Het begin van een nieuwe maand nadert, de huur en allerlei andere facturen komen er weer aan, maar je grootste klant weigert te betalen omwille van een meningsverschil. Ook al heb je alles gedaan zoals gevraagd, je bevindt je in een benarde situatie. Had je maar je eigen algemene voorwaarden opgesteld. Dan stond je nu in stevige schoenen als freelancer. Maar hoe moet je eigenlijk algemene voorwaarden opstellen? Dat kom je zo meteen te weten.
Ben je als zelfstandige verplicht om algemene voorwaarden op te stellen?
Als zelfstandige of freelancer in België ben je niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar we bevelen het wel aan. Goed opgestelde algemene voorwaarden hebben namelijk meerdere voordelen:
📚 Duidelijkheid en zekerheid: Algemene voorwaarden scheppen duidelijkheid over de rechten en plichten van jezelf als verkoper en die van je klant. Ze vormen een juridische basis voor wat er van beide partijen verwacht wordt.
🛡️ Bescherming: Goed opgestelde algemene voorwaarden kunnen je beschermen tegen onredelijke claims en je aansprakelijkheid beperken.
⏳ Efficiëntie: Een standaard document met algemene voorwaarden zorgt ervoor dat je niet voor elke opdracht of klant afzonderlijke afspraken hoeft te maken. Zo bespaar je tijd en behandel je alle klanten op een gelijke manier.
💼 Professionaliteit: Duidelijke algemene voorwaarden geven je een professionele uitstraling. Dat kan het imago van je eenmanszaak alleen maar ten goede komen.
Welke regels moeten algemene voorwaarden volgen?
Natuurlijk mag je niet zomaar alles schrijven in je algemene voorwaarden. Je moet er namelijk voor zorgen dat de klant niet benadeeld kan worden. Dat doe je onder andere dankzij tijdige en duidelijke communicatie. We vatten de voornaamste regels samen in onderstaand lijstje.
📄 Beschikbaarheid: Je klant moet je algemene voorwaarden daadwerkelijk kunnen raadplegen; een verwijzing naar je website volstaat meestal niet. Je moet je voorwaarden dus expliciet delen of overhandigen. Als ze op de achterkant van een document staan, vermeld dit dan aan de voorkant.
🕵️ Leesbaarheid: Je algemene voorwaarden moeten makkelijk leesbaar zijn. Kies dus niet voor een onduidelijk lettertype, kleine letters, of kleuren met een slecht contrast.
🗣️ Verstaanbaarheid: Je algemene voorwaarden moeten in heldere, eenvoudige taal geschreven zijn. Vermijd het gebruik van technische termen, afkortingen of talen die je klanten niet begrijpen.
✅ Aanvaarding: Je klant moet de algemene voorwaarden accepteren. Dit kan via een clausule waarin staat dat de ontvanger kennis heeft genomen van en akkoord gaat met de voorwaarden. Nog beter is om de voorwaarden te laten ondertekenen.
⚖️ Evenwicht: Zorg voor een eerlijke balans tussen de rechten en verplichtingen van jezelf en die van je klant. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar het zorgt ook voor betere zakelijke relaties.
Als je algemene voorwaarden niet aan deze regels voldoen, kunnen een of meerdere clausules nietig verklaard worden. Over clausules gesproken…
Wat vermeld je best in je algemene voorwaarden?
Uiteraard is er geen perfect model dat past voor iedereen. Elke freelancer of zelfstandige zal andere algemene voorwaarden hebben op basis van het type werk en de verwachtingen. In de onderstaande lijst krijg je een overzicht van vaak voorkomende clausules; perfect als basis om je eigen algemene voorwaarden op te stellen.
- Toepassingsgebied: Specificeer op welke partijen en projecten of goederen de algemene voorwaarden van toepassing zijn.
- Eenzijdige wijziging: Geef jezelf de mogelijkheid om de voorwaarden eenzijdig en op elk gewenst moment te wijzigen. Dit kan vooral relevant zijn bij langdurige samenwerkingen.
- Uitsluiting van klantvoorwaarden: Zorg ervoor dat enkel jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Zo vermijd je conflicten door tegenstrijdige voorwaarden.
- Offertes en bestellingen: Geef details over de geldigheid van offertes en de annuleringsvoorwaarden van bestellingen.
