Hoe houd je een kasboek en dagontvangstenboek bij?

Heb je een belastingvraag?
Onze AI Boekhouder beantwoordt ze via e-mail.

Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein

Stel je vraag

Het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens is essentieel voor elk bedrijf in België, vooral als je contante betalingen accepteert of geen facturen uitreikt voor elke transactie. Twee belangrijke hulpmiddelen hiervoor zijn het kasboek en het ontvangstboek. Laten we uitleggen wat ze zijn, waarom je ze nodig hebt en hoe je ze correct gebruikt.

Wat is het verschil tussen een kasboek en een ontvangstboek?

Het belangrijkste verschil tussen een kasboek en een ontvangstboek ligt in de soorten transacties die ze registreren:

Ontvangstboek: Legt alle dagelijkse transacties vast waarvoor geen factuur wordt uitgereikt, ongeacht de betaalmethode. Dit is met name relevant voor bedrijven zoals kappers, schoonheidsspecialisten of winkeliers die veel directe klanttransacties hebben. Het ontvangstboek biedt een overzicht van dergelijke verkopen en vergemakkelijkt de integratie ervan in het boekhoudsysteem.

Kasboek: Registreert alle contante transacties, zowel inkomend als uitgaand. Dit omvat contante betalingen van klanten, contante betalingen aan leveranciers, persoonlijke opnames uit de kassa en contante stortingen op bankrekeningen. Het kasboek zorgt voor een nauwkeurige registratie van kasstromen en biedt duidelijkheid over het totale inkomen en de uitgaven van je bedrijf.

1. Wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van een ontvangstboek

In België is het bijhouden van een ontvangstboek verplicht voor bedrijven waar het niet gebruikelijk is om voor elke verkoop of dienst een factuur uit te reiken. Er zijn echter uitzonderingen:

• 🧾 Je reikt altijd een factuur uit voor elke transactie.

• 🧑‍🍳 Je gebruikt een gecertificeerd kassasysteem (SCE of "witte kassa").

• 🧮 Je werkt onder het forfaitaire btw-stelsel (let op: dit systeem wordt tegen 2028 afgeschaft).

Hoe een ontvangstboek correct bijhouden

Om te voldoen aan de regelgeving, dien je de volgende richtlijnen te volgen bij het bijhouden van een ontvangstboek:

• Dagelijks bijwerken: Noteer je transacties elke dag, zelfs als er geen inkomsten zijn.

• Dagelijkse totalen: Tel je dagelijkse inkomsten op. Voor bedragen boven €250 gebruik je aparte regels.

• Inclusief btw-details: Geef aan welk btw-tarief van toepassing is op je verkopen.

• Gebruik permanente inkt: Gebruik geen potlood.

• Corrigeer fouten op de juiste manier: Maak een nieuwe invoer voor correcties; wis of streep oude invoeren niet door.

• Nummer de invoeren: Alle pagina’s en invoeren moeten opeenvolgend genummerd zijn.

• Maandtotalen: Sluit elke maand af met een samenvattend totaal.

• Inclusief btw-nummer: Noteer je btw-nummer op elke pagina.

Aanvullende best practices:

• Bewaar bewijs van alle inkomsten, zoals bonnetjes of afsprakenboeken.

• Gebruik aparte ontvangstboeken voor elke locatie of vestiging van je bedrijf.

• Houd een hoofdontvangstboek bij op je primaire bedrijfsadres.

2. Wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van een kasboek

Als je bedrijf contante transacties afhandelt, is een kasboek een cruciaal hulpmiddel. Een kasboek wordt gebruikt om alle contante transacties in je bedrijf vast te leggen. Telkens wanneer er geld in of uit de kassa gaat, moet je dit noteren. Bijvoorbeeld:

• Wanneer klanten je contant betalen.

• Wanneer je een leverancier contant betaalt.

• Wanneer je geld uit de kassa haalt voor persoonlijk gebruik.

• Wanneer je eigen geld toevoegt aan de kassa.

• Wanneer je contant geld uit de kassa stort op je bankrekening.

• Wanneer je geld opneemt van de bank om in de kassa te leggen.

