Commercieel of residentieel huurcontract! Welke kosten kunt u aftrekken?

Heb je een belastingvraag?
Onze AI Boekhouder beantwoordt ze via e-mail.

Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein

Stel je vraag

Wanneer je als zelfstandige in België werkt, kun je huurlasten hebben voor gebouwen, kantoren, werkruimtes … die je gebruikt voor je activiteit. Maar of deze kosten aftrekbaar zijn, hangt sterk af van welk type huurcontract je hebt en hoe de ruimte gebruikt wordt (aparte kantoorruimte, gedeeld met privégebruik, enz.).

In grote lijnen onderscheidt men:

• Een commercieel huurcontract (voor bedrijfsruimtes, volledig voor professioneel gebruik)

• Een normaal residentieel huurcontract (voor woonruimte of een combinatie van wonen en werken)

Deze indeling is belangrijk omdat de fiscus beide types anders behandelt: hoe het contract het gebruik beschrijft, of de verhuurder de inkomsten aangeeft als beroepsinkomsten en hoeveel van de ruimte professioneel of privé wordt gebruikt.

1. Commercieel huurcontract

1.1. Wanneer een contract duidelijk voor bedrijfsruimtes is

Als je een aparte werkruimte (kantoor, bedrijfsruimte) huurt onder een contract dat duidelijk professioneel gebruik vermeldt, dan zit je veilig. Als je een aparte werkruimte huurt, los van je woning, is het proces eenvoudig. In dat geval kun je de huur als een volledig aftrekbare beroepskost beschouwen. Als bewijs heb je het contract, facturen, bankafschriften, enz. nodig.

1.2. Aftrekbare kosten bovenop de huur

Wanneer je je activiteit uitoefent in commercieel gehuurde ruimtes, zijn de meeste beroepskosten die verband houden met de ruimte volledig aftrekbaar, aangezien de lokalen uitsluitend voor professionele doeleinden worden gebruikt.

Nutsvoorzieningen: water, gas, elektriciteit, verwarming

Alle kosten voor nutsvoorzieningen die aan de commerciële ruimte verbonden zijn, zijn volledig aftrekbaar. Het bewaren van facturen en bewijsstukken blijft vereist.

Internet, telefoon, software, uitrusting

• Internet en telefoon: de volledige kost is aftrekbaar omdat het contract betrekking heeft op een professionele ruimte.

• Software en kantooruitrusting: laptops, schermen, bureaus, ergonomische stoelen en soortgelijke items zijn volledig aftrekbaar wanneer ze professioneel gebruikt worden. Ook items zoals lampen, planten, meubilair voor wachtruimtes, decoratie of alles wat de professionele werkruimte verbetert, zijn volledig aftrekbaar.

• Verzekering voor materiaal: volledig aftrekbaar.

2. Residentieel huurcontract

2.1. Wanneer je een deel van je woning huurt (homeoffice)

De situatie wordt complexer wanneer je een deel van je woning (die je huurt) gebruikt voor werk. In dat geval zijn de belangrijkste vragen: laat het contract professioneel gebruik toe? Welk deel van de oppervlakte wordt professioneel gebruikt en welk deel privé? De fiscus verwacht duidelijkheid.

Dit betekent dat je, als je je woning huurt, je huur NIET kunt aftrekken, tenzij een deel van de woning uitdrukkelijk wordt aangeduid voor professioneel gebruik, en dit ook zo in het huurcontract staat. Dit komt doordat de verhuurder anders belast wordt op dat gedeelte van de inkomsten.

In de praktijk:

• Het huurcontract moet expliciet vermelden welk deel van de woning voor professionele activiteiten gebruikt wordt en welk deel voor privégebruik.

• Je kunt alleen het deel van de huur aftrekken dat overeenkomt met het professionele gebruik.

• Als het contract of de registratie niet correct is opgesteld, kan de aftrek geweigerd worden en loop je een verhoogd risico op controle.

2.2. Aftrekbare kosten bovenop de huur

Voor zelfstandigen die van thuis uit werken, moeten kosten proportioneel worden afgetrokken volgens het percentage van professioneel gebruik.

Nutsvoorzieningen: water, gas, elektriciteit, verwarming

Je mag nutsvoorzieningen proportioneel aftrekken op basis van de oppervlakte die aan het thuiskantoor wordt toegewezen. Voorbeeld: als je kantoor 15% van de totale woonoppervlakte vertegenwoordigt, mag je 15% van de nutsvoorzieningen aftrekken.

Internet, telefoon, software, uitrusting

• Internet: aftrekbaar volgens het percentage dat je voor professioneel gebruik kunt aantonen.
  Voorbeeld: 5 werkdagen op 7 → 5/7 aftrekbaar.

• Kantoormeubilair en apparatuur: aftrekbaar indien gebruikt voor professionele doeleinden (laptop, scherm, bureau, ergonomische stoel). Andere items die het thuiskantoor ondersteunen (lampen, planten, klein meubilair) zijn aftrekbaar in de mate dat ze het professionele gebruik dienen.

• Verzekering voor materiaal: aftrekbaar in verhouding tot het professionele gebruik.

3. Hoe je huur in Accountable te registreren

Als je de huur voor het privé- en professionele deel van het pand samen betaalt, vermeld dan de afzonderlijke bedragen in de mededeling van je bankoverschrijving.
Wanneer dit gebeurd is, download je het betalingsbewijs van die maand en upload je het onder de categorie “Werkplaats → Huur” voor het bedrag dat overeenkomt met het professionele gebruik.

Dit type uitgave is vrijgesteld van btw, dus selecteer 0% btw met als reden: “Dit item is vrijgesteld van btw.”

Voor een commercieel huurcontract kun je het maandelijkse betalingsbewijs op dezelfde manier registreren als hierboven beschreven.

4. Belangrijke praktische regels

• Duidelijke documentatie: Het contract moet duidelijk aangeven welk deel voor professioneel gebruik is, welk deel van de huur professioneel is, enz.

• Oppervlakteverhouding: Wanneer een deel van de woning voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt, bereken je
  (m² beroepsruimte ÷ totale m²) om toe te passen op de kosten. De fiscus kan dit controleren.

• Registratieverplichtingen: Sinds 2024 (inkomstenjaar 2023) is er een nieuwe bijlage (formulier 270 MLH) die moet worden ingevuld wanneer je huurkosten aftrekt. Zie de gelinkte informatie voor meer details.

• Gevolgen voor de verhuurder: Als jouw aftrek ertoe leidt dat de verhuurder belast wordt volgens de regels voor beroepsmatige verhuur in plaats van residentiële verhuur, kan dit weerstand veroorzaken. Controleer altijd de clausules in het contract.

• Vermijd controlegevaar: Als je een grote aftrek claimt voor professioneel gebruik van een residentiële woning zonder solide documentatie, kan dit de aandacht van de fiscus trekken.

Samenvattende tabel

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?