Kosten afschrijven: wanneer mag het en hoe ga je te werk?

Wanneer je als ondernemer je beroepskosten aftrekt van je omzet, heb je in sommige gevallen 2 mogelijkheden. Ofwel breng je het hele aankoopbedrag van je investering in één keer in. Ofwel verdeel je de kosten over meerdere jaren en trek je verschillende jaren na elkaar een deel van het aankoopbedrag af. In dat laatste geval spreken we van afschrijvingen. Hieronder lees je hoe kosten afschrijven in zijn werk gaat. 

Welke kosten mag je afschrijven?

Je kiest niet zelf welke aankopen je in één keer inbrengt of afschrijft. De fiscale wetgeving bepaalt tot op zekere hoogte welke kosten je als een afschrijving mag behandelen. Tot op zekere hoogte, want de regels zijn niet zo eenduidig. Het sleutelwoord is investering, of eenvoudig gezegd: een dure aankoop. 

Wat is een investering?

Bedrijfsmiddelen die je een aantal jaren gebruikt, noemen we een investering. Denk bijvoorbeeld aan een computer, smartphone, ergonomische bureaustoel, bedrijfswagen…  

Ook niet-tastbare bedrijfsmiddelen, zoals een vergunning of dure software licentie zijn investeringen. De wetgeving over wat precies als investering beschouwd wordt, is niet erg duidelijk. Over het algemeen kun je deze afschrijvingsregels hanteren: 

• Het aankoopbedrag is hoger dan 250 euro. 
• Je gebruikt de aankoop meerdere jaren in je bedrijf. 
• Afschrijven is vaak verplicht vanaf een aankoopbedrag van 1000 euro.  

Hoe bereken je de afschrijving?

Hoe schrijf je een investering nu af? En over hoeveel jaar mag je de kosten van je aankoop spreiden? Ook hier houdt de wet het mysterie hoog. De enige regel die de belastingdienst hanteert, is: 

“De afschrijvingstermijn moet overeenkomen met de werkelijke levensduur van het bedrijfsmiddel.” 

Concreet betekent dat dat je zelf een realistische inschatting moet maken van hoelang je aankoop zal meegaan. Een computer zal bijvoorbeeld langer meegaan dan een smartphone. En kantoormeubilair zingt het doorgaans langer uit dan een laptop.  

Gangbare afschrijvingstermijnen

Om het je gemakkelijk te maken, stelt de wetgever zelf een aantal afschrijvingstermijnen voor: 

• Kantoor en gebouwen: 33 jaar tegen 3 procent per jaar 
• Industriële gebouwen: 20 jaar tegen 5 procent per jaar 
• Meubilair en machines: 10 jaar tegen 10 procent per jaar 
• Rollend materieel: 5 jaar tegen 20 procent per jaar 
• Klein materiaal: 3 jaar tegen 33 procent per jaar 

Een voorbeeld van zo’n afschrijving: 

Je koopt in februari 2024 een zit-stabureau van 1200 euro. 

Die aankoop valt onder meubilair en mag je dus over 10 jaar afschrijven tegen 10 procent per jaar. 

10 procent van 1200 euro is 120 euro. 

Je trekt dus in de jaren 2024 tot en met 2033 telkens 120 euro kosten af van je omzet. 

💡Accountable tip: Onze app stelt automatisch een afschrijvingstermijn voor je investering voor. Zo hoef je daar je hoofd niet over te breken. Eenvoudig, toch?

Lineair of degressief afschrijven?

Heb je een eenmanszaak, dan kun je kiezen tussen lineair of degressief afschrijven. 

• Lineair afschrijven: je trekt ieder jaar hetzelfde bedrag af. 
• Degressief afschrijven: je trekt aan het begin van de levensduur een hoger bedrag af dan aan het einde van de levensduur. 

In het voorbeeld van het zit-stabureau betekent degressief afschrijven dat je in 2024 bijvoorbeeld een bedrag van 240 euro aftrekt, in 2025 200 euro en zo elk jaar een steeds lager bedrag. 

Wat is de beste keuze?

Wat voor jou het meest voordelig is, vraagt om een complexe berekening. Overleg zeker met je boekhouder of doe een beroep op één van onze partnerboekhouders. 

Heb je een vennootschap, dan hoef je je over deze vraag het hoofd niet te breken. Sinds 1 januari 2020 mogen vennootschappen niet meer degressief afschrijven. 

Afschrijven of kosten eenmalig aftrekken: wat is voordeliger?

Is het altijd voordelig om kosten af te schrijven als je er ook voor kunt kiezen ze in één keer af te trekken? Een afschrijving zorgt ervoor dat je in het jaar van de aankoop minder kosten van je omzet aftrekt en dus mogelijk meer belastingen betaalt. Anderzijds ben je wel zeker van een kostenpercentage dat je ook de volgende jaren weer kunt aftrekken. 

Klinkt dat te ingewikkeld? Onze app helpt je en stelt voor elke investering automatisch de juiste afschrijvingsperiode voor. Wil je meer begeleiding bij de meest voordelige fiscale berekening voor jouw bedrijf, dan kun je altijd overleggen met 1 van onze partnerboekhouders. 

Veelgestelde vragen over kosten afschrijven (FAQ)

Wat is kosten afschrijven?

Wanneer je als zelfstandige een dure aankoop (investering) begaat, zoals bijvoorbeeld een auto, computer of meubilair, mag je deze kost niet in één keer inbrengen in de boekhouding. Je moet deze kosten dan spreiden over enkele jaren, vaak over de geschatte levensduur van het object. Dit noemen we een kost afschrijven.

Hoe schrijf je een kost af?

Je schrijft een kost af door de aankoopprijs te verspreiden over verschillende boekjaren, en telkens een deel van de kost in te brengen. De wetgeving stelt per soort aankoop afschrijvingstermijnen voor, zo schrijf je meubilair voor je kantoor best af over 10 jaar tegen 10 procent per jaar. Je boekhouder of de belastingcoaches van Accountable kunnen je hierover informeren.

Welke kosten moet je afschrijven?

De regel is dat je grote investeringen of dure aankopen die voor langere tijd zullen meegaan, moet afschrijven. Denk aan een computer, gsm, kantoormeubilair, gebouwen, wagen… De afschrijvingstermijn wordt bepaald aan de hand van de verwachte levensduur van de kost.

Moet je een laptop of computer afschrijven?

De Belgische belastingdienst vraagt om je nieuwe laptop of computer af te schrijven over 3 jaar. Je brengt dan elk jaar 1/3 van de aankoop in als beroepskost.