fbpx
nl
English Français Nederlands
nl
English Français Nederlands
Download Accountable

Onbetaalde facturen? Dit is wat je ermee moet doen!

Lees in 6 minutes

Je hebt gewerkt, een dienst geleverd of iets verkocht. Vervolgens heb je natuurlijk je factuur opgestuurd volgens de regels van het spel.

Is hiermee dan alles beëindigd?

Nee, jouw klant moet je nu ook nog betalen.

Tijdens je carrière als zelfstandige zal je waarschijnlijk enkele onwillige klanten tegenkomen.

Dit is echter geen reden om de handdoek in de ring te gooien: jouw werk, zoals eender ander werk, is het waard om betaald te worden.

Het gaat hier ook over het overleven van jouw zelfstandige activiteit: volgens de werkgeversorganisatie UCM gaat één zelfstandige op vier failliet omwille van onbetaalde facturen! Het blijkt niet gemakkelijk te zijn om je geld te vorderen.

Hieronder vind je een mini-gids waarmee je goed voorbereid dit avontuur aangaat!

Wanneer moet je reageren?

Zo snel mogelijk: Accountable heeft je geïnformeerd dat de vervaldatum van een factuur is verstreken. Je hebt de betaling niet op je professionele rekening ontvangen; je hebt tien dagen, maximaal twee weken laten verstrijken sinds de vervaldatum van de factuur en er is nog steeds niets gebeurd. Dan is het hoog tijd dat je opnieuw contact opneemt met je klant.

Hoe?

De continuïteit van je activiteit als zelfstandige hangt af van je capaciteit om op tijd betaald te worden. De manier waarop je je facturen en hun betaling beheert, bepaalt je reputatie op de markt.

Voordat je een terugvorderingsproces instelt, stel je je best enkele vragen: wat is je relatie met de klant die je (nog) niet betaald heeft? Is hij tevreden van je werk? Hoe belangrijk is hij voor jou in tegenstelling tot andere klanten? Wil je een langdurige relatie met hem opbouwen?

Baseer je terugvorderingsproces op de antwoorden op deze vragen.

Stuur een eerste herinnering

je belt je klant op om deze situatie, die misschien enkel een misverstand is, op te klaren. Je kan er ook voor kiezen een e-mail te sturen om een schriftelijk bewijs te hebben. Maak het hem gemakkelijk: zeg in je kennisgeving duidelijk wie je bent en naar welke factuur je verwijst.

Op dit ogenblik is het nog wat vroeg om streng te zijn: het gaat misschien slechts om een “verstrooidheid” van je klant. Misschien heeft hij ondertussen je goederen ontvangen en is hij op een probleem gestuit. Misschien was je factuur onvolledig. Moedig je klant aan om, in geval van opmerkingen, contact met je op te nemen.

Dankzij deze eerste herinnering kan je aan je klant tonen dat je je dossiers opvolgt en je graag een langdurige relatie met hem wil opbouwen. Grijp deze kans!

TIP: geef vooral niet aan dat dit om een eerste herinnering gaat. Zo geef je de indruk dat je er akkoord mee gaat om nog andere herinneringen te sturen!

Krijg je geen reactie? Stuur een tweede herinnering

Heb je geen reactie gekregen van je klant? Dan stuur je een tweede schriftelijke herinnering – per brief of e-mail.

Deze keer kan je iets strenger zijn en hem doen herinneren aan de algemene voorwaarden die je op je factuur hebt vermeld of, beter nog, die hij op voorhand heeft getekend. Je kan je klant er eventueel op wijzen dat hij het risico loopt op een achterstandsrente.

Driemaal is scheepsrecht, stuur een aangetekend schrijven

Driemaal is scheepsrecht: je derde herinnering stuur je per aangetekend schrijven. Vanaf deze ingebrekestelling kan je de boete vragen die je in je algemene voorwaarden voorziet in geval van achterstand.

