En tant qu’indépendant, vous devez régulièrement vous déplacer. Mais comment traiter ces frais dans votre comptabilité ? Il y a plusieurs types de déplacements et les règles sont différentes pour les indépendants personnes physiques (entreprises individuelles) et pour les sociétés. Avec cet article, nous mettons les choses au clair pour vous.
Différence entre l’indemnité kilométrique et les frais de déplacement
Cela peut prêter à confusion, mais l’indemnité kilométrique et les frais de déplacement, ce n’est pas la même chose.
Indemnité kilométrique
L’indemnité kilométrique est un montant forfaitaire par kilomètre que vous recevez en remboursement des frais que vous engagez pour vos déplacements professionnels avec votre voiture privée.
L’indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacements domicile-travail est de 0,15 € par kilomètre. L’indemnité kilométrique pour les autres déplacements professionnels est indexée chaque trimestre ou chaque année.
Frais de déplacement
Les frais de déplacement comprennent tous les frais réels liés à votre véhicule, comme le carburant, l’assurance, l’entretien et l’amortissement. En tant qu’indépendant, vous pouvez choisir de déclarer ces frais sur la base de l’utilisation réelle ou d’un autre forfait kilométrique.
A combien s’élève l’indemnité kilométrique en 2025 ?
Il faut distinguer les déplacements domicile-travail et les autres déplacements professionnels.
- Déplacements domicile-travail : vous pouvez déclarer 0,15 € par kilomètre parcouru avec votre voiture privée.
- Déplacements professionnels (déplacements entre deux lieux de travail) : pour ces déplacements, l’indemnité kilométrique forfaitaire qui s’applique est indexée annuellement ou trimestriellement – à vous de choisir. Voici les indemnités kilométriques forfaitaires maximales pour les déplacements professionnels.
Indexation trimestrielle :
- 0,4290 € / km du 1er janvier au 31 mars 2025
- 0,4320 € / km du 1er avril au 30 juin 2025
Indexation annuelle :
- 0,4415 € / km du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025
Indépendant personne physique
Pour les indépendants personnes physiques (entreprises individuelles), les déplacements sont divisés en trois catégories :
- Les déplacements privés : ils englobent tous les déplacements non liés à votre activité d’indépendant. Pour ces déplacements, vous ne pouvez pas déduire de frais.
- Les déplacements domicile – lieu de travail : ils ne sont pas non plus considérés comme des frais professionnels. Pour ces frais, vous ne pouvez facturer qu’une indemnité forfaitaire de 0,15 € par kilomètre.
- Les déplacements professionnels : ces déplacements sont directement liés à votre activité professionnelle, comme des visites à des clients, des déplacements pour effectuer des achats pour votre entreprise ou des livraisons à domicile, etc. Ils sont fiscalement plus intéressants, car vous pouvez déduire l’indemnité kilométrique forfaitaire liée aux déplacements professionnels, plus élevée. De plus, vous pouvez facturer les frais de déplacement aux clients. C’est un moyen simple de récupérer vos frais de déplacement sans devoir garder une trace des frais réels.
Dans ce cas de déplacements purement professionnels, vous pouvez également choisir de déduire vos frais réels (carburant, assurance, entretien, amortissement, etc.). Cela peut être beaucoup plus intéressant fiscalement, mais vous devrez conserver tous les justificatifs et tenir un registre kilométrique, afin de pouvoir démontrer la répartition entre usage privé et usage professionnel.
Si vous n’utilisez votre voiture qu’à 50 % à des fins professionnelles, seuls 50 % de vos frais seront considérés comme des frais professionnels. La déductibilité dépend donc de l’utilisation professionnelle et des émissions de CO2.
- Les voitures électriques sont déductibles à 100 % si elles sont utilisées uniquement à des fins professionnelles.
- La déductibilité des voitures à moteur thermique est calculée selon la formule suivante : 120 % – (0,5 % x coefficient x émissions de CO2). Les coefficients sont les suivants :
- Diesel : 1
- Essence/hybride : 0,95
- GNC : 0,90
💡Donc si vous achetez une voiture/camionnette ou un cyclomoteur au nom de votre entreprise dans le seul but d’effectuer des livraisons (ex. Si vous avez une friterie ou pizzeria), vous pouvez déduire l’intégralité des frais réels.
