Les frais de représentation pour les indépendants en Belgique

En tant qu’indépendant, maintenir vos relations rime souvent avec dépenses : un repas d’affaires par-ci, un trajet en taxi par-là. La bonne nouvelle ? Vous pouvez déduire ces frais de représentation de votre chiffre d’affaires. Vous payez ainsi moins d’impôts. Mais pas question de déduire tout et n’importe quoi, car le fisc adore contrôler cette catégorie de frais. Suivez le guide pour rester en règle !

Les frais de représentation, c’est quoi ?

Les frais de représentation correspondent aux dépenses nécessaires pour nouer et / ou renforcer les relations avec vos clients, vos fournisseurs ou encore vos partenaires. En bref, tous les frais engagés pour « représenter » votre entreprise. Mais avec quelques limites, bien entendu.

Exemple : 

Imaginez, vous vous rendez à un événement de networking. Vous pouvez déduire le coût du ticket d’entrée, du parking et du t-shirt floqué de votre logo. Par contre, n’essayez pas de déduire le montant de votre amende de parking ou de vos chaussures flambant neuves, ça ne passera pas.

Vous l’aurez compris, cette catégorie de frais professionnels est très générale, voire « fourre-tout ». Certains indépendants sont tentés d’y introduire des frais privés : qui saura que vous dînez avec votre partenaire de vie et non avec votre partenaire d’affaires ?

Et bien, les contrôleurs fiscaux pourraient vous débusquer. Ils sont bien au courant de ce type d’abus et lors d’un  contrôle, ce sont les premiers qu’ils iront éplucher. Il est donc primordial de rester raisonnable en déduisant vos frais professionnels.

Quel est le montant maximum déductible ?

C'est une question que les indépendants se posent souvent. En réalité, il n'y a pas de montant maximum défini, mais proportionnellement, ils doivent rester raisonnables par rapport à votre chiffre d'affaires.

Les frais de représentation sont en général déductibles à 100 %, sauf exceptions comme les frais de restaurant et de réception et les cadeaux d’affaires.

Si vous avez des dépenses mixtes (privées et professionnelles), vous pouvez en déduire une partie au prorata. Cela signifie que vous déduisez la part proportionnelle à votre usage professionnel. 

Exemple :

Un plombier achète un billet de train à 17 € pour rendre visite à un fournisseur. Il déduit alors l’entièreté de ces 17 € de son chiffre d’affaires. Mais s’il achète une carte de 10 trajets, il déduira seulement les trajets utilisés pour ses déplacements professionnels.

Les types de frais de représentation

La catégorie des frais de représentation est large, et il peut être compliqué de la distinguer des autres frais professionnels. Pour y voir plus clair, voici les types les plus courants : 

• Frais de transport et de déplacement
• Frais de nourriture
• Frais de logement 
• Vêtements de travail
• Cadeaux d’affaires
• Évènements professionnels

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Les frais de transport et de déplacement

Cette catégorie couvre les déplacements dans l’intérêt de votre entreprise. Un billet d’avion pour vous rendre à une conférence, un taxi pour rencontrer un partenaire, une voiture de location pour visiter l’usine d’un fournisseur…

Le moyen de transport importe peu (bus, taxi, avion, train, voiture de location, etc.). C’est le contexte de la dépense qui détermine s'il s'agit d'un frais de représentation. Voyager en Espagne juste pour ‘trouver de l’inspiration’, sans motif concret comme un congrès ou une formation introuvable en Belgique ? Ce ne sera pas accepté. 

🚗 Si vous vous déplacez en voiture de société, rendez-vous sur notre article dédié pour tout comprendre sur vos frais (carburant, car wash, etc.).

Les frais de nourriture

Vous discutez d’un contrat autour d’un moules-frites au restaurant du coin ? Vous organisez un apéro pour votre journée portes ouvertes ? Les frais de nourriture se répartissent en deux catégories :

• Les frais de restaurant sont déductibles à 69 %. Par exemple, si vous dépensez 60 € pour un lunch avec un partenaire potentiel, vous pourrez déduire 41,4 € (soit 69 % de 60 €). Condition : vous devez consommer la nourriture dans l’établissement.
• Les frais de réception sont déductibles à 50 %. Il s’agit par exemple des plats livrés à votre bureau. Vous pouvez en plus y inclure des frais divers, comme la location d’une salle, les services d’un maître de cérémonie, etc.

