fbpx
nl
Nederlands
nl
Nederlands
Download Accountable

Facturen maken: de 5 meest gestelde vragen

Lees in 4 minutes

Facturen maken: het staat ook steevast op jouw to-dolijst als zelfstandige. Maar het is tegelijk een taak die je altijd weer uitstelt. De facturatie doen is namelijk niet iets waar je nog goesting in hebt, na een lange dag werken. En misschien weet je niet eens zeker hoe alles precies in elkaar zit. Wat moet er op een factuur staan, bijvoorbeeld?

In dit artikel geven we je een antwoord op al je vragen over facturen maken. En stellen we meteen ook een goede manier voor, om deze efficiënt en wettelijk correct te versturen.

Wanneer moet je een factuur maken?

Da’s eigenlijk heel eenvoudig. Concreet moet je altijd een factuur opstellen, wanneer je een goed of dienst aan een btw-plichtige persoon verkoopt én met je zaak onder de btw-regeling valt. Is de tegenpartij niet btw-plichtig? Dan moet je toch een factuur maken wanneer je bepaalde goederen of diensten verkoopt, zoals werken in onroerende staat en leveringen uitgevoerd door productenten of groothandelaren. De volledige lijst van werken vind je op de website van de federale overheid.

Deze factuur maak én verstuur je ten laatste op de 15de dag van de maand, volgend op deze waarin de belasting opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Ook dit wordt duidelijk aangegeven door het Ministerie van Financiën.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Laat er geen twijfel over bestaan: een factuur is een juridisch document. Dat betekent dan ook dat je volgende tien zaken sowieso moet vermelden, wanneer je een factuur maakt:

  • Het volgnummer. Let er bij het facturen opstellen ook op, dat deze nummers elkaar opvolgen.
  • Jouw gegevens: de exacte naam van je onderneming en haar bedrijfsnaam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer.
  • De gegevens van je klant: de naam, het adres en het btw-nummer.
  • De datum van uitgifte van de factuur, plus de datum waarop het goed of de dienst werd geleverd.
  • Een omschrijving van het geleverde goed of de geleverde dienst.
  • De prijs per eenheid en het aantal eenheden.
  • Het totaalbedrag van de factuur, zonder btw.
  • Het geldende btw-tarief. Dit hangt af van je activiteit: 6, 12 of 21 %.
  • In geval van vrijstelling van btw vermeld je ook de wettelijke reden hiervoor, door te verwijzen naar de relevante Europese richtlijn of nationale bepaling. Kijk ook verderop in dit artikel, om meer hierover te lezen.
  • Het totaalbedrag, inclusief btw.

Een tip: denk ook aan volgende elementen, wanneer je een factuur maakt. Het is niet verplicht, maar eens zo gemakkelijk voor je klant:

  • De vervaldatum van je factuur.
  • De gegevens van je zakelijke bankrekening (zowel het IBAN-nummer als de BIC-code).
  • Jouw e-mailadres.

Hoe onderhoud je dankzij een factuur de commerciële relatie met je klant?

Een factuur is een wettelijk document. Maar het is tegelijk ook een boodschap naar je klant toe. Je geeft namelijk een beeld van wie jij bent als onderneming. Met een factuur die overeenkomt met jouw huisstijl en andere documenten, ga je op die manier voor een duidelijke en professionele relatie. Enkele belangrijke zaken om daarbij op te letten:

  • De algemene voorwaarden, zoals je ze op voorhand met je klant bent overeengekomen. Denk maar aan de boetes bij het te laat betalen van de factuur of de bevoegde rechtbank bij een geschil. Op deze manier sluit je verdere discussies uit.
  • Je logo. De klant weet hiermee in een oogwenk wie je bent.
  • De kleur. Op deze manier val je op tussen de andere rekeningen die bij het bedrijf binnenkomen. En vermijd je het probleem dat klanten te laat betalen.
  • De opmaak. Het is daarbij vooral ook de kunst om een factuur te maken en te personaliseren, zonder de wettelijke verplichtingen uit het oog te verliezen. In onze slimme app vind je perfect deze balans.

