Start je met je eigen zaak, dan hoor je her en der dat je bewijsjes van je kosten moet bijhouden omdat ze aftrekbaar zijn. Hoe ga je daarvoor te werk en waar moet je op letten? En wat betekent het eigenlijk als kosten aftrekbaar zijn? Een antwoord op je vragen.
Meer kosten = minder belastingen
Gedurende het jaar verdien je als het goed is aardig wat geld met de diensten of de producten die je verkoopt. De som van al die inkomsten is je omzet. Trek je daar alle kosten van af die je maakte om je zaak te doen draaien, dan kom je uit op je belastbare winst. De fiscus baseert zich op dat bedrag om te bepalen hoeveel belastingen je moet betalen.
Hoe kleiner je winst, des te minder belastingen je betaalt. Kort door de bocht kun je dus stellen: hoe meer kosten je maakt, des te minder belastingen je betaalt.
Volop kosten maken dan maar?
Je hoeft nu niet al je geld door deuren en ramen naar buiten te smijten. Want je mag niet elke uitgave voor 100 procent van je omzet aftrekken (dat is die zogenoemde fiscale aftrekbaarheid of inbrengbaarheid). Geef je 500 euro uit, dan mag je dat bedrag doorgaans niet volledig van je omzet aftrekken. Je werkelijke belastingvoordeel is bovendien maximaal 50 procent. Zelfs als je 500 euro volledig aftrekbaar is, dan nog bespaar je maar 250 euro op je belastingen. Een (groot) deel van die 500 euro zie je dus nooit meer terug: je doet dus beter geen zinloze uitgaven.
Daarnaast zijn er regels waar je je aan moet houden als je je kosten wilt inbrengen als zelfstandige. De belangrijkste? Je moet kunnen bewijzen dat je uitgave met je onderneming te maken heeft.
Deze kosten mag je niet aftrekken
Niet al je bedrijfsuitgaven mag je voor de volle 100% aftrekken, en sommige kosten zijn nooit inbrengbaar, zelfs al hebben ze je met je zaak te maken. Een paar voorbeelden:
- Foutgeparkeerd tijdens je bezoekje aan een klant? Jammer maar helaas: boetes vallen in de categorie ‘niet-aftrekbare kosten’.
- Een regenjas nodig voor de hondenwandelingen die je als dierenoppasser doet? Spijtig, ook kledij is niet fiscaal aftrekbaar.
Een uitzondering daarop is beroepskledij: veiligheidsschoenen die je nodig hebt voor je werk, of een jas waar je je logo op laat zetten, zijn wel aftrekbaar. - Een hospitalisatieverzekering afgesloten? Ook die wordt gezien als een uitgave met privékarakter en valt niet in de categorie ‘beroepskosten’.
Welke kosten zijn wel aftrekbaar?
Er zijn genoeg uitgaven die je wel kunt inbrengen als kosten voor je zaak:
- In onze onkostenzoekmachine vind je snel welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn, én voor hoeveel procent je ze doorgaans kunt inbrengen.
- Hier vind je lijstjes van typisch aftrekbare kosten per beroepscategorie.
Vraag een factuur
Als je uitgave aan de regels voldoet, dan kun je meestal ook de btw (gedeeltelijk) aftrekken als je btw-plichtig bent. Daar heb je een btw-factuur voor nodig. Dat betekent dat je:
- bij onlinebestellingen soms een businessaccount moet aanmaken zodat je een btw-factuur kunt ontvangen
- je aan de kassa het zinnetje ‘Kan dat op factuur?’ vaker zult uitspreken dan je lief is, ook als er achter jou een lange rij klanten staat
Tip: schrijf je factuurgegevens op een briefje dat je kunt afgeven of neem een visitekaartje mee. Zodra je in het systeem staat, is het de volgende keren een fluitje van een cent om een factuur te laten maken.
Bewijsstukken verzamelen
Beroepsmatige uitgaven moet je kunnen bewijzen. Dat kan met een btw-factuur, maar ook een bonnetje komt in aanmerking. Alleen zul je daar de btw niet van kunnen aftrekken.
Met Accountable scan je alle facturen en bonnetjes makkelijk in. Bovendien past de app het juiste aftrekbare kostenpercentage automatisch toe. Gemakkelijk, toch?
Probeer Accountable nu 14 dagen gratis!
FAQ: Veelgestelde vragen over aftrekbare kosten
Aftrekbare kosten of beroepskosten zijn kosten die je maakt voor je onderneming. Het gaat om uitgaven die je nodig hebt om je zelfstandige activiteit uit te oefenen, zoals bijvoorbeeld de aankoop van een laptop of softwareabonnement. Deze kosten mag je dan inbrengen en zijn fiscaal aftrekbaar van je bruto-inkomen. Door kosten in te brengen, kun je de belastingimpact verlagen.
Alle kosten met een duidelijke link met je professionele activiteit zijn (deels) aftrekbaar. Denk aan: gsm, bureauaccessoires, werkmateriaal, opleidingen… De aankoop of kosten moeten een positieve impact hebben op je onderneming en noodzakelijk zijn voor je bedrijf om te kunnen draaien en groeien.
Kosten zonder duidelijke link met je professionele activiteit of kosten die voor privégebruik zijn, mag je niet inbrengen als beroepskost. Denk aan vrijetijdskledij, supermarktaankopen, je bezoek aan de kapper, je Netflix-abonnement of een ontspannende massage. In bepaalde gevallen en uitzonderlijke situaties kunnen deze kosten echter wel fiscaal aftrekbaar zijn, denk maar aan koffie voor je kantoor.
Wil je meer leren over aftrekbare kosten? Neem dan een kijkje op Beroepskosten en overzie geen enkele professionele uitgave!