Indépendant complémentaire personne physique
Les règles applicables aux indépendants complémentaires sont en grande partie identiques à celles pour les indépendants à titre principal, mais il y a quelques différences. Par exemple, on distingue ici les déplacements effectués avec votre propre voiture et ceux effectués avec une voiture de société.
En outre, en tant qu’indépendant complémentaire, vous devez faire la distinction entre vos déplacements privés, vos déplacements domicile-travail et les déplacements pour votre activité complémentaire.
- Déplacements privés
Les frais liés aux déplacements privés avec votre propre voiture ou une voiture de société ne sont pas déductibles. Dans le cas d’une voiture de société, ils sont imposés comme un « avantage toute nature ». - Déplacements domicile-travail vers votre employeur
Vous ne recevez pas d’indemnité kilométrique pour ces déplacements, sauf si votre employeur intervient dans vos frais de déplacement. - Déplacements domicile-travail vers votre activité complémentaire
Pour ces déplacements, vous pouvez demander une indemnité kilométrique forfaitaire de 0,15 € par kilomètre. - Autres déplacements pour votre employeur
Dans ces cas, vous avez droit à une indemnité kilométrique de la part de votre employeur. Ce montant ne peut dépasser le montant forfaitaire fixé chaque année ou chaque trimestre. - Déplacements professionnels pour votre activité complémentaire
Ces déplacements professionnels sont soumis aux mêmes règles que pour les indépendants à titre principal. Vous pouvez déclarer vos frais réels, à condition de tenir compte du pourcentage lié à votre activité complémentaire.
L’indemnité forfaitaire en tant qu’indépendant en société
En tant que dirigeant d’une société, vous pouvez uniquement obtenir une indemnité kilométrique pour les déplacements effectués avec votre propre voiture. Si vous disposez d’un véhicule de société, vous ne recevrez aucune indemnité supplémentaire pour ces mêmes frais. En effet, votre société paie déjà les frais liés à la voiture de société.
Pour les déplacements avec votre propre voiture, la répartition est la même que pour les autres indépendants :
- Déplacements privés : les frais liés aux déplacements privés ne sont pas déductibles.
- Déplacements domicile-lieu de travail : pour les déplacements vers votre lieu de travail habituel, vous pouvez facturer le forfait de 0,15 € par kilomètre.
- Déplacements professionnels : pour les autres déplacements professionnels, l’indemnité kilométrique maximale s’applique sur une base annuelle ou trimestrielle. Vous pouvez également choisir de déclarer vos frais réels dans les mêmes conditions que les indépendants personnes physiques. Attention, vous devez pouvoir justifier l’indemnité kilométrique plus élevée.
Facturer l’indemnité kilométrique aux clients
En tant qu’indépendant ou dirigeant d’entreprise, vous pouvez refacturer vos frais de déplacement à vos clients. Il n’existe pas de règles spécifiques, ni d’indemnité forfaitaire ou de montant maximal. Vous êtes libre de déterminer le montant que vous facturez pour vos déplacements.
Comme pour les autres produits et services, vous devez appliquer la TVA sur les frais de déplacement que vous facturez. Ceux-ci seront considérés comme des revenus d’entreprise et donc imposables.
Traitement des indemnités kilométriques dans votre comptabilité
- Indemnité kilométrique versée par l’employeur
Si vous percevez une indemnité kilométrique en tant que salarié, celle-ci n’est pas imposable et est exonérée de cotisations sociales, à condition qu’elle ne dépasse pas les plafonds fixés. - Indemnité de déplacement domicile-lieu de travail de 0,15 €/km
Ce montant forfaitaire doit être repris dans votre comptabilité. - Indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacements professionnels
Si vous choisissez de déduire une indemnité kilométrique forfaitaire au lieu des frais réels, vous devez la traiter comme un remboursement de frais propres à l’indépendant. Ce montant n’est pas considéré comme un revenu imposable et est exonéré de cotisations sociales, pour autant qu’il reste dans les limites légales. - Frais de déplacement réels pour les déplacements professionnels
Ces frais réels pour la partie professionnelle doivent être comptabilisés sous les bons postes de frais (carburant, assurance, entretien, amortissement, etc.). - Frais de déplacement facturés
Les frais de déplacement que vous facturez à vos clients sont imposés, comme tous les autres revenus.
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