Btw verleggen: wat, wanneer en hoe?

Wanneer je handelt met een klant in een buitenland – of dat nu een product of dienst is, binnen of buiten de EU – moet je voldoen aan bijzondere btw-regels. Maar hoe zit de btw-verleggingsregeling in elkaar? Wanneer mag je btw verleggen? Dat ontdek je hier.

• Wat betekent ‘btw verlegd’ in België?
• Wanneer mag je btw verleggen?
• Hoe maak je een factuur met btw verlegd?
• Wat is de impact op je btw-aangifte?

Wat betekent ‘btw verlegd’ in België?

‘Btw verlegd’ betekent dat je als verkoper bij de verhandeling van goederen of diensten tussen twee btw-plichtige entiteiten uit de Europese Unie geen btw in rekening brengt. Het is namelijk niet jij als verkoper, maar je klant die btw in eigen land moet declareren, betalen en aftrekken. En natuurlijk moet dat volgens de regels die in het eigen land gelden. Het systeem werd bijna 20 jaar geleden in het leven geroepen om het vrije verkeer van goederen en diensten binnen de Europese Unie zoveel mogelijk te vergemakkelijken.

Wanneer mag je btw verleggen?

Concreet verleg je enkel btw als je:

• btw-plichtig bent 
• en periodieke aangiften doet

Twee voorbeeldjes:

• Je geeft een opleiding aan een Nederlands bedrijf gevestigd in Eindhoven. Dan reken jij de geleverde diensten aan zonder btw en vermeld je de verleggingsregeling op je factuur. Je Nederlandse klant declareert, betaalt en vordert de btw op je dienst vervolgens terug tijdens zijn eigen btw-aangifte.
• Je koopt een tweede scherm voor je computer in Polen en laat die in België leveren. Dan betaal je de btw op dit scherm tijdens je volgende btw-aangifte. Aangezien je de btw op dat scherm echter terugvordert op basis van het professionele gebruik, trek je de btw tegelijkertijd ook (gedeeltelijk) terug. Let wel: over het algemeen is de btw op technologische apparatuur in België aftrekbaar tot een maximum van 75%.

Als je in Europa koopt of verkoopt onder de verleggingsregeling, moet je altijd controleren dat het btw-identificatienummer van je tegenpartij geldig is. Om jouw leven gemakkelijker te maken, heeft de Europese Commissie een website gemaakt waarin je dat gemakkelijk ziet: de ‘VIES‘.

Als je klant na controle niet btw-plichtig blijkt te zijn, moet je wel btw aanrekenen. Je behandelt die dan – als het ware – als een particuliere klant.

Hoe maak je een factuur met btw verlegd?

Wanneer zeker bent dat je klant daadwerkelijk btw-plichtig is, moet je op jouw factuur vermelden dat je de intracommunautaire verleggingsregeling hebt toegepast. Op die manier kan je klant de btw aangeven en terugvorderen tegen de in zijn land geldende tarieven.

Factuur met ‘btw verlegd’ voor goederen binnen de Europese Unie

Als je binnen de EU goederen verkoopt, stel je je factuur als volgt op:

• Beschrijving van de goederen zoals je dat normaal doet
• Voeg de verplichte vermelding toe: ‘Btw verlegd: Art. 39 bis – intracommunautaire levering’

Toch bang voor een foutje? Stel je facturen dan op met Accountable, dan staat de juiste vermelding automatisch op je factuur.

Factuur met ‘btw verlegd’ voor diensten binnen de Europese Unie

Als je binnen de EU diensten verkoopt, stel je je factuur zo op:

• Beschrijving van je diensten zoals je dat normaal doet
• Voeg de verplichte vermelding toe: ‘Btw verlegd: Art 21 § 2 van het Belgische btw-wetboek’

Voor zowel diensten als goederen mag je ook verwijzen naar de Europese wetgeving en de volgende voetnoot toevoegen: “Verleggingsregeling – artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.

⚠️ Wanneer je zelf iets koopt uit een ander Europees land, controleer dan of de factuur die je ontvangt aan deze regels voldoet. Anders loop je de kans om bestraft te worden.

Wat is het medecontractantregime?

Ook in binnenland kan je in aanmerking komen voor btw-verlegging:

• Je bent btw-plichtig, 
• dient periodieke aangiften in en
• renoveert je kantoor, werkplaats of werkruimte

Dat is de kans groot dat je aannemer het medecontractantenregime toepast en je een factuur zonder btw overhandigt. Het is aan jou, de klant, om de btw aan te geven en te verleggen.

⚠️ Net zoals bij de intracommunautaire verlegging moet je voorzichtig omgaan met dit systeem. Anders loop je risico op administratieve sancties!

Wat is de impact op je btw-aangifte?

Het btw-bedrag verschijnt eenvoudigweg twee keer in je btw-aangifte:

• Bij ‘te betalen’ btw 
• Bij de ‘af te trekken’ btw

Zo is komt het dus vaak op hetzelfde neer als wanneer je iets in België aankoopt.

FAQ: Veelgestelde vragen over btw verleggen

Wat betekent btw verleggen?

Wanneer je als Belgische zelfstandige een goed of dienst verkoopt aan een buitenlandse klant uit de Europese unie, moet je geen btw in rekening brengen. Dit omdat je klant de btw in eigen land moet betalen, volgens de regels die in het eigen land gelden. Vandaar de term ‘verleggen’, want je verlegt de btw naar het eigen land van je klant. Hetzelfde principe geldt voor de omgekeerde beweging, wanneer jij een goed of dienst koopt in een ander land dan België (maar binnen de EU).

Wanneer moet je de btw verleggen?

Je moet de btw verleggen wanneer je zaken doet met een buitenlandse klant, die binnen de EU is gevestigd en wanneer beide partijen btw-plichtig zijn.

Hoe verleg je de btw?

Door de ‘intracommunautaire verleggingsregeling’ te vermelden op je factuur. Bij de verkoop van goederen doe je dit door “Btw verlegd: Art. 39 bis – intracommunautaire levering” te vermelden en bij diensten is dit “Btw verlegd: Art 21 § 2 van het Belgische btw-wetboek”.

Houd de btw-verleggingsregeling goed in het achterhoofd en pas die juist toe wanneer nodig. Óf je laat het harde werk aan onze app over, natuurlijk. Accountable stelt automatisch je facturen conform de wet op én neemt ze correct op in je btw-aangifte. Gemakkelijker kan niet.