💡 En principe, la TVA n’est pas récupérable sur les frais de nourriture.

Tant que vous êtes en mesure de prouver le lien avec votre activité professionnelle, vous pouvez rester serein en cas de contrôle fiscal. Voici quelques astuces à suivre :

• Évitez d’aller au restaurant seul, en dehors des déplacements professionnels et en dehors des jours de travail (week-ends, jours fériés).
• Par prudence, gardez une preuve identifiant la personne invitée, comme un échange d’e-mails.
• La recommandation est de respecter un maximum de 5 % de votre revenu en frais de restaurant. Le fisc pourrait se poser des questions si vous déboursez des sommes astronomiques.

Les frais de logement

Vous pouvez tout à fait loger dans un hôtel ou un studio dans le cadre d’un déplacement… dans la limite du raisonnable.

Vous vous en doutez : hors de question de déduire les nuits d’hôtel liées à un séjour de vacances, ni d’ailleurs vos loisirs et vos activités de tourisme.

Enfin, pensez à séparer vos factures de celles de votre conjoint. Il ou elle paiera sa nuit d’hôtel de son côté. Et si votre facture d’hôtel inclut les frais de restaurant, demandez de les comptabiliser à part. Car comme vous le savez maintenant, ces frais ne sont déductibles qu’à 69 %.

Les frais vestimentaires

L’administration fiscale est stricte en ce qui concerne la déductibilité des vêtements.

✅ Ce qui est déductible : 

• Les vêtements professionnels imposés, comme les chaussures de sécurité, les robes d’avocat, un gilet réfléchissant, etc ;
• Les vêtements portant le logo de votre entreprise ;
• Les vêtements et accessoires des artistes, nécessaires à l’exercice de leur art. 

❌ Ce qui n’est pas déductible. Tous les autres vêtements à usage général représentent un risque fiscal : les habits de ville, de cérémonie, de voyage… En outre, il est interdit de déduire l’achat d’un costume ou les services d’un tailleur.

Les cadeaux d’affaires

Il est tout à fait possible (et stratégique) d’offrir des cadeaux d’affaires pour renforcer vos relations commerciales. Cela tombe bien, vos cadeaux d'affaires sont déductibles à 50 % pour votre impôt sur le revenu. 

Vous pouvez même les déduire à 100 % dans deux cas : 

• Le montant des cadeaux est inférieur à 50 € hors TVA par année civile et par client. Si vous offrez une boîte de pralines à votre fidèle fournisseur, par exemple, ça passera sans problème.
• Vous achetez un cadeau d’affaires lors d’un voyage : il entre alors dans la catégorie des frais de voyage.

De quoi optimiser vos impôts tout en faisant plaisir à quelqu’un.

Événements professionnels

Développer son réseau professionnel est essentiel pour tout indépendant. C’est pourquoi l’administration fiscale vous autorise à déduire les frais qui servent cet objectif.

Que veut-on dire par là ? Il s’agit entre autres des prix d’entrée à des événements (conférences, congrès, etc.), d'abonnements à des réseaux professionnels ou à un club d’entrepreneurs, etc.

À nouveau, le contexte est déterminant. Payer une place de concert pour voir votre artiste favori n’a aucun lien avec votre entreprise. Par contre, si vous êtes un professionnel du spectacle, il est possible de participer à des événements artistiques dans un but professionnel (par exemple pour étendre votre réseau).

Pour aller plus loin sur les frais professionnels

Retenez que les frais professionnels doit respecter quatre conditions : 

1. Les frais doivent avoir un lien direct avec votre activité d’indépendant.
2. Vous devez avoir fait votre dépense au cours de l’année imposable.
3. Les frais ont pour objectif de générer ou conserver les revenus de votre entreprise.
4. Vous devez justifier les frais par une facture, un reçu ou une souche TVA. Conservez toujours vos preuves d’achat.

Envie d’en savoir plus ? Lisez notre guide complet pour tout savoir sur les frais professionnels des indépendants en Belgique.

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Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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