Neem professionele hulp

Komt er nog steeds geen reactie? Laat je dan onverwijld helpen. Met een professional in het spel is er veel kans dat je schuldenaar snel van idee verandert…

  • Neem contact op met een incassobureau: deze commerciële bedrijven zijn gespecialiseerd in het innen van schulden bij bedrijven of particulieren. Ze gaan de dialoog met je schuldenaar aan zonder de rechtbank erbij te halen, waardoor je een commerciële relatie met je klant kan behouden.Hun bedrijfsmodel is vaak gebaseerd op het beginsel van “no cure, no pay”. Deze agentschappen laten zich betalen via een percentage op het geïnde bedrag dat op voorhand werd afgesproken. Indien ze niets innen, kost het je dan ook niets. Het risico van deze aanpak? Je klant weet waarschijnlijk dat deze incassobedrijven hen niet voor de rechter gaan dagen, waardoor hij hun dagvaardingen mogelijk niet ernstig zal nemen.

TIP: indien je schuldenaar het factuur betwist, doe dan geen beroep op een incassobureau. In dit geval is het de rechtbank die het geschil tussen jullie moet beslechten.

  • Je kan ook de hulp inroepen van een deurwaarder in het kader van een procedure voor een minnelijke invordering of een gerechtelijke procedure voor de rechtbank. In het geval van een minnelijke invordering stuurt de deurwaarder eerst een schriftelijke aanmaning naar de schuldenaar. Hij stelt zich op als bemiddelaar om je te helpen de schuldvordering te innen zonder naar de rechtbank te gaan. Elke deurwaarder kan zijn prijs vrij vaststellen voor een minnelijke invordering.In het geval van een gerechtelijk procedure, komt de deurwaarder opnieuw in het spel: hij is de persoon die de dagvaarding aan de schuldenaar overhandigt. Dit vooruitzicht is soms voldoende om een slechte betaler angst aan te jagen waardoor hij op dat ogenblik zijn schuld betaalt. Indien er een vonnis wordt uitgesproken, kan de deurwaarder het verschuldigde bedrag bij de schuldenaar thuis komen opeisen en, indien nodig, overgaan tot beslaglegging. Bij een gerechtelijke procedure wordt de gerechtsdeurwaarder vergoed met een wettelijk vastgestelde vergoeding, die je kan vinden via deze link.

 

  •  Neem een advocaat onder de arm: hij voert eerst voor jou een ingebrekestelling uit of stelt een betalingsbevelprocedure in. De vergoedingen voor deze diensten kunnen tot 250 euro oplopen, afhankelijk van de tarieven die de kabinetten vaststellen. Indien je klant niet reageert op een brief met een hoofding van een advocatenkabinet, kan de advocaat een gerechtelijke procedure instellen. Met andere woorden, hij gaat je schuldenaar in rechte aanspreken. Vanaf het ogenblik dat je iemand voor de rechter daagt, moet je nieuwe kosten voorzien: registratiekosten per akte, kosten van dagvaarding, rolrechten, pleidooikosten, rechtsplegingsvergoeding.Het is de advocaat die jouw belangen voor de rechter verdedigt. Indien de uitspraak in jouw voordeel is, kan je je schuldvordering, je strafbeding, je achterstandsrente en gerechtskosten, die je eerst zelf hebt moeten betalen, terugbetaald krijgen. De schuldenaar, als hij veroordeeld wordt, moet daarbij de gerechtskosten betalen. De eventuele kosten ter tenuitvoerlegging van de beslissing (bv. inbeslagneming) en 700 euro bij de rechtbank van koophandel (artikel alleen beschikbaar in het Frans) zijn ook ten laste van de schuldenaar… tenzij je je schuldvordering niet terugkrijgt omdat je schuldenaar insolvent of failliet is. Kortom, deze procedure is de moeite waard als je factuur minstens 1000 euro is, je goed je voorwaarden op voorhand hebt aangegeven en… je schuldenaar kredietwaardig is!