Door deze transacties vast te leggen, houdt je kasboek een nauwkeurig overzicht van je kasstroom bij. Dit is niet alleen nuttig voor je eigen financiële overzicht, maar ook belangrijk om inzicht te krijgen in je totale inkomsten en uitgaven.

Het bijhouden van een kasboek is verplicht voor ondernemers die regelmatig contante betalingen afhandelen. Als je echter slechts af en toe met contant geld werkt, ben je niet verplicht er een bij te houden.

Hoe een kasboek correct bijhouden

Elke transactie wordt op een aparte regel in je kasboek genoteerd. Als je meerdere kleine betalingen hebt, kun je deze groeperen en als een dagtotaal registreren.

Voor elke invoer dien je de volgende details op te nemen:

• Datum: Wanneer de transactie plaatsvond.

• Omschrijving: Waarvoor de transactie was (bijv. "betaling aan leverancier" of "klantaankoop").

• Bedrag: De waarde van de inkomsten of uitgaven.

• Huidig saldo: Het resterende contante bedrag in de kassa na de transactie.

Integratie van je kasboek in de boekhouding

• Eenvoudige boekhouding: Als je zelfstandig bent en een vereenvoudigde boekhouding (enkelvoudige boekhouding) gebruikt, hoef je je kasboek niet te koppelen aan een boekhoudprogramma. Het is voldoende om je kasboek correct bij te houden en klaar te hebben voor controle indien nodig.

• Dubbele boekhouding: Als je een dubbele boekhouding gebruikt, moet je je kasboek koppelen aan andere delen van je boekhouding, zoals inkoop-, voorraad- en verkoopregistraties. Dit zorgt ervoor dat je financiële gegevens correct zijn gekoppeld in je boekhoudsoftware.

Hoe stel je een dagontvangstenboek op en verwerk je het in Accountable?

Het correct opstellen en verwerken van een dagontvangstenboek in Accountable is cruciaal om te voldoen aan de Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het correct bijhouden en inboeken van een dagontvangstenboek:
​

1. Het dagontvangstenboek opstellen

Bij het opstellen van een dagontvangstenboek moet je dagelijks alle inkomsten noteren waarvoor geen factuur is uitgereikt. Dit gebeurt volgens de volgende richtlijnen:

• Datum: Elke dag moet afzonderlijk worden vermeld.

• Dagelijkse omzet: Registreer alle contante en elektronische betalingen die geen factuur hebben.

• Transactiebedrag: Noteer het totaalbedrag per dag. Indien een enkele verkoop meer dan €250 bedraagt, moet een factuur opgesteld worden of moet u apart vermelden en moet op een afzonderlijke lijn staan.

• Btw-specificatie: Vermeld de toegepaste btw-tarieven (0%, 6%, 12% of 21%) per omzetgroep.

• Nummering: Alle boekingen moeten opeenvolgend genummerd worden en per maand afgesloten worden met een totaaloverzicht.
  ​

2. Dagontvangsten inboeken in Accountable

Om het dagontvangstenboek correct te registreren in Accountable, volg je deze stappen:

1. Ga naar de sectie ‘Inkomsten’ in de Accountable-app.

2. Selecteer ‘Voeg een andere inkomst toe’ om een nieuwe invoer te maken.
   ​
   ​
   ​

3. Voer de datum in waarop de verkopen zijn geregistreerd.

4. Geef het totale bedrag van de dagomzet in, waarbij enkel transacties onder de €250 zonder factuur in het ontvangstboek mogen staan.

5. Selecteer het btw-tarief dat van toepassing is op de omzet. Maak per btw-tarief een aparte item aan in Accountable.

6. Upload een scan van de pagina zoals een kopie van het papieren ontvangstboek of een digitaal overzicht.

7. Bevestig de invoer en zorg ervoor dat deze correct in je boekhouding wordt opgenomen.

💡 Belangrijke aandachtspunten:

• Voor transacties boven €250 moet je een aparte factuur opstellen en deze niet in het dagontvangstenboek opnemen.

• Internationale verkopen vereisen altijd een factuur en kunnen niet in het dagontvangstenboek worden verwerk, ongeacht of de klant een particulier of een onderneming is.

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je dagontvangstenboek correct worden verwerkt in Accountable.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?