Onbetaalde facturen innen: wat als je facturen onbetaald blijven?

Onbetaalde facturen zijn voor zelfstandigen een grote frustratie. Eerst lever je diensten, pas daarna volgt de factuur, en nog later de betaling. Vaak sta je als kleine speler tegenover een groter bedrijf. Duidelijke afspraken en een korte opvolging zijn dan ook een belangrijk uitgangspunt. 

Waarom is de factuur nog niet betaald? 

Is je factuur op de vervaldag nog niet betaald? Dan wil je in eerste instantie weten wat de reden is. 

Misschien komt de betalingstermijn op jouw factuur niet overeen met het betalingsbeleid van jouw klant. Grotere bedrijven houden weinig rekening met jouw betalingstermijn, en volgen vooral hun eigen processen. 

Als er geen opmerkingen zijn over de factuur zelf, zal deze uiteindelijk wel betaald worden. Leidt dit tot financiële problemen? Informeer dan bij je directe contactpersonen of je facturen eventueel sneller betaald kunnen worden.

Een ander verhaal is het wanneer er discussie is over de inhoud van de factuur. Zijn ze niet akkoord met het bedrag? Met het aantal gepresteerde dagen of uren? Vinden ze dat het project nog niet is afgewerkt, of lastiger nog, zijn ze niet enthousiast over het resultaat? Ga dan het gesprek aan en probeer samen tot een oplossing te komen. 

Tussentijdse facturen en voorschotfacturen

Heb je zonet een langdurige opdracht aangenomen? Dan wil je niet wachten op je geld tot het project is afgelopen, maar gewoon maandelijks je factuur sturen, inclusief vervoer of andere kosten. 

Moet je specifiek voor een project materiaal of grondstoffen aankopen?  Stuur dan vooraf een voorschotfactuur. Zo heb je deze kosten al gerecupereerd en leer je de betalingsgewoonten van je klant kennen. 

Communiceer dit wel op voorhand. Zo vermijd je onaangename verrassingen en lange wachttijden. Dit komt het professionele karakter van de samenwerking alleen maar ten goede. 

Verstuur bij onbetaalde facturen tijdig een herinnering

Blijft je factuur toch onbetaald, zonder geldige reden? Dan is het tijd om een betalingsherinnering te sturen. Eerst een vriendelijke herinnering, maar bij een tweede herinnering mag je al iets strenger zijn.

Sommige facturatieprogramma’s volgen de betaling van je facturen mee op, dit neemt al een deel van het werk uit jouw handen. Vanuit het platform stuur je snel en gemakkelijk een vriendelijke herinnering per mail. 

💡 Wist je dat je in Accountable gemakkelijk kunt zien wanneer een factuur vervallen is? Zo kun je snel een herinnering sturen, indien je dat wilt.

Sourcing bedrijven 

Ben je aan de slag via een sourcing bedrijf of tussenpersoon? Dan nemen zij de administratie en meestal ook de betaling op zich. Informeer hoe en wanneer zij betalen, en hoe zij jouw belangen behartigen. Sommigen betalen jouw factuur nog voor ze zelf het geld hebben ontvangen. 

Diversifieer je klanten

Leg niet al je eieren in één mand, diversifieer waar mogelijk je klantenportefeuille. Hiermee verklein je de impact van een wanbetaler. 

Heb je toch een moeilijke betaler, evalueer dan voor jezelf wat het beste is. Wordt jouw factuur systematisch laat betaald, maar hebben jullie verder een prima samenwerking, of is de relatie ook op andere vlakken moeilijk? 

Probeer jezelf in een positie te brengen waar je eventueel een samenwerking kan stopzetten. Want was je niet net zelfstandig geworden om te doen wat je graag doet? En klanten die jouw werk waarderen, horen daar ook bij. 

Start je net als zelfstandige? Dan bezorgen de wilde verhalen over late en onbetaalde facturen je waarschijnlijk de nodige stress. Accountable maakt het jou niet alleen gemakkelijk je facturen op te stellen, maar ook om deze op te volgen. Want kort op de bal spelen is cruciaal bij onbetaalde facturen. Hoe sneller jij het gesprek aangaat, hoe sneller jullie samen tot een oplossing komen. 

Klik hier om meer te leren over hoe Accountable jouw leven als zelfstandige gemakkelijk maakt.