Kosten doorfactureren aan je klant? Dit zijn de btw-regels

Als je kosten maakt voor je klant, dan is het logisch dat je deze ook doorfactureert. Maar de ene kost is de andere niet, en vooral voor de btw heeft dat gevolgen. 

In deze blog lees je 3 mogelijke scenario’s.

Scenario 1: Kosten gelinkt aan de hoofdprestatie volgen het btw-tarief van de hoofdhandeling

Wanneer je kosten maakt in het kader van een specifiek klantenproject, dan factureer je deze door aan hetzelfde btw-tarief als de hoofdactiviteit. Valt die onder het 21% regime, dan factureer je door aan 21%. Is jouw activiteit vrijgesteld van btw, dan geldt dat ook voor de doorgerekende kosten. 

Het maakt hierbij trouwens niet uit of deze kosten op dezelfde factuur als de hoofdactiviteit staan, of op een afzonderlijke factuur. Zolang ze gelinkt zijn aan de hoofdactiviteit, vallen ze onder hetzelfde btw-tarief. 

Dit principe geldt voor de goederen die je aankoopt voor je klant, zoals grondstoffen of een machine, maar ook voor andere zaken, zoals vervoer of hotelkosten. 

Een concreet voorbeeld: jij verkoopt een machine, levert en installeert deze bij de klant. Op de factuur lijst je de verschillende kostenposten op: de verkochte goederen, de installatie en andere diensten, maar ook de verplaatsingskosten en eventuele verblijfkosten. Op elk onderdeel reken je hetzelfde btw-tarief. 

Wat met de btw als ik deze zelf niet recupereer? 

Als principe geldt: de btw die jij niet recupereert, komt mee bij de kosten op de factuur. 

Op restaurantkosten, bijvoorbeeld, betaal je btw. Ben je voor een specifiek klantenproject iets gaan eten en factureer je dit bedrag door? Dan zet je het bedrag, inclusief btw, als een afzonderlijke kostenpost op de factuur. 

Jouw klant betaalt hier btw bovenop een bedrag inclusief btw. Is jouw klant echter een btw-plichtig bedrijf? Dan recupereert die de btw op de totale factuur, inclusief de extra btw op de restaurantkosten. 

Wat als ik zelf ben vrijgesteld van btw, als kleine onderneming?  

Ben jij vrijgesteld van btw, dan is er van btw-recuperatie sowieso geen sprake. De btw die je niet recupereert moet mee bij de kosten op de factuur, en bij jou geldt dat dus voor alle gemaakte kosten. 

Anderzijds hoef jij zelf geen btw aan te rekenen aan jouw klant, en moet je dus ook geen 2^e keer btw aanrekenen op de gemaakte kosten. Daarom ben je voor een particulier niet persé duurder dan een btw-plichtige collega. 

Scenario 2: Voorschotten doorfactureren, kosten gemaakt in naam van jouw klant

Een webdesigner die een domeinnaam afsluit, of een garage die voor zijn klant naar de keuring gaat. Allemaal diensten ‘in naam van en voor rekening van de eindklant’. 

De eigenlijke dienst slaat dus op de eindklant. Jij faciliteert, als tussenpersoon, en moet hier zelf geen btw bovenop rekenen. Uiteraard moet de eindklant wel de (eventuele) btw op de oorspronkelijke factuur betalen. Als jij dat hebt voorgeschoten, zet je dit totale bedrag mee op je factuur, zonder er nog extra btw bovenop te rekenen. 

Scenario 3: Kosten die niet gebonden zijn aan een klantenproject volgen hun eigen btw-regime

Kosten die niet gebonden zijn aan een klantenproject reken je normaal gesproken ook niet door aan je klant. Dit soort kosten komt dus niet zo vaak voor. 

Maar het volgende scenario is dan weer wel realistisch: huur je als bedrijf een kantoorgebouw, en verhuur je hier een gedeelte van door? Dan zijn deze kosten niet te linken aan een specifiek klantenproject en volgen deze hun eigen btw-regime. Op huurgeld betaal je geen btw, dus hoef jij ook geen btw te rekenen bij het doorfactureren van je kantoor. 

Huur jij echter zelf tijdelijk een kantoor dichtbij een klant, volledig in functie van een project voor deze klant? Als je dit als een afzonderlijke kostenpost factureert, dan wordt dit een onderdeel van de hoofdactiviteit en val je wel terug op het eerste scenario. Dan moet je de huurkosten die je zelf betaalt, doorfactureren volgens het btw-regime van de hoofdhandeling. 

Zo, hiermee heb je voldoende informatie om gemaakte kosten op een correcte manier door te factureren. Volgens het eigen btw-regime, of dat van de hoofdactiviteit. In Accountable pas je de btw aan volgens het scenario, en maak je in een handomdraai duidelijke en correcte facturen. 

Benieuwd? Probeer Accountable nu 1 maand gratis.