, samen met het factuurnummer, de basisprijs en de btw.
Bonnetjes kun je wel perfect in je boekhouding steken om beroepskosten te verantwoorden, maar het volstaat niet om de btw mee te recupereren.
Vraag dus voor elke zakelijke aankoop altijd een factuur, desnoods achteraf. Lukt dat niet? Schrijf dan de kosten inclusief btw in je boekhouding.
2. Laat de boekhouding niet liggen
Administratie en boekhouding zijn vaak de minst favoriete bezigheden van zelfstandigen. Daarom dat papierwerk vaak blijft liggen tot het einde van het kwartaal. De hoeveelheid werk valt voor sommigen misschien nog wel mee, maar in de tussentijd zijn er waarschijnlijk al een aantal waardevolle uitgaven verloren of vergeten. Het gevolg? Meer belastingen voor jou.
Registreer je uitgaven en inkomsten dus meteen, om te voorkomen dat je het vergeet. Een boekhouder of een handige app kunnen hierbij je bondgenoot zijn.
💡Accountable tip: scan je uitgaven en facturen onmiddellijk met de Accountable app. Zo gaat er zeker niets verloren!
3. Volg de betaling van je facturen goed op
Een verkoopfactuur telt mee voor de boekhouding van zodra jij ze hebt uitgestuurd. Dus zelfs wanneer de factuur niet wordt betaald, betaal jij wel de belastingen en btw. Daarom is het belangrijk om betalingen altijd goed op te volgen.
💡Accountable tip: onze app verwittigt je wanneer een uitstaande facturen komen te vervallen, zodat je met een snel en vriendelijk mailtje je klant kunt herinneren aan de onbetaalde factuur.
4. Vrijgesteld van btw? Niet van belastingen of sociale bijdragen
Kleine ondernemingen met een omzet van minder dan € 25.000 komen in aanmerking voor de btw-vrijstelling. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen aan je klanten, maar anderzijds kun je de door jou betaalde btw ook niet recupereren.
Opgelet: de vrijstellingsregeling van btw voor kleine ondernemingen wil niet zeggen dat je bent vrijgesteld van belastingen of sociale bijdragen. Veel startende zelfstandigen in bijberoep komen in aanmerking voor deze btw-vrijstelling, maar zij betalen wel een beperkte sociale bijdrage en moeten ook rekening houden met de personenbelasting.
5. Schat je sociale bijdrage niet te laag in
Als ondernemer moet je 20,50% van je netto belastbaar inkomen reserveren voor de sociale bijdrage. Hiervan betaal je elk kwartaal een voorlopige bijdrage, meestal berekend op basis van je inkomsten van 3 jaar terug.
Verdien je ondertussen gevoelig meer dan toen? Dan vraag je best bij je sociaal secretariaat een verhoging van je voorlopige bijdrage. Want na verloop van tijd wordt alles berekend op je werkelijke inkomsten. Met een pittige rechtzetting als gevolg.
6. Kledij is niet aftrekbaar
Als ondernemer is het heel verleidelijk om elke kost die aan je zaak te linken valt, in te brengen als beroepskost. Toch heeft de fiscus heel duidelijk gesteld dat kledij geen aftrekbare beroepskost is, omdat je die ook privé kan gebruiken. Je zal je kostuum of mantelpakje dus volledig zelf moeten bekostigen.
Een uitzondering hierop is de kledij die hoort bij een specifieke functie, zoals beschermende werkkledij voor arbeiders, een toga voor een advocaat of de witte jas van een dokter.
💡Accountable tip: door beroepskosten in te brengen, verlaag je je belastbaar inkomen en betaal je dus minder belastingen op je verdiensten. Niet zeker of je een bepaalde kost kunt aftrekken? Deze zoekmachine voor aftrekbare beroepskosten weet raad!
7. Je (bruto) omzet is niet je nettowinst
Yes! Jouw klant heeft je factuur betaald en er staat vers geld op je zakelijke rekening. Denk echter twee keer na voor je alles uitgeeft. Je moet immers de btw, sociale bijdragen én belastingen er nog van betalen. En misschien heb je nog onkosten voor de opstart van een volgend project?
Voor je je nettowinst kent, gaan er dus nog heel wat zaken van je bruto omzet af. De meeste van deze kosten komen trouwens pas nadien. Zeker als je vroeger als werknemer een nettoloon uitbetaald kreeg, is dit even wennen.
💡Accountable tip: in onze app zie je trouwens op elk moment hoeveel netto winst je overhoudt. In deze blog maken we samen met jou de berekening.
