Dagelijks worden er talrijke verkoop- en inkoopfacturen tussen handelaars en dienstverleners opgesteld. Op zich zou dit een eenvoudig routineproces moeten zijn, maar in de praktijk is dit echter niet altijd het geval. Zelfstandigen maken vaak dezelfde fouten. We willen je hier graag voor behoeden: hier volgt een lijst met te vermijden valstrikken en uitleg over hoe je je facturen volgens de regels opstelt en verstuurt.
Niet weten wanneer je je facturen op moet maken
De beste dag om je factuur te versturen? De dag waarop je het werk in kwestie beëindigt!
Je kan ook, wekelijks bijvoorbeeld, een gaatje in je agenda maken om al je facturen van de laatste dagen op te stellen en te versturen. Wettelijk gezien moet een factuur worden uitgereikt ten laatste de 15de dag van de maand na die waarin de belasting opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs.
Door je factuur op tijd te versturen, verhoog je de kans om snel betaald te worden. Je loopt ook minder risico een factuur te vergeten: ja hoor, dit gebeurt en heeft er al voor gezorgd dat zelfstandigen de boeken moesten neerleggen.
Met Accountable kan je je facturen in enkele klikken opstellen, vanuit je sofa of vanop de tram. Zo heb je geen reden meer om uit te stellen!
Onbetaalde facturen niet innen
Je hebt je werk uitgevoerd en een onberispelijke factuur opgestuurd. Het gebeurt dat een klant je niet betaalt – hij vergeet of verliest je factuur of hij is gewoon een slechte betaler.
Het is aan jou om hem een herinnering te sturen van zodra de vervaldatum van de factuur is bereikt. Eerst op een vriendelijke manier, vervolgens iets strenger. Je vindt hier al onze tips.
Je vindt onbetaalde facturen terug door na te gaan op je bankrekening welke overschrijvingen niet zijn uitgevoerd. Met Accountable ontvang je een melding van zodra de vervaldatum van je factuur is bereikt.
Niet alle verplichte gegevens op je factuur vermelden
In een onberispelijke factuur zijn de volgende tien elementen een echte ‘must’. Controleer de checklist hieronder voor je je factuur verstuurt en ga na dat er niets mist:
- Het volgnummer van je factuur: je facturen volgen elkaar op
- Jouw gegevens: de exacte naam van je onderneming en haar bedrijfsnaam, het adres, het ondernemingsnummer en btw-nummer
- De gegevens van je klant: naam, adres, btw-nummer
- De datum van uitgifte van de factuur en de datum waarop het goed of de dienst werd geleverd
- De omschrijving van het geleverde goed of de geleverde dienst
- De prijs per eenheid en het aantal eenheden
- Het bedrag zonder btw
- Het btw-tarief dat afhangt van je activiteit: 6, 12 of 21 %.
- In geval van vrijstelling van btw, moet de wettelijke reden voor de vrijstelling worden vermeld door te refereren aan de relevante Europese richtlijn of nationale bepaling; ga naar de volgende alinea om te weten wat de juiste formulering is in jouw situatie.
- Het totaalbedrag, btw inbegrepen.
Via Accountable kan je factuur pas verstuurd worden als alle velden zijn ingevuld. De app werd zo ontworpen dat je enkel wettelijke facturen kunt versturen.
Het geleverde goed of je dienst niet omschrijven
Je klanten zijn net als jij: ze willen weten waarvoor ze betalen. Maak hen het leven gemakkelijk en leg hen in je facturen uit waarmee de verschillende sommen overeenkomen: het gaat om een handeling of element met een kost per eenheid die aanwezig is in een specifieke hoeveelheid.
Als je klanten begrijpen wat het bedrag inhoudt, gaan ze sneller je factuur betalen.
Als je een factuur via Accountable opstelt, geeft het onderdeel “voeg een lijn toe” een nauwkeurig stramien weer waarin je de inhoud van je factuur kan beschrijven.
