Cómo hacer una factura electrónica de forma sencilla y profesional

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Las facturas electrónicas son la mejor forma de modernizar tu contabilidad, ahorrar papel y guardarlo todo de manera segura. Además, en España, ya son obligatorias en ciertos casos, como cuando trabajas con la Administración Pública. ¿Te preguntas cómo hacer una factura electrónica? No te preocupes, en este artículo te lo explicamos paso a paso: desde los requisitos legales hasta cómo implementarlas fácilmente en tu negocio.

¿Qué es la facturación electrónica y para qué sirve?

La factura electrónica, regulada en España por la Ley 25/2013 y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), es básicamente un documento digital que sigue unas reglas específicas para que sea legal. ¿La idea? Hacer que los datos entre empresas, autónomos y Administraciones Públicas se transmitan de forma rápida, ordenada y sin usar papel.

Si trabajas con Administraciones Públicas, desde 2015 existe la obligación de usar facturas electrónicas para importes superiores a 5.000 euros (con algunas excepciones). Además, la Ley Crea y Crece ampliará esta obligación a todas las transacciones entre empresas y autónomos. Eso sí, todavía estamos esperando que se apruebe el reglamento para que esta parte entre en vigor.

¿Quién está obligado a usar factura electrónica?

En España, no todo el mundo está obligado a usar facturas electrónicas (¡todavía!), pero hay casos en los que sí es obligatorio, como por ejemplo:

1. Empresas y autónomos que trabajen con Administraciones Públicas: si tienes contratos o haces trabajos para ayuntamientos, ministerios o cualquier entidad pública, las facturas electrónicas son un “must”.
2. Empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: para las empresas grandes, la obligación llegará pronto, aunque dependerá de cuándo se apruebe el reglamento final de la Ley Crea y Crece. Así que, si estás en este grupo, lo mejor es que te vayas preparando.
3. Todas las empresas y autónomos en relaciones comerciales: sí, esto aplica para todos los demás, pero solo cuando la Ley Crea y Crece esté completamente en marcha. Todavía no hay una fecha exacta, pero cuando entre en vigor, todas las operaciones entre empresas y autónomos deberán incluir facturas electrónicas. Así que es buena idea empezar a usar herramientas para facturación electrónica.

Pasos para hacer una factura electrónica

¿No sabes por dónde empezar a la hora de hacer una factura electrónica? No te preocupes, es más fácil de lo que parece. Estos son los pasos básicos:

1. Elige un programa de facturación: un buen programa no solo genera la factura, también te ayuda a gestionar todo el proceso. Hay opciones gratuitas y de pago, dependiendo de tus necesidades. 
2. Rellena los datos obligatorios: asegúrate de incluir toda la información necesaria. Esto es clave para que tu factura sea válida y cumpla con la normativa.
3. Usa el formato adecuado: en España, el formato Facturae es el más utilizado, ya que facilita el procesamiento automático de las facturas y te asegura que sean aceptadas por las Administraciones Públicas.
4. Incluye la firma electrónica (opcional): aunque no siempre es obligatoria, es un extra que añade seguridad. 
5. Envía la factura: una vez lista, tienes varias opciones para enviarla. Puedes usar el correo electrónico, plataformas como FACe (obligatorio si trabajas con Administraciones Públicas) o redes como Peppol si trabajas con clientes internacionales.

➡️Si necesitas ayuda, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre los mejores programas de facturación electrónica

¿Qué debes incluir al hacer tu factura electrónica?

Toda factura, ya sea en papel o en formato electrónico, debe cumplir con ciertos requisitos básicos establecidos en el Reglamento de Facturación para que sea válida. Así que cuando hagas tu factura electrónica, no te olvides de incluir la siguiente información:

• Nombre o razón social y NIF: tanto del emisor (quien emite la factura) como del receptor (quien la recibe).
• Número de factura: debe ser único y seguir una secuencia correlativa que permita identificar cada factura sin confusiones.
• Fecha de emisión: el día en que se genera la factura.
• Descripción detallada: especifica los bienes o servicios que estás facturando para que el cliente lo entienda sin problemas.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y total a pagar: desglosa el importe antes de impuestos, el tipo de IVA correspondiente y el total final.
• Fecha de la operación (si es distinta a la emisión): se incluye si el servicio o producto fue entregado en una fecha distinta a la de la factura.
• Menciones fiscales especiales: incluye información adicional si la factura está exenta de impuestos o bajo un régimen fiscal específico.

En el caso de las facturas electrónicas, además de cumplir con estos requisitos, deben estar en un formato estructurado, para facilitar su gestión y almacenamiento. Así, tanto tú como tu cliente ahorraréis tiempo y evitaréis posibles errores.

Ventajas de hacer facturas electrónicas

Pasarte a la facturación electrónica tiene muchos beneficios, y aquí te resumimos los principales:

• Ahorras dinero y tiempo: menos papeleo y procesos más rápidos en la gestión administrativa.
• Mayor seguridad y transparencia: tus datos y transacciones estarán más protegidos, y todo será más claro tanto para ti como para tus clientes.
• Ayudas al medio ambiente: al reducir el uso de papel, contribuyes a un negocio más sostenible.

Conservación de facturas electrónicas

💡Consejo práctico: en España, la normativa exige que guardes las facturas electrónicas durante al menos 6 años. Sin embargo, es una buena idea conservarlas durante 10 años para cubrir requisitos adicionales, como los relacionados con el Impuesto sobre Sociedades.

Con estas recomendaciones, ya estás listo para dar el salto a la facturación electrónica. Cumple con las normativas españolas, ahorra tiempo y disfruta de sus ventajas. Si tienes dudas, no te cortes: consulta a un asesor fiscal o utiliza herramientas que te faciliten el proceso. ¡Es el momento de modernizar tu contabilidad y mirar hacia el futuro! 

➡️Si no sabes lo que es un asesor fiscal, consúltalo aquí.

FAQ sobre la facturación electrónica

1. ¿Qué es una factura electrónica?
   Es un documento digital regulado en España por la Ley 25/2013 y la Ley Crea y Crece, diseñado para transmitir datos entre empresas, autónomos y Administraciones Públicas de manera rápida y ordenada.
2. ¿Quién está obligado a usar facturas electrónicas?

Están obligados a emitir facturas electrónicas las empresas y autónomos que trabajen con Administraciones Públicas, aquellas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros (cuando se aplique el reglamento), y todos los negocios una vez que la Ley Crea y Crece esté plenamente vigente.

3. ¿Qué debe incluir una factura electrónica?

Una factura electrónica debe incluir el nombre y NIF de ambas partes, un número único de factura, la fecha de emisión y, si aplica, la fecha de la operación, además del detalle de los bienes o servicios, la base imponible, el IVA y el total.

4. ¿Qué formato debe tener una factura electrónica?
   El formato más utilizado en España es Facturae, que facilita su procesamiento automático y asegura que cumpla con la normativa.
5. ¿Es necesaria una firma electrónica en la factura?
   No es obligatoria, pero puede añadir un nivel extra de seguridad y confianza.
6. ¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas electrónicas?
   Según la normativa, deben guardarse al menos 6 años, aunque se recomienda conservarlas 10 años para cumplir con requisitos adicionales.
7. ¿Cuáles son las ventajas de usar facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas te ayudan a ahorrar tiempo y costes, ofrecen mayor seguridad y claridad en las transacciones y contribuyen a reducir el uso de papel, fomentando la sostenibilidad.

8. ¿Qué herramientas puedo usar para hacer una factura electrónica?
   Hay programas gratuitos y de pago compatibles con el formato Facturae que facilitan la creación y envío de facturas electrónicas.