Aftrekbare beroepskosten voor zelfstandigen: welke kosten kun je inbrengen?

Houd al je bonnetjes bij! Dat is het eerste advies dat elke zelfstandige krijgt. Als ondernemer – in hoofdberoep én in bijberoep – mag je immers beroepskosten aftrekken van je belastbaar inkomen, waardoor je minder belastingen betaalt. Mag je zomaar alle kosten aftrekken? En hoe bewijs je beroepskosten? We zetten alle informatie voor je op een rij. 

Wat zijn beroepskosten?

Eenvoudig gesteld: elke uitgave die je voor je zelfstandige activiteit doet, valt in de categorie beroepskosten. Je hebt een bureau, pen en papier en een computer nodig om je werk te kunnen doen, net zoals elektriciteit en verwarming voor je kantoor. Je bezoekt netwerkevenementen, volgt opleidingen en je moet natuurlijk ook eten en drinken. Toch mag je niet zomaar alles klasseren als beroepskosten. Je aankoop moet voldoen aan de volgende voorwaarden: 

• De uitgave is werkgerelateerd en nodig om omzet te maken. 
• Je deed de uitgave in hetzelfde jaar als waarin je ze inbrengt. 
• Je hebt een bewijs (factuur, kassaticket) van je uitgave. 

Tip: je mag beroepskosten gemaakt tot 3 maanden vóór de start van je zaak aftrekken. Start je binnenkort als zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Houd dan nu al de bewijzen van je aankopen en investeringen bij. 

Hoe trek je beroepskosten af van de belastingen?

Via de personenbelasting of inkomstenbelasting betaal je belastingen op het inkomen dat je verdient. Als zelfstandig ondernemer is dat je jaaromzet. Van die jaaromzet trek je je beroepskosten af, zodat het belastbaar inkomen lager wordt en je dus minder belastingen betaalt.

Eenvoudig gezegd, geldt dus: hoe meer kosten je inbrengt, hoe minder belastingen je betaalt. 

Welke beroepskosten kun je inbrengen?

Sommige professionele kosten zoals de facturen van je boekhouder en sociale bijdragen mag je voor 100 procent aftrekken. Andere professionele en gemengde uitgaven mag je alleen gedeeltelijk inbrengen. Voorbeelden van gedeeltelijk aftrekbare kosten zijn: 

• restaurantkosten 
• relatiegeschenken 
• gas en elektriciteit 

Verkeersboetes en gewone kledij zijn voorbeelden van uitgaven die je niet mag aftrekken. 

Tip: Accountable heeft voor jou een handige tool ontwikkeld waarin je voor alle soorten uitgaven kunt opzoeken voor hoeveel procent je ze mag aftrekken. Probeer het gerust eens uit! 

Welke kosten kun je aftrekken als je van thuis uit werkt?

Heb je een eenmanszaak? Dan is de kans groot dat je kantoor zich thuis bevindt. Je mag in dat geval de kosten die je voor je thuiskantoor maakt, aftrekken als beroepskosten. Denk hierbij aan vaste kosten voor elektriciteit, gas en water, maar ook aan kantoormateriaal en allerlei verzekeringen. 

Meer weten over beroepskosten als je van thuis werkt.

Wat is het verschil tussen kosten en afschrijvingen?

Je kunt het hele bedrag van een beroepsuitgave ineens aftrekken of de aankoopkosten verdelen over meerdere jaren. In dat laatste geval spreken we van een afschrijving. De keuze om een investering af te schrijven is onderworpen aan regels. 

Meer over kosten afschrijven.

Werkelijke beroepskosten of kostenforfait inbrengen? 

Je mag ook forfaitaire beroepsonkosten inbrengen in plaats van je werkelijke kosten te bewijzen. Dan hoef je geen bonnetjes en facturen meer bij te houden en bespaar je jezelf heel wat administratie. Het kostenforfait is wel beperkt. Bovendien lopen je kosten als zelfstandige in hoofdberoep vaak hoger op dan het forfait. 

Mag je btw altijd aftrekken?

De btw die jij aan klanten aanrekent en doorstort naar de btw-administratie tel je niet op bij je beroepskosten. En ook de btw die je op aankopen betaalt, telt niet mee in die categorie.  

Toch geeft btw aanrekenen en betalen je wel een aantal voordelen. Je mag het btw-bedrag dat je op een aankoop betaalt namelijk terugvorderen, waardoor die computer of smartphone een stukje goedkoper wordt. Hoe de aftrekbaarheid van btw in elkaar zit, lees je hier. 

Even het noorden kwijt?

Vind je de regelgeving rond beroepskosten nogal ingewikkeld? Accountable automatiseert je boekhouding en het beheer van je uitgaven. Heb je ergens een specifieke vraag over, dan kun je ook terecht bij onze partnerboekhouders. 

Probeer Accountable nu uit