- Prijsbepaling: Vermeld onder andere welk btw-tarief van toepassing is, welke prijszetting je hanteert en hoe extra werk buiten de offerte wordt aangerekend.
- Levering en overmacht: Beschrijf de leveringsvoorwaarden en -termijnen. Definieer wat er gebeurt in geval van overmacht, inclusief de rechten van de klant bij laattijdige levering.
- Eigendomsvoorbehoud: Bescherm jezelf als je goederen verkoopt. Deze clausule stelt dat goederen eigendom van de verkoper blijven tot alles volledig betaald is.
- Klachten en geschillen: Geef aan hoe en binnen welke termijn klachten ingediend kunnen worden. Beschrijf welke procedure de klant moet volgen.
- Opzegging en ontbinding: Bepaal onder welke omstandigheden de overeenkomst kan worden beëindigd en hoe dat verloopt.
- Betalingsmodaliteiten: Vermeld welke betaalmethodes je aanvaardt, wat de betaaltermijn is en of er voorschotten vereist zijn. Geef ook aan wat de gevolgen zijn van laattijdige betalingen.
- Verwerking van persoonsgegevens: Verduidelijk waarvoor je eventueel persoonsgegevens bijhoudt en hoe je die beschermt.
- Toepasselijk recht en bevoegde rechter: Geef aan welk recht er van toepassing is en welke rechter bevoegd is over een mogelijk conflict. Zo vermijd je dat je plots naar ver van huis moet voor een geschil.
Algemene voorwaarden voor een webshop
In het algemeen zijn de regels rond algemene voorwaarden iets strenger voor de verkoop aan particulieren (B2C) dan voor de verkoop aan andere ondernemingen (B2B). Zeker als je een webshop hebt, moet je met extra regels rekening houden, namelijk die voor verkoop op afstand.
In het kort moet je duidelijk maken dat het gaat om een online bestelling met een betaling. Daarbij moeten de prijs en kenmerken van het verkochte product altijd duidelijk zijn.
Hoe en wanneer deel je jouw algemene voorwaarden met een klant?
De klant moet altijd vóór een contractafsluiting op de hoogte worden gebracht van de algemene voorwaarden. Als je de voorwaarden enkel op je factuur vermeldt, is dat dus niet voldoende. Je moet ze eerder al aanbieden, bijvoorbeeld op je offerte of via e-mail.
Daarnaast is het belangrijk dat de klant bevestigt dat hij de voorwaarden gelezen heeft en dat hij ze aanvaardt. Dit kan expliciet door een vakje aan te kruisen op een formulier of door de algemene voorwaarden te ondertekenen. Het kan ook impliciet aanvaard worden door een project op te starten of een offerte te aanvaarden.
💡Accountable tip: In de Accountable app vind je sjablonen voor offertes en facturen waarop plaats is voorzien om je voorwaarden in te vullen. Probeer Accountable nu 14 dagen gratis.
Hoe stel je zelf algemene voorwaarden op voor je eenmanszaak?
Je eigen algemene voorwaarden opstellen is eigenlijk niet aan te raden omdat het om een juridisch document gaat. Natuurlijk heb je als eigenaar van een eenmanszaak — en al zeker als startende zelfstandige — het budget niet om uitgebreide algemene voorwaarden op te stellen.
Een alternatief is om de algemene voorwaarden zelf zo duidelijk mogelijk op te stellen en ze daarna te laten nakijken om er zeker van te zijn dat ze juridisch correct zijn.
Maar hoe stel je ze nu zelf op? Volg deze tips.
📝 Volg templates of checklists zoals deze hierboven.
🔍 Vergelijk met algemene voorwaarden van concurrenten (maar kopieer niet blindelings).
🔢 Gebruik nummers en titels per clausule om duidelijkheid en structuur te bieden.
🧑⚖️ Kies voor een toepasselijk recht en een rechter in jouw voordeel om verre verplaatsingen te vermijden.
🔧 Wees flexibel om je te kunnen aanpassen aan de wensen van je klant en veranderende marktomstandigheden.
📈 Ontwerp je algemene voorwaarden met oog op groei en expansie, zoals internationale handel of een breder aanbod.
⚖️ Zorg voor een evenwicht tussen bescherming van je bedrijf en positieve relaties met klanten.
Tot slot is het belangrijk om je algemene voorwaarden regelmatig na te lezen en aanpassingen te maken indien nodig. Vergeet niet om die aanpassingen dan ook te laten controleren door een expert.
