Onbetaalde facturen innen: zo ga je te werk

Je verkochte een dienst of product waarna je je factuur opstuurde volgens de regels van de kunst. Klaar. Of niet? Je klant moet je nu natuurlijk ook nog betalen, en dat doen ze niet allemaal even graag. Hier lees je hoe je omgaat met klanten die niet willen betalen en welke stappen je kan ondernemen om je onbetaalde factuur toch te innen.

Welke gevolgen kunnen onbetaalde facturen hebben?

Onbetaalde facturen innen is een van je belangrijkste administratieve taken als zaakvoerder. Niet alleen wanbetaling kan verstrekkende gevolgen hebben, ook de manier waarop je onbetaalde facturen int, is belangrijk:

• De financiële gezondheid van je zaak: onbetaalde facturen leiden bij veel ondernemingen tot faillissement. Door tijdig in te grijpen, vermijd je dat het zo’n vaart loopt.
• Je reputatie als ondernemer: onbetaalde facturen innen is uiteraard je recht, maar de manier waarop je dat doet maakt ook veel verschil uit. Bewaar de goede reputatie van je zaak door alles met klasse af te ronden.
• Je krijgt stress: hoe je je onbetaalde facturen ook benadert, de kans is groot dat je er stress aan ondervindt. Door een systeem te creëren geef je jezelf gemoedsrust en vertrouwen in een goede uitkomst. 

Hoe stel ik een betalingsherinnering op?

Voor je een betalingsherinnering stuurt, stel je je best enkele vragen:

• Wat is je relatie met de klant die je (nog) niet betaald heeft?
• Is die tevreden van je werk?
• Hoe belangrijk is die voor jou in tegenstelling tot andere klanten?
• Wil je er een langdurige relatie mee opbouwen?

De antwoorden op die vragen bepalen grotendeels hoe je je herinnering formuleert en welke mogelijke gevolgen je wil vasthangen aan wanbetaling. Die gevolgen vermeld je nog niet op je eerste herinnering, maar het helpt je wel om duidelijk te zien waar je heen wil.

Dit moet je zeker vermelden in elke herinnering:

• Klantnummer en/of ordernummer
• Factuurnummer van de onbetaalde factuur
• Vervaldatum van de factuur
• Te betalen bedrag
• Betalingstermijn
• Verzoek tot betaling
• Onderwerp van de factuur (verleende diensten of bezorgde producten)

Wanneer stuur ik een betalingsherinnering?

Je reageert het best zo snel mogelijk na het verstrijken van de betalingstermijn. Hoorde je na 10 á 14 dagen nog steeds niets? Dan neem je het best opnieuw contact op.

Betalingsherinneringen stuur je dus in fases:

• Eerste betalingsherinnering
• Tweede betalingsherinnering
• Derde betalingsherinnering

Krijg je nog steeds geen gehoor? Dan wordt het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Stuur een eerste herinnering

Je belt je klant op om de onbetaalde factuur op te klaren. Vaak is de kans groot dat het een misverstand is. Heb je graag schriftelijk bewijs? Dan volstaat een e-mail met alle details nodig voor betaling.

Klanten contacteren over onbetaalde facturen kan complex zijn, zeker wanneer je een goede persoonlijk band hebt met je klant. Daarom is het belangrijk je voor te houden dat je in eerste instantie vooral een herinnering stuurt. Niets dat de relatie hoort te verzuren, dus.

💡Accountable tip: Door je herinnering te markeren als ‘herinnering’ roep je een gevoel van dringendheid op en vermijd je dat klanten betaling verder uitstellen. Vermeld dus niet dat dit een eerste herinnering is.

Geen reactie? Tweede herinnering

Heb je geen reactie gekregen van je klant? Dan stuur je een tweede herinnering sowieso schriftelijk - per brief of e-mail.

Deze keer kan je iets strenger zijn en je klant herinneren aan de algemene voorwaarden op je factuur of, beter nog, die hij op voorhand heeft getekend. Wijs je klant er eventueel op dat die het risico loopt op een achterstandsrente.

Derde herinnering: aangetekend schrijven

Driemaal is scheepsrecht: je derde herinnering stuur je per aangetekend schrijven. Vanaf deze ingebrekestelling kan je de boete vragen die je in je algemene voorwaarden voorziet in geval van achterstand en waarnaar je in de tweede herinnering verwees.

In de meeste gevallen is dit de laatste stap die je zelf neemt. Krijg je nog steeds geen gehoor? Dan schakel je het best een professional in.

Welke professionele hulp kan ik inschakelen om onbetaalde facturen te innen?

Met een professional in het spel is er veel kans dat je schuldenaar snel betaalt. Vaak is het idee van verdere stappen zelfs al voldoende om te overtuigen.

Als dat niet zo is, kan je rekenen op volgende instanties:

• Incassobureau
• Gerechtsdeurwaarder
• Advocaat
• Buitengerechtelijke terugvordering

Incassobureau

Incassobureaus zijn commerciële bedrijven gespecialiseerd in het innen van schulden bij bedrijven of particulieren. 

Ze spreken je schuldenaar aan zonder de rechtbank erbij te halen, waardoor je een commerciële relatie met je klant kan behouden. Hun bedrijfsmodel is vaak gebaseerd op het beginsel van ‘no cure, no pay’.

Deze agentschappen betaal je een op voorhand vastgelegd percentage op het geïnde bedrag dat op voorhand werd afgesproken. Innen ze niets? Dan betaal je niets.

Het risico van deze aanpak is dat je klant waarschijnlijk weet dat deze incassobedrijven hen niet voor de rechter gaan dagen, waardoor die hun dagvaardingen mogelijk niet ernstig neemt.

