Zo herken je een geldige factuur voor btw-aftrek

Eerste check: Is de aankoop echt zakelijk en relevant voor je activiteit?

Je mag btw alleen aftrekken op kosten die rechtstreeks met je professionele activiteit te maken hebben.

• Volledig zakelijk gebruik? Trek de btw 100% af.

• Ook privégebruik? Trek alleen het zakelijke percentage af.

Tweede check: Is je factuur volledig?

Je mag btw alleen aftrekken als je factuur alle verplichte gegevens bevat.

1. Het woord ‘factuur’

2. Naam, adres en btw-nummer van de leverancier

3. Datum van de factuur

4. Omschrijving van de goederen of diensten

5. Bedrag exclusief btw, toegepast btw-tarief en btw-bedrag

6. Naam, adres van jouw onderneming, en jouw btw-nummer

7. Factuurnummer

Belangrijk: Ontbreekt één van deze vermeldingen? Dan mag je de btw niet aftrekken. Het volledige bedrag (inclusief btw) mag je wel nog inboeken als kost voor je personenbelasting.

Onthoud dit:

• Kleine kosten? Geen probleem, gewoon bewaren en inboeken.

• Grote kosten? Vraag een officiële factuur, zo haal je het meeste voordeel uit je aankoop.

Q&A: Veelgestelde vragen over btw-aftrek en belastingen

Kan ik mijn vakantie aftrekken?
Nee, privévakanties zijn niet aftrekbaar voor btw of personenbelasting, omdat ze geen verband houden met je professionele activiteit.

Ga je op zakenreis, dan is het anders. Ook hier moet de aftrek logisch

opgebouwd zijn: ben je bijvoorbeeld 7 van de 10 dagen effectief aan het werk, dan mag je 70% van de kosten aftrekken. Hetzelfde principe geldt voor bijkomende uitgaven zoals verblijf, vervoer en maaltijden.

Kan ik mijn lening aftrekken?
De terugbetaling van het kapitaal van een lening is niet aftrekbaar voor btw en mag ook niet als kost worden geregistreerd. De intresten kunnen soms wel aftrekbaar zijn voor de personenbelasting, op voorwaarde dat de lening wordt gebruikt voor je professionele activiteit.

Kan ik btw aftrekken?
Ja, maar alleen als de aankoop relevant is voor je professionele activiteit én de factuur volledig voldoet aan de wettelijke vereisten. Let op: btw is geen kost die je kan registreren, maar een belasting die je, indien aftrekbaar, terugvraagt via je btw-aangifte.

Kan ik btw aftrekken?
Ja, maar alleen als de aankoop verband houdt met je professionele activiteit en de factuur volledig voldoet aan de wettelijke vereisten. Btw is geen kost, maar een belasting die je, indien aftrekbaar, via je btw-aangifte terugvraagt. Dit geldt ook voor invoer-btw op goederen van buiten de EU, op voorwaarde dat je het officiële douanedocument hebt (Lees meer).

Kan ik inkomstenbelasting aftrekken?
Nee, je kan geen inkomstenbelasting aftrekken als kost. Belastingen zelf zijn in principe geen beroepskost, behalve in specifieke gevallen zoals bepaalde beroepsbijdragen of gemeentebelastingen.

Kan ik mijn elektriciteit en nutsvoorzieningen aftrekken?
Ja, maar alleen het deel dat je voor je activiteit gebruikt. 👉 (Lees meer)

Wat is het verschil tussen een factuur en een ticket/ontvangstbewijs?

Factuur: Officieel boekhoudkundig document met de vermelding “factuur” (of vertaling) dat alle verplichte gegevens bevat van zowel leverancier als klant, inclusief btw-nummers. Btw kan worden afgetrokken als de factuur compleet is en de aankoop beroepsmatig is.

Ticket/Ontvangstbewijs: Bewijs van betaling met meestal alleen de btw-gegevens van de leverancier. Btw is niet aftrekbaar, maar het bedrag inclusief btw mag wel als kost worden ingebracht voor de personenbelasting.