fbpx
nl
Nederlands
nl
Nederlands

Algemene voorwaarden opstellen: hoe doe je dat?

Lees in 3 minutes

Iedereen kent de algemene voorwaarden die vermeld staan op een factuur of offerte. Zeker als startende zelfstandige met een eenmanszaak stel je je daarbij misschien de vraag: moet ik in zo’n verkoopvoorwaarden de nodige tijd steken? Want zeg nu zelf, doen klanten echt de moeite om deze in detail te lezen? Kortom, hoe stel ik mijn algemene voorwaarden het beste op?

Ons antwoord: algemene voorwaarden opstellen loont zeker de moeite. Ze hebben immers verschillende belangrijke voordelen. In de eerste plaats sluiten algemene voorwaarden alle misverstanden uit tussen jou en de klant. Bovendien geven ze een pak duidelijke informatie over je zaak en je producten én verhogen ze de betrouwbaarheid en de professionele uitstraling van je onderneming. En niet onbelangrijk: je beschermt jezelf tegen klanten die te laat betalen. Zeker als je bij het algemene voorwaarden opstellen duidelijk de gevolgen van zo’n nalatigheid vermeldt.

Hoe je aan het opstellen van zo’n algemene voorwaarden moet beginnen? Lees vooral verder!

De ‘kleine lettertjes’ of de algemene voorwaarden

Kort even wat theorie. De verkoopvoorwaarden zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en verkoper wanneer ze een overeenkomst sluiten. Deze voorwaarden zijn specifiek op maat van jouw onderneming geschreven en vermelden de bepalingen die niet in de wetgeving zijn opgenomen. Op die manier ga je ook jezelf als verkoper beschermen. Hoe duidelijker hierover gecommuniceerd wordt, hoe beter.

Als we zeggen dat deze voorwaarden in de volksmond als ‘de kleine lettertjes’ onderaan de factuur worden bestempeld, ben je waarschijnlijk helemaal mee. Deze kleine lettertjes moet je als verkoper dus zelf opstellen. Hou het altijd duidelijk en beknopt. Zo wek je ook het juiste vertrouwen van je klanten: professioneel maar niet verdacht.

Algemene voorwaarden: niet verplicht, wel aan te raden

Weet dat je niet wettelijk verplicht bent om verkoopvoorwaarden op te nemen in je offerte of factuur. Als je beslist om geen algemene voorwaarden te gebruiken, is de normale wetgeving van toepassing op jouw overeenkomsten.

Toch raden wij je stellig aan om zelf je algemene voorwaarden te bepalen en te gebruiken. Als ze goed zijn opgesteld bieden ze je meer zekerheid bij eventuele discussies met klanten.

En wat handig meegenomen is: met Accountable voeg je automatisch je eigen algemene voorwaarden toe, bij elke factuur die je in de slimme app maakt.

Inhoud van je algemene voorwaarden

Belangrijk om goed aan te denken: als je beslist om de verkoopvoorwaarden op te stellen, zijn er enkele verplichtingen waar je moet aan voldoen om deze rechtsgeldig te maken. Let erop dat je deze bepalingen niet tegenspreekt in je voorwaarden, anders worden deze nietig verklaard!

Allereerst heb je informatieplicht. Dit wil zeggen dat je wettelijk verplicht bent om je klanten voor of tijdens het afsluiten van de verbintenis te informeren over de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op je diensten of producten:

  • Dit begint met de vermelding van je eigen gegevens: handelsnaam, adres, contactgegevens, enz.
  • Indien van toepassing kan je hier ook iets melden over de leveringsvoorwaarden: de termijn, de kosten, je actiegebied, enzovoort.
  • Daarnaast hoort ook de info rond betalingen hier thuis: wat met btw, verzendingskosten, betaalmogelijkheden, enzovoort.
  • Last but not least zijn ook de gevolgen van laattijdige betalingen door klanten zeker belangrijk om te vermelden. Hoeveel procent nalatigheidsinteresten reken je aan, met welk minimumbedrag?

Door dit alles ondertekenen gaat de klant akkoord met jouw verkoopvoorwaarden.

Het is ook wettelijk bepaald dat je algemene voorwaarden duidelijk moeten worden opgesteld. Dit impliceert dat ze leesbaar moeten zijn, elkaar onderling niet tegenspreken en ondubbelzinnig zijn. Als ze toch voor interpretatie vatbaar zijn wordt meestal de opvatting aangenomen die het meest gunstig is voor de klant.

Tot slot eist de wetgever dat de rechten en plichten evenwichtig zijn verdeeld tussen de klant en de verkoper. Dit houdt in dat je geen overdreven schadevergoedingen opneemt in je facturen om de klant te overtuigen om tijdig te betalen. Onredelijke vergoedingen kunnen ook nietig worden.

Naast deze basisinfo kun je best ook nog enkele wettelijke regels vermelden: denk maar aan andere geldende verkoopvoorwaarden naast die van de betaling en de levering. Vermeld zeker ook iets over de wettelijke garantie en eventuele afwijkingen of verlengingen die jij hier nog op voorziet. En vergeet tot slot ook niet om het nodige te vermelden over de privacy. Geef duidelijk aan welke gegevens je van je klanten verzamelt en waarvoor je deze gebruikt.   

Algemene voorwaarden opstellen: zelf doen of uitbesteden?

Het is aanlokkelijk en tijdbesparend om de verkoopvoorwaarden van een concurrent te kopiëren. Maar let hier mee op! Vaak zijn ze niet volledig op maat van jouw onderneming. En ben jij met deze algemene voorwaarden niet volledig ingedekt bij eventuele problemen.

Je algemene voorwaarden zelf opstellen is dus een beter idee. Laat deze ook zeker nalezen door een advocaat. Of besteed meteen het hele zaakje uit aan je raadsman, inclusief het schrijven. Ok, dit is een investering, maar dan wel een slimme. Eentje die je op lange termijn heel wat kosten, tijd en discussies kan uitsparen.

Je facturen maken én meteen automatisch je eigen algemene voorwaarden toevoegen? Helemaal in jouw eigen huisstijl, inclusief kleuren en logo? Met Accountable doe je dit in twee swipes. Want jij werkt al hard genoeg.

Start nu gratis met de slimme app

En wil je nog een stap verder? Schakel met Accountable Human een partner-boekhouder in. Deze bekijkt jouw opties én geeft strategisch advies, om als zelfstandige verder te groeien.

Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper
Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper

Sibylle houdt van woorden en verhalen. Voordat ze bij Accountable kwam werken, was ze een van de eerste testers van de app. Door de overtuigingskracht van de app voegde ze zich uiteindelijk bij het team. Nu zorgt ze ervoor dat zo veel mogelijk zelfstandigen dezelfde ervaring kunnen krijgen die zij had toen ze Accountable gebruikte!

Accounting team Accounting team

Ontvang onze beste advies
voor succes

In 3 e-mails





Een fout is opgetreden. Probeer het nogmaals.

Alle velden zijn verplicht.

We leggen ons toe op het respecteren van jouw privacy. De verstrekte informatie wordt gebruikt om je relevante inhoud over onze producten en diensten voor te stellen. Je kan zich te allen tijde voor deze meldingen afmelden. Voor meer informatie, verwijzen wij je naar onze privacybeleid.