Peppol voor zelfstandigen en btw-vrije zelfstandigen: Wat je moet weten

Heb je een belastingvraag?
Onze AI Boekhouder beantwoordt ze via e-mail.

Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein

Stel je vraag

Naarmate elektronische facturatie in meer EU-landen verplicht wordt, is het belangrijk dat zelfstandigen in België de vereisten voor Peppol begrijpen. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een systeem dat elektronische facturatie in een gestandaardiseerd formaat in heel Europa faciliteert.

In dit artikel leggen we uit wanneer je Peppol moet gebruiken voor facturatie in België, wie verplicht is zich te conformeren en wanneer dit niet nodig is.

📌 Wanneer is elektronische facturatie via Peppol verplicht?

1. Vanaf 1 januari 2026:

   • Alle btw-geregistreerde bedrijven in België moeten Peppol of een gelijkwaardig elektronisch facturatieformaat (in overeenstemming met de Europese norm EN 16931) gebruiken wanneer ze factureren naar andere bedrijven (B2B) binnen België.

   • Dit betekent dat als je een btw-geregistreerd bedrijf in België bent en facturen naar een ander bedrijf in het land verstuurt, Peppol vanaf deze datum verplicht is.

2. Voor facturen naar de overheid (B2G):

   • 1 maart 2024 moeten alle facturen naar Belgische overheidsinstanties voor contracten ter waarde van €3.000 of meer (exclusief btw) elektronisch via Peppol of verwante netwerken worden verzonden. Dit geldt voor nieuwe contracten vanaf die datum.

   • Sommige federale autoriteiten zullen ook elektronische facturatie vereisen voor contracten onder €3.000, met ingang van 1 maart 2024.

3. Vrijstelling voor B2C (Business to Consumer):

   • Als je bedrijf facturen stuurt naar particulieren (B2C), ben je niet verplicht om Peppol te gebruiken. De Peppol-vereiste geldt alleen voor B2B- en B2G-transacties.

4. Niet-gevestigde bedrijven in België:

   • Bedrijven zonder een vast vestigingsadres in België hoeven zich momenteel niet te houden aan de ontvangplicht, volgens de huidige interpretatie.

✅ Wanneer zijn zelfstandigen vrijgesteld van btw?

In België kunnen zelfstandigen (en zelfstandigen vrijgesteld als kleine onderneming) onder bepaalde voorwaarden van btw worden vrijgesteld, wat een vereenvoudigd proces met minder administratieve verplichtingen biedt. Belangrijke punten:

• Zelfstandigen vrijgesteld van btw: Als je jaarlijkse omzet in België niet meer dan €25.000 (exclusief btw) bedraagt, kom je in aanmerking voor btw-vrijstelling. Deze vrijstelling geldt ongeacht de rechtsvorm van je bedrijf (eenmanszaak, vennootschap, enz.), zolang je voldoet aan de voorwaarden.

• Voordelen: Geen btw in rekening hoeven te brengen en geen periodieke btw-aangiften in te dienen.

  Nadelen: Je kunt de btw op zakelijke uitgaven niet terugvorderen.

  Uitzonderingen: Bepaalde transacties of sectoren zijn uitgesloten of hebben specifieke regels (bijv. vrijgestelde transacties onder artikel 44 van de btw-wet of specifieke forfaitaire regimes).

⚠️ Wanneer moeten btw-vrije zelfstandigen Peppol gebruiken voor elektronische facturatie?

De verplichting om Peppol te gebruiken voor elektronische facturatie hangt niet alleen af van de btw-vrijstelling, maar ook van of de factuur is gericht aan een ander bedrijf (B2B), in België, en of de transactie belastbaar is.

Belangrijke criteria voor de verplichting van elektronische facturatie:

1. De factuur moet afkomstig zijn van een btw-geregistreerde entiteit in België die een belastbare levering in België verricht.

2. De klant/ontvanger moet een andere btw-geregistreerde entiteit (B2B) of een bedrijf in België zijn.

3. De transactie moet in België plaatsvinden en onderworpen zijn aan btw (niet vrijgesteld op grond van artikel 44 van de btw-wet).

