Comment tenir un livre de caisse et un livre de recettes journalières ?

Recevez-vous souvent de petits montants ou travaillez-vous encore beaucoup avec du liquide ? Dans ce cas, vous devrez peut-être tenir un livre de caisse et/ou un livre de recettes journalières pour une administration financière précise. Mais quelle est exactement la différence entre les deux ? Comment remplir correctement ces livres ? Et comment traitez-vous les données dans votre comptabilité ? Voici tous les détails sur le livre de caisse et le livre de recettes journalières.

Les différences entre un livre de caisse et un livre de recettes journalières

La principale différence entre un livre de caisse et un livre de recettes journalières réside dans le type de transactions.

Un livre de recettes journalières est destiné à toutes les entrées d’argent sans facture, quel que soit le mode de paiement.

Dans un livre de caisse, vous notez les entrées et les sorties d’argent, mais uniquement pour les transactions en espèces. Les paiements en espèces d’une facture sont également inclus ici.

Ce que vous devez savoir sur un livre de recettes journalières ?

Le but d’un livre de recettes journalières est de consigner tous les encaissements quotidiens sans facture. Cela est important pour les entreprises individuelles et les sociétés qui ont de nombreuses transactions directes avec les clients. Lorsque vous recevez, par exemple, en tant que coiffeur, esthéticienne ou commerçant, des paiements via différentes méthodes de paiement, vous conservez ainsi une vue d’ensemble.

De plus, un livre de recettes journalières assure une représentation précise de vos revenus pour un traitement ultérieur dans la comptabilité générale.

Qui doit remplir un livre de recettes journalières ?

Un livre de recettes journalières est obligatoire dans tout secteur où il n’est pas courant de créer une facture pour chaque service ou vente. Mais il existe quelques exceptions.

Dans ces cas, vous n’êtes pas obligé de tenir un livre de recettes journalières :

🧾 Vous travaillez toujours avec une facture.

🧑‍🍳 Vous utilisez un SGC (système de caisse enregistrée), la soi-disant caisse blanche.

🧮 Vous travaillez via le régime forfaitaire de TVA. (Ce régime sera aboli à partir de 2028.)

💡Conseil Accountable : Les entreprises qui relèvent du régime de franchise pour les petites entreprises sont également obligées de tenir un livre de recettes journalières.

Quelles sont les obligations pour un livre de recettes journalières ?

Ceux qui sont obligés de tenir un livre de recettes journalières doivent respecter certaines règles. Voici comment remplir un livre de recettes journalières :

• Remplissez le livre quotidiennement, même lorsque il n’y a pas de revenus.
• Notez le montant total par jour.
• Insérez les ventes de plus de 250 € sur une ligne séparée.
• Séparez les inscriptions selon le taux de TVA.
• Écrivez avec un outil indélébile. (Donc, pas au crayon).
• Appliquez les corrections séparément sans écraser/rayer l’inscription originale.
• Assurez-vous que les pages soient numérotées.
• Numérotez également toutes les inscriptions.
• Mentionnez votre numéro de TVA sur chaque page.
• Faites le total mensuellement et clôturez le mois.

Il est également important de suivre ces directives administratives :

• Assurez-vous de pouvoir prouver toutes les recettes via des tickets de caisse, des bons de vente ou un agenda de rendez-vous.
• Utilisez un livre séparé par siège/social.
• Conservez un livre de centralisation au siège principal.

💡 Conseil Accountable : Vous pouvez trouver un livre de recettes journalières dans la plupart des papeteries. Vous pouvez également tenir les recettes de manière numérique, mais cela nécessite un programme de comptabilité spécial.

Ce que vous devez savoir sur un livre de caisse ?

Un livre de caisse enregistre toutes les transactions en espèces. Chaque fois que de l’argent entre ou sort de la caisse, vous devez le noter. Pensez à ces situations :

• Vos clients paient en espèces.
• Vous payez un fournisseur en espèces.
• Vous utilisez de l’argent de la caisse à des fins personnelles.
• Vous ajoutez de l’argent personnel dans la caisse.
• Vous déposez de l’argent de la caisse sur un compte bancaire.
• Vous retirez de l’argent d’un compte bancaire pour la caisse.

Avec un livre de caisse, vous pouvez suivre précisément ces flux de trésorerie. C’est important pour le contrôle interne, mais aussi pour obtenir un aperçu clair de vos revenus et dépenses totaux.

Qui doit tenir un livre de caisse ?

La tenue d’un livre de caisse est obligatoire pour les entrepreneurs qui travaillent régulièrement avec du liquide. Ceux qui reçoivent ou effectuent des paiements en espèces de manière occasionnelle ne sont pas tenus de tenir un livre de caisse.

Comment remplir les recettes et les dépenses dans le livre de caisse ?

Dans un livre de caisse, vous utilisez une ligne pour chaque recette ou dépense. Vous pouvez regrouper plusieurs petites recettes et les noter comme recettes journalières, par exemple.

Sur chaque ligne, vous indiquez les informations suivantes : la date, une description, le montant des recettes ou des dépenses, et le solde actuel.

Tout comme un livre de recettes journalières, votre livre de caisse doit être clairement rempli sans modifications. Cela signifie qu’il est préférable d’acheter un exemplaire préimprimé dans une papeterie ou d’utiliser un logiciel spécialisé, tel que Scrada.

Traitement du livre de caisse et du livre de recettes journalières dans votre comptabilité

Si vous possédez une entreprise individuelle et avez donc droit à une comptabilité simplifiée, il n’est pas nécessaire de traiter votre livre de caisse via un programme de comptabilité. Vous devez simplement conserver le livre de caisse et être en mesure de le présenter.

Dans le cadre d’une comptabilité en partie double, vous devez associer votre livre de caisse aux achats ou ventes. Cela signifie que dans votre logiciel de comptabilité, vous devez établir des liens entre les différents types de journaux, tels que ceux des achats, des ventes, des finances et de l’inventaire.

Les revenus que vous consignez dans un livre de recettes journalières doivent cependant être communiqués à votre comptable ou traités vous-même dans votre comptabilité.

Traitement du livre de recettes journalières dans Accountable

Dans l’application Accountable, rendez-vous dans la section revenus et sélectionnez « ajouter un autre revenu » pour saisir votre total de vente. Veuillez uniquement enregistrer les ventes particulières de moins de 250 € comme un « revenu sans facture ». Pour les ventes internationales et celles de plus de 250 €, il est préférable de créer une facture.

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