Come emettere una fattura: informazioni per la compilazione

Una fattura è un documento fiscale che attesta la vendita di beni o servizi, utilizzato sia da imprese che da liberi professionisti. È un elemento essenziale nella gestione finanziaria di ogni attività economica e serve a formalizzare le transazioni, regolare i rapporti fiscali con l’Agenzia delle Entrate e garantire trasparenza nei pagamenti. Qui viene riportata l’IVA insieme a tutta un’altra serie di dati indispensabili. Ti spieghiamo come e quando emettere una fattura, oltre ai dati che è necessario inserire.

I dati obbligatori della fattura

Per essere valida, una fattura deve contenere specifiche informazioni obbligatorie, come indicato nell’articolo 21 del DPR 633/1972. Vediamo insieme quali sono:

• Data di emissione: va indicata la data in cui si compila la fattura.
• Numero e data della fattura: ogni fattura deve avere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco.
• Dati del venditore e del cliente: nomi, indirizzi e, se applicabile, partita IVA o codice fiscale.
• Descrizione dei beni o servizi: una descrizione dettagliata degli articoli o delle prestazioni fornite, indicandone la quantità e la natura dei beni o servizi.
• Imponibile e IVA: il prezzo netto dei beni e/o servizi con la relativa aliquota IVA.
• Totale da pagare: il totale della fattura, comprensivo di IVA.
• Codice destinatario o PEC: necessario per le fatture elettroniche inviate tramite SDI.
• Altri dati obbligatori: a seconda del settore potrebbero esserci altri dati necessari da inserire.

È importante che la fattura risulti chiara, pertanto è sempre bene separare le indicazioni con i propri dati e quelli del cliente dai servizi forniti con i relativi importi, che dovrebbero essere riportati in una tabella. Si può anche decidere di terminare ringraziando il cliente. Per praticità, ti basterà usare un fac-simile che adatterai di volta in volta alle circostanze compilandolo con i dati corretti per la fattura.

Quando emettere una fattura?

Ci sono delle tempistiche specifiche da rispettare per l’emissione di una fattura, che variano in base al tipo di operazione. Principalmente si distingue tra fattura immediata e fattura differita. L’emissione della fattura immediata deve avvenire entro 12 giorni dalla consegna del bene o dal pagamento del servizio; l’emissione di una fattura differita può avvenire entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna dei beni o alla prestazione dei servizi. 

Vi possono essere altri casi particolari: ad esempio, in caso di acconto, la fattura deve essere emessa al ricevimento del pagamento, mentre la fattura accompagnatoria viene emessa contestualmente alla consegna della merce, andando a sostituire il Documento di Trasporto (DDT).

Consiglio: consulta il nostro articolo sulla conservazione dei documenti fiscali per scoprire per quanto tempo devi conservare le fatture.

Le varie tipologie di fatture

Esistono diversi tipi di fatture, a seconda della natura della transazione e delle parti coinvolte. Tra le principali rientrano:

• Fattura elettronica: obbligatoria in Italia per la maggior parte delle operazioni, deve essere inviata tramite il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. La fatturazione elettronica è stata introdotta nel 2019 per semplificare la gestione fiscale e garantire maggiore trasparenza.
• Fattura proforma: non ha valore fiscale ma serve solo per dare un’idea del prezzo totale prima di emettere la fattura finale.
• Fattura differita: utilizzata quando la consegna della merce avviene in un momento diverso dall’emissione della fattura. È spesso usata per ragioni logistiche.
• Fattura immediata: emessa contestualmente alla consegna del bene o all’erogazione del servizio.
• Fattura semplificata: se l’ammontare della prestazione comprensiva di IVA non supera i 100 euro, sono previste alcune semplificazioni, ad esempio si può indicare direttamente il totale della fattura con l’IVA già integrata.

Correggere le fatture errate con la nota di credito

Un tipo particolare di fattura, al quale ti potrebbe capitare di dover ricorrere in caso di errori, è la nota di credito. Si utilizza per correggere o annullare parzialmente o completamente una fattura precedentemente emessa. Qui sono inclusi i riferimenti alla fattura che si intende rettificare e, generalmente, viene ridotto l’importo imponibile e l’IVA. 

Questo strumento è essenziale per rimediare agli errori commessi in fattura e puoi ricorrervi nel caso in cui:

• hai sbagliato a inserire i dati del cliente;
• non hai attribuito il giusto numero alla fattura o ne hai inserito uno già utilizzato;
• hai inserito l’IVA errata;
• hai calcolato male l’imponibile o il totale dei servizi e/o dei beni;
• la data di emissione della fattura è errata.

In questo modo non solo risolverai le controversie con i clienti, ma eviterai anche problemi con il fisco e non rischierai di presentare una dichiarazione dei redditi errata.

Come emettere una fattura?

Emettere una fattura non è affatto complicato. Ti basterà inserire i dati del venditore (nome, indirizzo, partita IVA) e del cliente (nome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale), assegnare un numero progressivo e la data di emissione, descrivere dettagliatamente i beni o servizi forniti, indicare l’imponibile, l’aliquota IVA e il totale. Concludi specificando le modalità di pagamento, ad esempio un bonifico da effettuare entro 30 giorni dalla ricezione della fattura. A questo punto non ti resta altro da fare che inviarla al cliente, in forma cartacea o elettronica a seconda dei casi. 

💡Consiglio: per iniziare a emettere fatture e ricevere i pagamenti, dovrai aprire una partita IVA.

FAQ

Quali dati obbligatori devono essere inclusi in una fattura?
Una fattura deve contenere la data di emissione, il numero progressivo, i dati del venditore e del cliente, una descrizione dettagliata dei beni o servizi, l’imponibile, l’aliquota IVA, il totale da pagare, e per le fatture elettroniche, il codice destinatario o la PEC.

Quando bisogna emettere una fattura?
Una fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dalla consegna del bene o dal pagamento del servizio, mentre una fattura differita può essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna dei beni o alla prestazione dei servizi.

Quali sono le principali tipologie di fatture?
Le principali tipologie sono la fattura elettronica, la fattura proforma, la fattura differita, la fattura immediata e la fattura semplificata.

Come correggere una fattura errata?
Se ti accorgi di aver emesso una fattura errata, puoi emettere una nota di credito per correggere o annullare parzialmente o completamente la fattura precedente. La nota di credito rettifica gli errori come dati del cliente sbagliati, IVA errata o importi non corretti.

Come si emette una fattura?
Per emettere una fattura, inserisci i dati del venditore e del cliente, assegna un numero progressivo e la data, descrivi i beni o servizi, indica l’imponibile, l’IVA e il totale, e specifica le modalità di pagamento. Poi invia la fattura in formato cartaceo o elettronico, a seconda dei casi.