Een offerte opstellen: wettelijke verplichtingen en een aantal nuttige tips

Een duidelijke offerte is voor zelfstandigen een belangrijk verkoopinstrument, en kan potentiële klanten overtuigen om met jou zaken te doen. Hoe druk je agenda ook is, trek de nodige tijd uit voor een aantrekkelijke offerte op maat van jouw toekomstige klant.

Welke wettelijke gegevens komen op mijn offerte? 

Op een offerte horen een aantal verplichte elementen: 

👉 Je bedrijfsgegevens

👉 De gegevens van je klant

👉 Een offertenummer of andere unieke referentie.
Haal je het project binnen, dan vermeld je deze referentie in de verdere communicatie en later ook op de factuur. Zo ben je zeker dat je over het juiste project praat, en je versterkt je professionele uitstraling.

👉 De prijs
Voor een btw-plichtig bedrijf vermeld je de kostprijs exclusief btw. Voor een particulier kies je beter de prijs inclusief btw. 

👉 De producten en diensten

👉 De geldigheidsdatum: een offerte is een bindend document, je wil de geldigheid van je prijzen dus beperken in de tijd. 

👉 De Algemene Voorwaarden

👉 Je handtekening

Jouw offerte is een belangrijk visitekaartje voor je bedrijf. Maak de offerte visueel aantrekkelijk, met je logo, slagzin en bedrijfsnaam, helemaal volgens jouw look & feel. Zo herkent de klant onmiddellijk dat de offerte van jou komt, en versterk je je merkidentiteit.

💡 Accountable tip: ben je op zoek naar een manier om je offertes op te stellen? Met Accountable creëer je gemakkelijk en gratis gepersonaliseerde facturen!

Stel vragen voor een offerte op maat

Eerst moet je natuurlijk weten wat deze prospect nodig heeft. Geen betere vrijgeleide om langs te gaan, uitleg te geven en vragen te stellen. Allemaal kansen om te laten zien dat jij de juiste kennis en ervaring hebt, dat jij de juiste partner bent. 

Wil de klant hier niet op ingaan? Vraagt hij om gewoon iets op papier te zetten, zonder verder tijd voor je vrij te maken? Dan is het project nog niet concreet, of wil hij jouw offerte vooral om te vergelijken. Probeer hem verder te helpen via andere nuttige informatie, op je website of in een folder, zodat hij ook aan je denkt wanneer het project wel concreet wordt.

Overtuig klanten met een overtuigende offerte

Een goede offerte is duidelijk en gestructureerd, en maakt het je klant zo eenvoudig mogelijk om voor jou te kiezen. Omschrijf de producten en diensten, het bijhorend budget, maar ook de specifieke voorwaarden: 

• Wat is wel en niet inbegrepen? 
• Wat wordt ‘in regie’ gefactureerd en tegen welk tarief ? 
• Wat zijn de levertermijnen voor het materiaal? 
• Hoeveel tijd heb je nodig?   
• Wat moet de klant zelf voorzien? 

Geef deze project-specifieke informatie een prominente plaats, in de inleiding of begeleidende tekst, zodat ze zeker gelezen wordt. Moet de klant bijvoorbeeld zelf stopcontacten plaatsen, maar verwacht die dat jij dit doet, of dit coördineert met andere partijen? 

Klaar dit uit tijdens de offertefase. Zo vermijd je vertraging en onaangename verrassingen, en kan je eventuele meerkosten nog toevoegen in de finale offerte. Door open en transparant te communiceren zal de klant een correcte prijs gemakkelijker aanvaarden.

Een wettelijke en aantrekkelijke offerte met de offertetemplate van Accountable

Accountable biedt je een offertetemplate waarin alle wettelijke elementen zijn opgenomen. Deze pas je aan volgens je merkidentiteit en met je eigen algemene voorwaarden. Eens deze op punt staat, kan jij je volledig concentreren op de inhoud. 

Zo maak je in een hand handomdraai een aantrekkelijke offerte op maat, en ontvang je een veilige pdf om naar de klant te sturen. 

Heb je het project verkocht? Dan converteert Accountable jouw offerte heel eenvoudig naar een wettelijke factuur. Geen betere motivatie dan dit om een duidelijke offerte op te stellen, toch? 

Zo maakt Accountable jou het leven makkelijk.