Onverwachte kosten toevoegen aan facturen
Sommige verrassingen zijn leuk, andere… net iets minder.
Een voorbeeld?
Onverwachte en onverklaarde kosten die men op een factuur terugvindt. Je vindt dit niet leuk als jij klant bent, wel, jouw klanten vinden dit ook niet leuk.
Probeer dergelijke situaties te vermijden: leg je klanten in het begin goed uit waaruit de verschillende aspecten van het project bestaan. Je zal terecht betaald worden voor het uitgevoerde werk en je klant zal zich niet in de val gelokt voelen door je factuur.
Je factuur naar de foute persoon sturen
Als zelfstandige werk je soms voor een persoon die deel uitmaakt van een onderneming of een organisatie.
Beeld je in dat je freelance journaliste bent en je je reportage inlevert bij de redacteur van het nieuws. Hij keurt je werk goed, maar je mag er zeker van zijn dat hij je factuur niet verwerkt.
Zorg ervoor dat je weet wie de facturen verwerkt en verstuur jouw factuur onmiddellijk naar deze persoon. Indien nodig, kan je deze vraag zo vroeg mogelijk stellen aan de persoon die je werk controleert in de onderneming.
Als je je factuur naar het verkeerde departement, de verkeerde persoon of naar een onbekende plek stuurt, loop je het risico dat er gedurende lange tijd niets mee gebeurt! Daarbij komt het niet erg professioneel over.
Kortom, informeer je op voorhand naar wie je je facturen moet sturen bij je klant en vraag om zijn e-mail.
Je facturen niet op de cloud bewaren
Beeld je in dat je computer crasht en je je facturen, die je zorgvuldig gedurende zeven jaar moet bewaren, van vandaag op morgen kwijt bent.
Een horrorscenario, nietwaar?
Gelukkig ligt de oplossing binnen één klik. Google Drive, Dropbox, Accountable: allemaal middelen om je facturen ad vitam aeternam te organiseren en te bewaren, met andere woorden: in de cloud.
Gebruik ze en bewaar je facturen op een veilige plek!
Je factuur te snel opstellen
Verstuur je je facturen zonder ze na te lezen? Niet doen! Je laat misschien grammaticafouten, een rekenfout of een slordige opmaak, met ongepaste spaties en een chaotisch lettertype, staan.
Zo geef je een slordige en niet zo ernstige indruk van jezelf. Is dit echt de beste manier om je klant vertrouwen te geven in je werk?
Dat valt te betwijfelen…
Maak er een gewoonte van om steeds hetzelfde model te gebruiken voor je factuur, waarin bepaalde gegevens (die van jou, in ieder geval) al staan ingevuld. Herlees je factuur. Dat komt je facturen, en de relatie met je klant, ten goede!
Vergeten aandacht te trekken op je merk
Je klant gaat ongetwijfeld je factuur lezen, herlezen en bewaren. Dat kan niet worden gezegd van alle reclamefolders!
Maak hier gebruik van en laat hem kennismaken met je merk: voeg je logo toe, kies een specifiek model en kleur en hou je hier vervolgens aan. Zo bewaart je klant een mentaal beeld van je onderneming.
Kortom, maak gebruik van je factuur en blijf je diensten aanbieden via je factuur. In 2019 kan je geen slordig factuur meer versturen met alle modellen in Excel of Word die er bestaan!
Binnen Accountable geven we je de mogelijkheid een logo toe te voegen en de facturen die je via de app opstelt, te personaliseren. Zin om eens te proberen? Ga naar de App Store.
Ken je nog andere valstrikken die je moet vermijden bij het opstellen van een factuur? Laat het ons weten en stuur een mailtje naar support@accountable.eu
Wil jij er zeker van zijn dat je foutloze facturen opstelt? Probeer dan onze gratis online factuurtool en stel razendsnel en gemakkelijk juridisch correcte facturen op.