Net omdat ook deze vier zaken zo belangrijk zijn én vaak onderschat worden, kan je ze in Accountable perfect personaliseren. Ga voor facturen maken naar jouw evenbeeld en in je eigen look and feel.

Wat met facturen maken, als je niet btw-plichtig bent?

In bepaalde situaties is er een duidelijke wettelijke reden, waarom jij op je factuur geen btw-bedrag vermeldt. Dat kan het geval zijn wanneer je altijd vrijgesteld bent van btw, maar ook specifiek wanneer je je product of dienst verkoopt aan een specifieke klant in het buitenland. Belangrijk is wel dat je bij het facturen maken de afwezigheid ervan rechtvaardigt. Dit doe je door een welbepaalde wettelijke vermelding. Alleen zo krijg je recht op een btw-percentage van 0% of een btw-vrijstelling:

  • Als je jaarlijkse omzetcijfer onder de 25.000 euro ligt: “Bijzondere btw-regeling voor kleine ondernemingen – btw niet toegepast.”.
  • Als je een werk in onroerende staat uitvoert voor een Belgische klant: “Btw verlegd – KB nr. 1, art. 20”.
  • Als je een dienst tussen bedrijven (B2B) aan een klant in de EU levert: “Btw verlegd – artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.
  • Als je een intracommunautair goed aan een klant in de EU levert: “Btw verlegd – artikel 138, lid 1, van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.
  • Als je exporteert naar een klant buiten de EU: “Vrijstelling – art. 146 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.

Goed om weten: bij Accountable moet je deze zinnen niet zelf copy-pasten. Ze worden automatisch door de slimme app toegevoegd.

Wat als je geen factuur maakt? Of een onvolledig exemplaar verstuurt?

Dan zal de BTW-administratie wellicht haar tanden laten zien. Tenslotte kan de overheid de btw die wordt ontvangen en die jij aan haar moet doorstorten alleen maar opvolgen, wanneer je een correcte factuur maakt. Je loopt dan ook het risico op een boete. Die kan oplopen tot twee keer het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting. En als je bewust wilde frauderen of er schade is berokkend, zal de som nog hoger liggen én er misschien zelfs een gevangenisstraf bovenop komen.

Minstens net zo belangrijk, is dat het verkeerd facturen maken de deur openzet voor betwistingen door je klanten. Hij of zij kan ze namelijk onjuist of onvolledig noemen. Je helpt hem om tijdig de volledige som te betalen. Je geeft hem de boodschap dat je je project ernstig neemt en verder met hem zaken wil doen. Als de factuur volledig, professioneel en naar je evenbeeld is opgesteld, is de kans groot dat je klant je tijdig betaalt en een duidelijk beeld van je onderneming houdt.

Wil je je vooral focussen op je werk? En je niet onnodig veel bezighouden met facturen maken? In Accountable doe je dit in enkele tikken, van opstellen tot het per e-mail versturen. De modelfactuur voorziet daarbij automatisch alle verplichte gegevens. Je krijgt bovendien automatisch en onmiddellijk een melding, wanneer een factuur is betaald.
Start nu gratis met de slimme app
En wil je nog een stap verder gaan? Schakel met Accountable Human een partner-boekhouder in.Deze bekijkt jouw financiën elk kwartaal én geeft strategisch advies, om als zelfstandige verder te groeien.

Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper
Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper

Sibylle houdt van woorden en verhalen. Voordat ze bij Accountable kwam werken, was ze een van de eerste testers van de app. Door de overtuigingskracht van de app voegde ze zich uiteindelijk bij het team. Nu zorgt ze ervoor dat zo veel mogelijk zelfstandigen dezelfde ervaring kunnen krijgen die zij had toen ze Accountable gebruikte!

Accounting team Accounting team

Ontvang onze beste advies
voor succes

In 3 e-mails





Een fout is opgetreden. Probeer het nogmaals.

Alle velden zijn verplicht.

We leggen ons toe op het respecteren van jouw privacy. De verstrekte informatie wordt gebruikt om je relevante inhoud over onze producten en diensten voor te stellen. Je kan zich te allen tijde voor deze meldingen afmelden. Voor meer informatie, verwijzen wij je naar onze privacybeleid.