4. Deadline: Elektronische facturatie wordt verplicht voor B2B-transacties in België vanaf 1 januari 2026.

Een btw-vrije zelfstandige met een omzet van minder dan €25.000 kan nog steeds verplicht zijn Peppol te gebruiken voor B2B-facturatie als de transactie belastbaar is en binnen België plaatsvindt.

Wie is vrijgesteld van Peppol elektronische facturatie?

Bepaalde bedrijven en organisaties zijn vrijgesteld van het gebruik van Peppol:

1. Niet-gevestigde bedrijven:

   • Bedrijven zonder een vast vestigingsadres in België hoeven zich niet te houden aan de regels voor Peppol elektronische facturatie voor het ontvangen van facturen.

2. Btw-vrije bedrijven:

   • Zelfstandigen vrijgesteld van btw met een omzet van minder dan €25.000 per jaar, of bedrijven die volledig btw-vrijgestelde activiteiten uitvoeren (zoals medische diensten onder artikel 44 van de Belgische btw-code), hoeven Peppol niet te gebruiken.

3. Failliete bedrijven:

   • Bedrijven die failliet zijn, zijn vrijgesteld van de Peppol-vereisten.

   Voorbeelden om het duidelijk te maken

   Hier zijn enkele voorbeelden van verschillende soorten bedrijven en of ze Peppol moeten gebruiken:

   1. Sarah, een fotograaf:

      • Sarah heeft een omzet onder de €25.000 en factureert privéklanten (B2C). Ze hoeft Peppol niet te gebruiken.

   2. Tom, een consultant:

      • Tom heeft een omzet onder de €25.000, maar factureert een Belgisch bedrijf (B2B). Hij moet Peppol gebruiken vanaf 1 januari 2026.

   3. Laura, een arts:

      • Laura biedt vrijgestelde medische diensten en heeft een omzet onder de €25.000. Ze hoeft Peppol niet te gebruiken.

📋 Samenvatting in een tabel: vereisten voor elektronische facturatie

Praktische voorbeelden:

1. Als je zelfstandige bent met een omzet onder de €25.000 en je factureert particulieren (B2C): Geen verplichting om Peppol te gebruiken. Peppol is niet vereist voor transacties met consumenten.

2. Als je zelfstandige bent met een omzet onder de €25.000 en je factureert een bedrijf (B2B) voor belastbare activiteiten: Je moet Peppol gebruiken vanaf 1 januari 2026. Zelfs met een omzet onder de €25.000, als de transactie belastbaar is en je factureert een bedrijf, is Peppol vereist.
   ​​

3. Als je zelfstandige bent met een omzet onder de €25.000 en je factureert een bedrijf (B2B) voor vrijgestelde diensten (bijvoorbeeld medische diensten onder artikel 44): Geen verplichting om Peppol te gebruiken. Vrijgestelde transacties onder artikel 44 (zoals medische of onderwijsdiensten) vereisen geen Peppol, zelfs als je een bedrijf factureert.

4. Als je zelfstandige bent met een omzet boven de €25.000 en je factureert een btw-geregistreerd bedrijf (B2B): Je moet Peppol gebruiken vanaf 1 januari 2026. Als je omzet boven de €25.000 is en je factureert een btw-geregistreerd bedrijf, is Peppol vereist voor zowel het verzenden als ontvangen van facturen.

🔍Conclusie:

Begrijpen wanneer Peppol elektronische facturatie van toepassing is, is cruciaal om naleving te waarborgen en boetes te voorkomen. Voor zelfstandigen en bedrijven in België zijn de belangrijkste factoren of je btw-geregistreerd bent, of de transactie belastbaar is, en of het een ander btw-geregistreerd bedrijf betreft.

Zorg ervoor dat je je voorbereidt op de verplichte overgang naar Peppol in 2026 en raadpleeg een belastingadviseur als je onzeker bent over hoe dit op jouw situatie van toepassing is.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?