Fatturazione elettronica: tutto quello che devi sapere

La fatturazione elettronica è un sistema obbligatorio in Italia dal 2019 per le transazioni tra imprese, liberi professionisti e pubblica amministrazione. Ha rivoluzionato la gestione fiscale, migliorando l’efficienza e garantendo maggiore trasparenza. In questo articolo ti spieghiamo cos’è la fatturazione elettronica, come funziona, i vantaggi che offre e quali sono gli obblighi per i contribuenti.

Cos’è la fatturazione elettronica?

Con il termine fatturazione elettronica si indica l’emissione, la trasmissione e la conservazione di fatture in formato digitale, conforme alle normative fiscali, conosciute anche come fatture elettroniche. In Italia, tutte le fatture elettroniche devono essere trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo sistema verifica la correttezza formale delle fatture e le inoltra ai destinatari, eliminando così la necessità di fatture cartacee.

Le fatture elettroniche devono essere emesse nel formato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio standardizzato che permette la lettura automatica e la condivisione dei dati.

Obbligo di fatturazione elettronica: a chi si rivolge?

Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la maggior parte dei soggetti IVA in Italia. Sono tenuti a utilizzarla:

• Le aziende e i liberi professionisti per le transazioni B2B (business to business) e B2C (business to consumer).
• La pubblica amministrazione per tutte le operazioni commerciali.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni. Per esempio, i soggetti in regime forfettario e i piccoli agricoltori sono esonerati dall’obbligo, sebbene possano comunque scegliere di utilizzare questo sistema.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Il processo di fatturazione elettronica segue alcuni passaggi ben definiti:

1. Compilazione delle fattura elettronica: la fattura viene creata in formato XML, contenente tutte le informazioni necessarie, come i dati del venditore e del cliente, l’importo, l’aliquota IVA e il totale da pagare.
2. Trasmissione tramite SDI: dopo la compilazione, si procede con l’invio al Sistema di Interscambio (SDI), che controlla la correttezza formale del documento. Se ci sono errori, la fattura viene rifiutata, pertanto deve essere corretta e rinviata.
3. Ricezione e registrazione da parte del cliente: una volta verificata, la fattura viene inoltrata al destinatario, che la riceve e la registra adeguatamente.
4. Conservazione digitale: le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per almeno 10 anni, secondo quanto previsto dalla legge. In questo modo si garantisce l’integrità e la reperibilità delle fatture nel tempo.

Per emettere una fattura elettronica, puoi servirti di software appositi o ricorrere a un comune programma di fogli di calcolo, come Excel. L’importante è che il file venga poi salvato con l’estensione XML.

💡Consiglio: leggi il nostro articolo per scoprire le tempistiche di conservazione dei documenti fiscali.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?

L’introduzione della fatturazione elettronica ha portato numerosi vantaggi, sia per le imprese che per l’amministrazione pubblica, quali:

• Riduzione dei costi e della burocrazia: eliminando la carta e la spedizione per posta si riducono i costi legati alla gestione amministrativa delle fatture.
• Maggiore efficienza: la trasmissione automatizzata delle fatture tramite SDI velocizza i tempi di elaborazione e riduce il rischio di errori umani.
• Trasparenza e controllo: l’Agenzia delle Entrate ha accesso diretto alle fatture emesse, il che facilita i controlli fiscali e riduce l’evasione.
• Archiviazione digitale: la conservazione digitale delle fatture permette una gestione più organizzata e sicura dei documenti fiscali.
• Automatizzazione dei processi: la fatturazione elettronica può essere integrata con software gestionali, rendendo possibile l’automazione dei processi di contabilità e amministrazione.

Quali sono le differenze tra una fattura elettronica e una tradizionale?

Tra le principali differenze tra una fattura elettronica e una tradizionale si annoverano:

• Il formato: la fattura elettronica è emessa in formato digitale XML, che permette la lettura automatica dei dati e una gestione più efficiente. La fattura tradizionale, invece, può essere emessa in formato cartaceo o PDF.
• Trasmissione: la fattura elettronica deve essere inviata tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne verifica la correttezza formale e la inoltra al destinatario. La fattura tradizionale viene consegnata direttamente al cliente tramite posta o e-mail.
• Conservazione: le fatture elettroniche devono essere archiviate in formato digitale per almeno 10 anni, garantendo maggiore sicurezza e reperibilità. Invece, le fatture tradizionali possono richiedere un maggiore spazio e una gestione manuale, se archiviate nella loro forma cartacea.

È da notare che la fattura elettronica è ormai obbligatoria per la maggior parte delle transazioni in Italia, mentre la fattura tradizionale è ancora utilizzata in casi specifici, come per soggetti esonerati dall’obbligo o per operazioni internazionali. Quindi, a meno che non si faccia parte di quei soggetti esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica, potrebbe non essere più possibile evitare di utilizzare questo sistema.

Come correggere le fatture elettroniche

Analogamente a una classica fattura, in caso di errori o variazioni di una fattura già emessa, è possibile emettere una nota di credito. Questo documento serve a correggere o annullare una fattura precedente, riducendo l’imponibile o l’importo dell’IVA. Anche la nota di credito deve essere emessa in formato elettronico e trasmessa tramite SDI. In questo modo rimedierai subito ai tuoi errori e non rischierai di presentare una dichiarazione dei redditi errata.

L’obbligo di fatturazione elettronica si estende anche al di fuori dei confini nazionali?

L’obbligo di fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio è previsto solo per le operazioni tra soggetti italiani. Tuttavia, in alcuni Paesi esteri, esistono regole simili o compatibili con la fatturazione elettronica. Pertanto, pur non essendo obbligatoria, nulla ti vieta di utilizzarla anche in caso di prestazioni erogate a clienti residenti all’estero. Per queste transazioni, è importante rispettare le normative italiane, come l’invio opzionale tramite SDI, e quelle del Paese destinatario. 

FAQ

Cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è il processo di emissione, trasmissione e conservazione di fatture in formato digitale, conforme alle normative fiscali. In Italia, tutte le fatture elettroniche devono essere inviate tramite il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Chi è obbligato a utilizzare la fatturazione elettronica?
Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte dei soggetti IVA in Italia, tra cui aziende e liberi professionisti, per le transazioni B2B e B2C, e per la pubblica amministrazione. I soggetti in regime forfettario e i piccoli agricoltori sono esonerati dall’obbligo.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica riduce i costi amministrativi, velocizza i tempi di elaborazione, migliora la trasparenza fiscale, semplifica l’archiviazione digitale e facilita l’automatizzazione dei processi contabili.

Come si emette una fattura elettronica?
Per emettere una fattura elettronica, devi utilizzare un software specifico per creare la fattura in formato XML, compilare i dati del cliente e della transazione, inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio (SDI) e conservarla in formato digitale per almeno 10 anni.

Come si corregge una fattura elettronica errata?
Per correggere una fattura elettronica errata, si emette una nota di credito, un documento che annulla o modifica la fattura precedente. Anche la nota di credito deve essere trasmessa tramite SDI.