 

Je wil graag rechtszekerheid zonder een zware omweg langs de rechtbank? Denk dan aan de buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure! De wetgever heeft in juli 2016 deze procedure ingevoerd, aangezien hij er goed van bewust was dat één derde van alle facturen tussen bedrijven te laat werd betaald, wat soms ernstige liquiditeitsproblemen met zich meebracht.

Je kan je hierop beroepen indien:

  • de schuldenaar een onderneming is, want deze procedure kan enkel worden toegepast op schuldvorderingen b2b.
  • het om een Belgische onderneming gaat of de onderneming ingeschreven is in de ondernemingsdatabank van andere Europese lidstaten.
  • de klant de factuur niet betwist.

Als je aan deze drie voorwaarden voldoet, kan je een buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure starten. Je maakt je dan op voor het volgende proces:

  • De advocaat onderzoekt of de schuldvordering in aanmerking komt voor deze procedure.

Indien dit het geval is, ga je over naar stap 2. .

  • De gerechtsdeurwaarder stuurt een aanmaning tot betaling, met de nodige bewijsstukken en het reactieformulier, op naar de schuldenaar. Op dit ogenblik kan de gerechtsdeurwaarder ook de solvabiliteit van de schuldenaar nagaan.
  • Nu is het aan de schuldenaar: hij heeft uiterlijk één maand om te betalen of betalingsfaciliteiten aan te vragen of om de schuld te betwisten.

=> Indien de schuldenaar betaalt, betekent dit het einde van de procedure.

=> Indien de schuldenaar de schuld betwist, kan je overstappen naar een gerechtelijke procedure met een sterk dossier.

=> Indien de schuldenaar niet reageert, ga je over naar stap 4.

  • Indien de schuldenaar niet reageert of de betalingsfaciliteiten niet nakomt, maakt de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op. Dit gebeurt acht dagen na het einde van de maand die de schuldenaar werd toegekend om te reageren.
  • De pv wordt uitvoerbaar verklaard door een magistraat. Concreet betekent dit dat de gerechtsdeurwaarder de pv kan uitvoeren. Het hele proces verloopt elektronisch.

Deze nieuwe procedure is een pak minder duur: de VBO vergelijkt hier de prijzen van een gerechtelijke en buitengerechtelijke procedure op basis van de verschillende factuurbedragen. Hij is snel en doeltreffend. Een ander voordeel is dat je niet naar het gerecht moet gaan en dus je commerciële relatie minder op het spel zet.

Incassobureau? Deurwaarder? Advocaat? Gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure? Aan jou om te bepalen hoeveel tijd en geld de terugvordering van je factuur waard is. Aan jou ook om te kiezen of je je klant voor de rechter wil slepen en jullie commerciële relatie op het spel wil zetten. Zorg dat je een goede dosis geduld hebt als je deze procedure instelt: een schuldvordering innen kan, grofweg, tot zes maanden duren. Een gouden regel: wacht er niet mee om dit dossier op te lossen. Hoe langer je wacht, hoe minder je je eraan wil zetten en… hoe minder kans je hebt om je geld te zien.

Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper
Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper

Sibylle houdt van woorden en verhalen. Voordat ze bij Accountable kwam werken, was ze een van de eerste testers van de app. Door de overtuigingskracht van de app voegde ze zich uiteindelijk bij het team. Nu zorgt ze ervoor dat zo veel mogelijk zelfstandigen dezelfde ervaring kunnen krijgen die zij had toen ze Accountable gebruikte!

Accounting team Accounting team

Ontvang onze beste advies
voor succes

In 3 e-mails





Een fout is opgetreden. Probeer het nogmaals.

Alle velden zijn verplicht.

We leggen ons toe op het respecteren van jouw privacy. De verstrekte informatie wordt gebruikt om je relevante inhoud over onze producten en diensten voor te stellen. Je kan zich te allen tijde voor deze meldingen afmelden. Voor meer informatie, verwijzen wij je naar onze privacybeleid.