Hoe werkt btw als zelfstandige? Met deze tips kom je alles te weten!

Wat is btw eigenlijk?

Dat is eenvoudig, het is de belasting over de toegevoegde waarde, een belasting die de eindconsument betaalt.

Ze wordt toegepast op het merendeel van de commerciële transacties en ze vormt een grote bron van inkomsten voor de staat: die heeft er dus alle belang bij dat dit mechanisme goed draait.

Als zelfstandige ontvang je deze belasting van de consument (d.w.z. je klant) op jouw goederen of diensten. Je stort die vervolgens elke maand of elk trimester (afhankelijk van je omzet) door aan de staat. Bij de btw ben je dus een tussenpersoon tussen de staat en de consument. Het goede nieuws is gelukkig dat je de btw die je betaalt over je professionele uitgaven, kunt aftrekken van de btw die je moet terugbetalen aan de staat. In dit artikel leggen we je er alles over uit!

Het percentage van de belasting hangt af van de aard van de goederen en diensten, naargelang hun noodzaak:

• 6% voor eerste levensbehoeften, producten zoals boeken, farmaceutische producten, water, melk en melkproducten, levende dieren en vlees, diensten zoals personentransport, enz.
• 12% voor goederen en diensten die van sociaal of economisch belang zijn. Dat gaat van margarine tot een abonnement op betaaltelevisie alsook traiteur- en cateringdiensten (dranken en de levering van voorbereide gerechten niet inbegrepen)
• 21% voor… al de rest

Het is aan jou om het percentage te kennen dat van toepassing is op jouw goederen of diensten en dat aan te rekenen.

Via je btw-aangiften en de bijhorende stortingen kent en ontvangt de staat wat hem toekomt. En je ziet het al aankomen: het is geen kleinigheid, die btw. Dus voordat je je hierin gooit, lees je best de volgende paragraaf: misschien ontdek je zo wel dat je vrijgesteld bent van alle btw-verplichtingen.

Wie moet geen btw-aangifte indienen?

• Bepaalde (zeldzame) beroepen

Bepaalde vrije beroepen die zich toespitsen op bijstand voor personen, zijn niet onderworpen aan de btw. Ze hebben dan ook geen btw-nummer. Dokters, kinesitherapeuten en gezinshulpen, bijvoorbeeld, maken deel uit van deze categorie.

• Wie kiest voor de btw-vrijstellingsregeling

Sinds januari 2016 kan je, als je jaaromzet onder de 25.000 euro bedraagt, kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling.

Het voordeel? Je moet niet inzitten met de btw-aangiften. Je factureert zonder btw, dus blijf je betaalbaarder voor de particulier die de btw die hij betaalt, niet terugkrijgt.

Het nadeel? Je kan de btw op je aankopen niet terugkrijgen. Eens je jaaromzet hoger ligt dan 25.000 euro, moet je je aanpassen aan het btw-stelsel en je klanten ook.

OPGELET

• Je moet sowieso je btw-nummer activeren.
• Je moet hoe dan ook een klantenlisting voor 31 maart hier indienen (ieder jaar vanaf het moment dat je een btw nummer hebt). Je bent hier enkel van vrijgesteld als je klanten geen Belgisch btw-nummer hebben en als je omzetcijfer per klant met een Belgisch btw-nummer per jaar geen 250 euro overschrijdt.
• Controleer of je beroep vrijgesteld is van de btw. Bij bepaalde beroepen (de vastgoedsector, bereiding van maaltijden, levering van teruggewonnen materialen) is dit niet mogelijk.

Voldoe je aan alle voorwaarden? Dan volgt hier hoe je kan kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling:

Als je in een bepaald jaar wilt kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling, moet je hem aanvragen aan de controledienst, ten laatste voor 15 december van het voorgaande jaar.

Als je als zelfstandige begint onder de btw-vrijstellingsregeling, schat je je omzet in je aanvraag tot identificatie voor btw-doeleinden bij aanvang van een activiteit (formulier 604A). Dit bedrag wordt vergeleken met de 25.000 euro dat een centraal gegeven is in de btw-vrijstellingsregeling.

Hoe dien je je btw-aangifte in?

Is geen van de vorige situaties op jou van toepassing? Verdict: dan moet je je wel degelijk houden aan de btw-verplichtingen. We hebben gelukkig een goede gebruiksaanwijzing voor jou samengesteld, die stap na stap alles uitlegt.

