Hoe breng ik kosten in rekening die ik voor mijn klant heb gemaakt?

Heb je een belastingvraag?
Onze AI Boekhouder beantwoordt ze via e-mail.

Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein

Stel je vraag

Je maakt vaak kosten voor je werk, die soms kunnen worden doorgerekend aan je klant (bijvoorbeeld reiskosten of materiaalkosten).

De toepassing van btw kan vaak verwarrend zijn bij het opstellen van je verkoopfactuur. Hier leggen we de basisprincipes met betrekking tot btw uit en geven we je een overzicht van hoe je factureerbare kosten kunt opnemen in je verkoopfacturen.

1) Het verschillen tussen voorgeschoten kosten en doorgefactureerde kosten

Voorgeschoten kosten

In principe zijn dit uitgaven die je namens iemand anders betaalt, dus de factuur (gekoppeld aan de uitgave) staat niet op jouw naam. Je maakt een uitgave op naam van je klant en namens hem schiet je hem het geld voor, meer niet!

→ Voorbeeld: Je klant nodigt je uit in een restaurant en als het tijd is om de rekening te betalen, realiseert hij zich dat hij zijn portemonnee is vergeten. Dus jij betaalt voor hem en hij staat erop dat je het bedrag opnieuw factureert.

Doorgefactureerde kosten

Zo simpel is het: alles wat geen voorgeschoten kosten zijn. Als je niet voldoet aan alle voorwaarden om in aanmerking te komen als voorgeschoten kosten onder art.28, 5° CTVA, dan heb je het over factureerbare kosten.

In het geval van een factureerbare uitgave staat de factuur voor de uitgave op jouw naam en heb je deze betaald. Om verschillende redenen ga je deze kosten geheel of gedeeltelijk doorfactureren aan je klant.

→ Voorbeeld: Je bent een loodgieter die de toiletspoeling van een klant moet vervangen. Je koopt de spoeling bij je leverancier en ontvangt een aankoopfactuur op jouw naam (met je contactgegevens, btw-nummer, enz.).

2) Hoe beheer ik de btw op mijn verkoopfactuur?

Voorgeschoten kosten

→ Welk btw-tarief gebruik je?

Als je je klant een factuur stuurt, vraag je gewoon om terugbetaling van het voorgeschoten bedrag. Je moet absoluut een factuur uitreiken op naam van de klant en dit doen zonder btw, zoals de wet voorschrijft (art.28, 5° CTVA). Het voorgeschoten bedrag dat je vervolgens factureert om de terugbetaling te verkrijgen, maakt geen deel uit van het belastbaar inkomen.

Doorgefactureerde kosten

→ Welk btw-tarief pas je toe op doorgefactureerde kosten?

A - Doorgefactureerde kosten in verband met een hoofdactiviteit:

💡 Er is sprake van een hoofdverrichting wanneer je een goed of dienst hebt geleverd dat rechtstreeks verband houdt met je zelfstandige activiteit en je bij die gelegenheid bepaalde kosten, die rechtstreeks verband houden met het geleverde goed of de verleende dienst, doorfactureert aan de klant.

Als de kosten worden doorberekend als onderdeel van een hoofdhandeling, dan is het toe te passen tarief hetzelfde als de hoofdhandeling. Boekhoudkundig gezien, en voor btw-doeleinden in het bijzonder, volgt het accessoire (in dit geval de toiletspoeling) de hoofdhandeling (in dit geval de installatie van de spoeling).

B - Doorgefactureerde kosten die geen verband houden met de hoofdactiviteit:

• Als de kosten geen verband houden met de hoofdtransactie, volgen de doorgefactureerde kosten hun eigen btw-tarief, d.w.z. op je verkoopfactuur volgt het btw-tarief op de doorgefactureerde kosten het btw-tarief op de aankoopfactuur.

• Anderzijds, als de uitgaven buiten het toepassingsgebied van de btw vallen (= vrijgesteld zijn van btw, bv. verzekeringsmaatschappij, school of universitair onderwijs), dan hoeft er geen btw te worden toegepast bij het doorfactureren.

3) Hoe beheer ik geavanceerde kosten en terugboekingen in Accountable?

Voorgeschoten kosten

⚠️ Opgelet – Voorgeschoten kosten:
Deze facturen mogen niet via Peppol naar je klant worden verzonden, maar enkel per e-mail of als PDF.

• In het Inkomstenscherm:
  Je kan de factuur aanmaken in Accountable en vervolgens naar je klant sturen via e-mail of als PDF (niet via Peppol). Zodra je klant de factuur heeft ontvangen, moet je ze verwijderen, omdat ze niet als inkomsten mag worden beschouwd.
  Zorg ervoor dat je een kopie bewaart van de factuur voor een eventuele controleen eventuele controle.

• In het bankenscherm classificeer je de twee transacties als een "Persoonlijke betaling".

Doorgefactureerde kosten

→ Voorbeeld: Als onderdeel van een opdracht voor je klant maak je kosten voor een treinreis. Je koopt daarom een treinkaartje, dat je doorfactureert aan je klant.

• In het uitgavenscherm moet je de aankoopfactuur toevoegen aan de overeenkomstige categorie (in het voorbeeld van het treinkaartje zal de btw 6% zijn).

• In het inkomstenscherm:

→ Voorbeeld van een factuur met de doorfactureerbare kosten:

⇉ Het doorgefactureerde treinkaartje staat op een aparte regel en volgt hetzelfde btw-tarief (hier 21%) als de hoofdcategorie:

→ Opmerking: Het bedrag dat ik heb uitgegeven aan het treinkaartje van €50 inclusief btw, zal het bedrag exclusief btw zijn wanneer ik de kosten opnieuw factureer.

• In het bankenscherm kun je de transacties respectievelijk koppelen aan uitgaven en inkomsten.

Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via chat of per e-mail: support@accountable.eu

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?