💡Accountable tip: als je schuldenaar de factuur betwist, doe dan geen beroep op een incassobureau. In dat geval is het de rechtbank die het geschil tussen jullie moet beslechten.

Gerechtsdeurwaarder

Een deurwaarder contacteer je in het kader van een procedure voor een minnelijke invordering of een gerechtelijke procedure voor de rechtbank.

• In het geval van een minnelijke invordering treedt de deurwaarder op als bemiddelaar en stuurt die eerst een schriftelijke aanmaning naar de schuldenaar. Zo hoef je niet naar de rechtbank te gaan.

Elke deurwaarder bepaalt zelf de prijs voor een minnelijke invordering.

• In het geval van een gerechtelijk procedure is de deurwaarder de persoon die de dagvaarding overhandigt aan de schuldenaar. Dat vooruitzicht is soms voldoende om een wanbetaler de ernst van de situatie te tonen en meteen te doen betalen. 

Wordt er een vonnis wordt uitgesproken? Dan eist de deurwaarder het verschuldigde bedrag op bij de schuldenaar thuis en gaat die, indien nodig, over tot beslaglegging.

Bij een gerechtelijke procedure krijgt de gerechtsdeurwaarder met wettelijk vastgestelde vergoeding.

Advocaat

Gaat de zaak misschien naar de rechtbank? Neem dan zo snel mogelijk een advocaat onder de arm. Niet alleen adviseert een advocaat je, die onderneemt ook de juiste stappen volgens het gerecht:

1. Stap 1 - Ingebrekestelling of betalingsbevelprocedure. De vergoedingen voor deze diensten lopen op tot € 250, afhankelijk van de tarieven die de kabinetten bepalen.
2. Stap 2 - Als je klant niet reageert op een brief met de hoofding van je advocatenkabinet, kan je advocaat de gerechtelijke procedure starten.

Vanaf het ogenblik dat je iemand voor de rechter daagt, moet je nieuwe kosten voorzien: registratiekosten per akte, kosten van dagvaarding, rolrechten, pleidooikosten, rechtsplegingsvergoeding...

De advocaat verdedigt je belangen voor de rechter. Bij een uitspraak in jouw voordeel, krijg je de schuldvordering, strafbeding, achterstandsrente en gerechtskosten die je eerst zelf moest betalen, terugbetaald.

Als de schuldenaar veroordeeld wordt, moet die de gerechtskosten betalen. De eventuele kosten voor de uitvoering van het vonnis (vb. inbeslagneming) en een vergoeding van € 700 euro bij de rechtbank van koophandel zijn ook ten laste van de schuldenaar, tenzij die insolvent of failliet is.

Kortom: een gerechtelijke procedure is de moeite waard als je factuur minstens € 1000 bedraagt, je goed je voorwaarden op voorhand hebt aangegeven en je schuldenaar kredietwaardig is!

Buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure

Je wil graag rechtszekerheid zonder een zware omweg langs de rechtbank? Dan kies je het best voor een buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure.

De wetgever voerde de procedure in 2016 in omdat ⅓ van alle facturen tussen bedrijven te laat werd betaald, wat soms ernstige liquiditeitsproblemen met zich meebracht.

Je moet aan 3 voorwaarden voldoen:

• de schuldenaar is een onderneming
• het gaat om een Belgische onderneming of de onderneming is ingeschreven in de ondernemingsdatabank van andere Europese lidstaten
• de klant betwist de factuur niet

Voldoe je aan de voorwaarden? Dan start de buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure:

• De advocaat onderzoekt of de schuldvordering in aanmerking komt voor deze procedure.
• Als je in aanmerking komt, stuurt de gerechtsdeurwaarder een aanmaning tot betaling naar de schuldenaar met de nodige bewijsstukken en een reactieformulier. Nu controleert de gerechtsdeurwaarder ook de solvabiliteit van de schuldenaar.
• De schuldenaar heeft uiterlijk 1 maand om te reageren met betaling, door betalingsfaciliteiten aan te vragen of door de schuld te betwisten.

→ Als de schuldenaar betaalt, eindigt de procedure.

→ Als de schuldenaar de onbetaalde factuur betwist, kan je overstappen naar een gerechtelijke procedure met een sterk dossier.

→ Als de schuldenaar niet reageert, ga je naar de volgende stap:

• Als de schuldenaar niet reageert of de betalingsfaciliteiten niet nakomt, maakt de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op 8 dagen na het einde van de maand waarin de schuldenaar moest reageren.
• Een magistraat verklaart de pv uitvoerbaar verklaard, wat betekent dat de gerechtsdeurwaarder de pv kan uitvoeren. Het hele proces verloopt elektronisch.

Deze nieuwe procedure is een pak goedkoper, sneller en doeltreffender dan voorheen. Bovendien hoef je niet naar het gerecht te gaan en zet je dus je commerciële relatie minder op het spel.

Zorg wel  voor een goede dosis geduld als je deze procedure start: een schuldvordering innen duurt nog steeds tot zes maanden. Wacht er niet mee om dit dossier op te lossen. Hoe langer je wacht, hoe minder je je eraan wil zetten en hoe minder kans je hebt om je geld te zien.

Welke mogelijkheid kies ik het best om onbetaalde facturen te innen?

Incassobureau, deurwaarder, advocaat, gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure? Aan jou om te bepalen hoeveel tijd en geld de terugvordering van je factuur en het behoud van je commerciële relatie waard is.

Het risico op onbetaalde facturen verkleinen, begint bij het opstellen van krachtige facturen en slimme algemene voorwaarden. 

Met Accountable vertrouw je erop dat je facturen sterk staan. Betaalt een klant je dan toch niet op tijd? Dan krijgt die automatisch een betalingsherinnering. Start vandaag met een gratis trial.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?