Met deze 5 vragen zorg je direct voor een goede relatie met je boekhouder

Als startende ondernemer word je met allerlei onzekerheden geconfronteerd. Een boekhouder kan heel wat van die onzekerheden wegnemen, maar daarvoor is het wel belangrijk dat jij en je boekhouder op dezelfde lijn zitten. Daarom vroegen wij onze partnerboekhouder Kevin Verbesselt van de firma Digicount welke vragen jij als zelfstandige zeker moet stellen tijdens het eerste gesprek met je boekhouder. Zijn jarenlange ervaring in het vak leerde hem dat de volgende 5 vragen je verzekeren van een goede relatie met je boekhouder. 

Wat betaal ik voor jouw boekhouddiensten?

“Het is natuurlijk niet de makkelijkste vraag om te stellen, maar het is zeker de belangrijkste! Voordat je met een nieuwe boekhouder begint samen te werken, is het cruciaal dat beide partijen op de hoogte zijn van de prijs van zijn dienstverlening,” adviseert Kevin. Niet elke boekhouder hanteert namelijk dezelfde procedure. Globaal gezien

zijn er twee manieren waarop de betaling aan een boekhouder kan gebeuren.

De eerste manier is via een uurloon. Daarbij rekent je boekhouder je per werkuur aan. Zeker als startende ondernemer is het echter vaak moeilijk om te weten hoeveel uren een boekhouder aan jouw dossier besteedt. De kosten kunnen daarom vaak onverwachts hoog uitvallen.

De tweede manier waarop een boekhouder je kan aanrekenen, is door middel van een pakket met een vast afgesproken prijs. In dat geval spreek je van tevoren met je boekhouder af wat er allemaal zit inbegrepen in zijn pakket en hoeveel het kost. Meestal betaal je in dit geval een vaste maand- of kwartaalprijs aan je boekhouder.

Wat zit er allemaal in jouw service inbegrepen?

Als startende ondernemer is het vaak erg moeilijk om een overzicht te behouden van de verschillende diensten waarbij je bent aangesloten. Het is daarom begrijpelijk dat je niet precies weet bij welke persoon je moet aankloppen voor welke service. Zorg er daarom voor dat je tijdens het eerste gesprek met je boekhouder goed aftoetst welke zaken hij voor je regelt, maar vooral ook welke zaken niet, luidt Kevins advies. Een klassiek voorbeeld zijn sociale bijdragen: hoewel ze wel degelijk gerelateerd zijn aan je financiën, is een boekhouder hier over het algemeen niet verantwoordelijk voor.

Het is niet alleen in jouw voordeel om duidelijkheid te scheppen over de service van je boekhouder, het kan hem ook veel onnodig werk besparen. “Het is mij al eens voorgevallen dat klanten met ingewikkelde verzekeringsvragen bij mij aankloppen, daar weet ik dan natuurlijk helaas geen antwoord op te geven”, aldus Kevin. Zorg dus dat je van het begin af aan goed op de hoogte bent van de service die je boekhouder levert.

Wat is je werkwijze? En wat zijn mijn verantwoordelijkheden?

Elke boekhouder heeft zo zijn eigen werkwijze. Een kennismakingsgesprek is hét uitgelezen moment om een duidelijk beeld te krijgen van de manier waarop jouw boekhouder tewerk gaat. Zorg er vooral voor dat jij als zelfstandige op de hoogte bent van jouw verantwoordelijkheden. Welke documenten moet je zeker bijhouden? Op welke momenten in het jaar moet je die aanleveren? En op welke manier?

“Het belangrijkste is dat jij en je boekhouder naar een vaste structuur toewerken,” adviseert Kevin “op die manier zorg je ervoor dat er zo min mogelijk waardevolle tijd wordt verspild”. Zorg dus dat je na afloop van jullie afspraak een duidelijk beeld hebt van jouw verantwoordelijkheden ten opzichte van je boekhouder. Zo zorg je voor een harmonieus mogelijke samenwerking.

Wanneer en hoe moet ik je contacteren?

Hoewel het natuurlijk niet de bedoeling is dat je je boekhouder om de haverklap belt om vragen te stellen, zijn er gevallen waarin je je boekhouder best zo snel mogelijk contacteert. Zorg er daarom voor dat je van tevoren met je boekhouder afspreekt in welke gevallen je zijn hulp moet inschakelen en misschien nog belangrijker: hoe je dat het beste doet.

Misschien heeft je boekhouder het liefste dat je hem per e-mail contacteert, misschien verkiest hij Whatsapp. Wat zijn voorkeur ook is, de enige manier waarop je erachter komt, is door het hem te vragen.

“Wees daarnaast ook zeker niet bang om je boekhouder te contacteren,” zegt Kevin “een gewaarschuwd mens, telt voor twee.” Vrees je bijvoorbeeld dat je btw-statuut gaat veranderen omdat je over het maximum van €25.000 omzet gaat? Contacteer je boekhouder liever te vroeg dan te laat, zo voorkom je boetes of extra papierwerk.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat jij je tijd zo nuttig mogelijk besteedt?

Een boekhouder kan een flinke kost zijn, zeker voor een kleine onderneming. Daarom wil je natuurlijk verzekeren dat je waar voor je geld krijgt. Vraag daarom simpelweg aan je boekhouder wat jij voor hem kunt doen, zodat hij zo veel mogelijk tijd kan besteden aan het geven van advies. Jouw boekhouder wil namelijk evenmin zijn tijd verspillen aan het decoderen van je documenten.

Heb je het gevoel dat je boekhouder wel wat optimalisatie zou kunnen gebruiken? Misschien kun je hem onze interface voor boekhouders tonen. Daarop kan jouw boekhouder heel gemakkelijk zien welke documenten jij in de app hebt ingevoerd én ze met één klik op de knop verifiëren. De interface is volledig gratis te gebruiken en zeer intuïtief in gebruik.