In het algemeen ontvang je btw op alles wat je verkoopt en je betaalt deze belasting op alles wat je koopt. Het verschil tussen die twee gaat in de schatkist van de staat. Het is via jouw btw-aangifte dat dit bedrag wordt meegedeeld aan het Ministerie van Financiën.

De overheid heeft heel graag dat je dit volgens de regels van de kunst doet. Ze heeft dus een tutorial voorzien, die je hier vindt: ga naar Welkomstpagina / Verzending via scherm / Nieuw / Periodieke btw aangifte. Van hieruit volg je de gids, scherm per scherm, om te begrijpen hoe je je btw-aangifte moet invullen zonder fouten te maken.

Om je btw-aangifte in te dienen, moet je naar Intervat, het online platform, gaan. Goede raad: hou je identiteitskaart, je PIN-code en je kaartenlezer bij de hand. Je zult ze nodig hebben voordat je kunt starten.

De andere oplossing is … je boekhouder opzadelen met dit hete hangijzer. Dit is volledig jouw keuze! Weet wel dat de overheid streng is en boetes oplegt bij inbreuken.

Wanneer dien je je btw-aangifte in?

Dat hangt af van je omzet:

• Omzet > 2.500.000 euro (btw niet inbegrepen): maandelijkse aangifte + betaling van de daaruit voortvloeiende btw ten laatste op de 20e van de maand die volgt op de activiteiten in kwestie.
• Omzet < of = 2.500.000 euro (btw niet inbegrepen): trimestriële aangifte + betaling van de btw ten laatste op de 20e van de eerste maand die volgt op het trimester van de activiteiten in kwestie. In december moet je ook een voorschot betalen op de belasting op de activiteiten uit het vierde trimester.

De minister van Financiën heeft een mooie kalender opgesteld met de verschillende betaal- en aangiftetermijnen. Die vind je hier!

Je kan ook kiezen voor een forfaitaire btw-regeling als je omzet niet hoger ligt dan 750.000 euro en je een beroep uitoefent waarbij je weinig facturen uitschrijft (slager, bakker, frietkotuitbater, kapper, enz.). Het is aan jou om, eventueel met je boekhouder, te bekijken of dit een interessante optie is.

Wees niet te snel: je moet niet enkel de aangifte indienen

• Er is ook de jaarlijkse lijst van de belastingplichtige afnemers

Op 31 maart van elk jaar moet je de lijst van al je btw-belastingplichtige afnemers in België indienen via het onoverkomelijke Intervat. De tutorial vind je hier, volg Welkomstpagina / Verzending via scherm / Nieuw / Klantenlisting

• En de intracommunautaire listing

Dit is de lijst van alle handelingen die je onderneming voor btw geïdentificeerde klanten in andere landen van de EU heeft verricht. Deze listing is driemaandelijks als je btw-aangiften dit ook zijn en maandelijks als je btw-aangiften maandelijks zijn. Je moet die opnieuw indienen via Intervat en je kan hulp krijgen, nog steeds met deze tutorial.

Wat moet je doen als je btw-statuut verandert?

A. Je start een activiteit en je registreert je voor btw?

Je moet het formulier 604 A opsturen naar de voor jou bevoegde dienst. Je kan dit ook doen in een erkend ondernemingsloket of met een boekhouder, mits vergoeding. Je btw-nummer is hetzelfde als je ondernemingsnummer, met BE ervoor.

B. Je activiteit verandert?

Deze veranderingen houden, onder meer, een adresverandering of een andere benaming van je activiteit in: je moet het formulier 604B indienen bij de bevoegde dienst binnen de maand die volgt op de verandering.

C. Je beëindigt je activiteit?

In dezelfde lijn moet je het formulier 604 C indienen bij de bevoegde dienst in de maand die volgt op de beëindiging van de activiteit die btw-belastingplichtig is.

Is INTERVAT beheren of de diensten inroepen van een boekhouder voor een eenvoudige taak zoals het beheer van je btw niets voor jou? Dan hebben wij de oplossing!

Accountable is een mobiele applicatie die verbonden is aan je professionele bankrekening en je boekhouding voor een groot deel automatiseert. Wanneer je een aankoop of een verkoop doet, moet je enkel een foto van het bonnetje of van de factuur nemen via de app en de suggesties die de app voorstelt, valideren (de categorie in de boekhouding.