Les délais administratifs à ne pas manquer

En tant qu’indépendant(e), vous avez souvent la sensation qu’il n’y a pas assez d’heures (de travail) dans une journée. Il faut penser à mille choses et être à plusieurs endroits à la fois. Par ailleurs, il y a un certain nombre d’échéances administratives incontournables qu’il vaut mieux ne pas rater. Nous avons tout répertorié pour vous afin que vous gardiez une vue d’ensemble et puissiez noter les dates dans votre agenda.

💡Conseil Accountable : Ajoutez cet article de blog à vos favoris, car les échéances ci-dessous reviennent chaque année !

4 trimestres par an

En tant qu’indépendant(e), le mot « trimestre » devrait toujours vous attirer votre attention. En effet, la plupart des tâches administratives, telles que les déclarations de TVA ou les cotisations sociales, sont regroupées par trimestre. Ainsi, selon le type d’administration, une action est attendue de votre part au début ou à la fin de chaque trimestre.

Un trimestre est composé de 3 mois et les dates de début et de fin sont les mêmes chaque année :

🌑 Trimestre 1 : 1 janvier – 31 mars
🌒 Trimestre 2 : 1 avril – 30 juin
🌓 Trimestre 3 : 1 juillet – 30 septembre
🌕 Trimestre 4 : 1 octobre – 31 décembre

💡Conseil Accountable : Vous envisagez de créer une nouvelle entreprise ou de vous lancer dans une activité complémentaire ? Faites-le au début d’un trimestre. Vous payez des cotisations sociales pour un trimestre entier. Donc si vous démarrez une nouvelle activité le 30 mars, vous payez l’intégralité des cotisations sociales pour le premier trimestre. Il est donc préférable d’attendre quelques jours et démarrer votre activité au début du nouveau trimestre. Vous économiserez ainsi quelques sous bien mérités.💰

Déclaration d’impôt

Une fois par an, vous déposez une déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques. Selon l’entité de votre entreprise, vous pouvez également être amené à déposer une déclaration d’impôt sur les sociétés.

🧍Impôt sur le revenu des personnes physiques

Si vous introduisez une déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques en version papier, les documents doivent parvenir au bureau des impôts au plus tard le 30 juin. Tenez compte des délais d’acheminement de la poste.

Si vous introduisez l’impôt des personnes physiques par voie électronique, via Tax-on-web, la date limite est le 15 juillet. Pour les indépendants (personne physique ou société), la date limite est fixée au 18 octobre.

Votre comptable le fait pour vous ? Dans ce cas, il a jusqu’au 18 octobre pour le faire.

*Cette date de dépôt tardive en octobre peut varier d’une année à l’autre. Pour plus d’informations sur les dates limites et les déclarations d’impôts les plus précises, cliquez ici.

🏢 Impôt des sociétés

La déclaration d’impôt sur les sociétés se fait par voie électronique via Biztax. À partir de la date de clôture du bilan, indépendamment de la date de l’assemblée générale, vous avez 7 mois pour déposer votre déclaration d’impôt sur les sociétés.

Cotisations sociales

En tant qu’indépendant(e), chaque trimestre vous devez payer des cotisations sociales aux caisses d’assurance sociale. Au début de chaque trimestre, vous recevez une demande de paiement pour les cotisations de ce trimestre. Vous devez effectuer ce paiement avant la fin du trimestre.

Paiement tardif ? Si vous n’avez pas payé vos cotisations sociales avant la fin du trimestre, la caisse d’assurances sociales vous facturera un supplément de 3 % à la fin de chaque trimestre. Vous n’avez toujours pas payé vos cotisations sociales à la fin de l’année civile ? Dans ce cas, il y aura également une augmentation unique de 7 % sur la partie de vos cotisations que vous n’avez pas encore réglée. 

Déclaration de TVA

Si, en tant qu’indépendant(e), vous êtes assujetti(e) à la TVA, vous percevez la TVA sur les biens ou services vendus pour chaque facture que vous envoyez à vos clients. Vous devez reverser cette TVA collectée à l’État tous les trimestres. D’autre part, vous pouvez également récupérer la TVA sur certains frais professionnels, ce qui réduit le montant à reverser à l’État. En principe, la taxe sur la valeur ajoutée est une opération nulle, mais elle implique tout de même une certaine administration. 

Vous déposez votre déclaration de TVA au plus tard le 20 du mois suivant le mois ou le trimestre au cours duquel vous avez collecté ou récupéré la TVA. La déclaration de TVA se fait via l’application Intervat. Le même principe s’applique au paiement de la TVA.

Déclarataion mensuelle ou trimestrielle ?

En principe, la règle veut que vous déposiez votre déclaration de TVA tous les mois. Toutefois, il est possible de déposer une déclaration trimestrielle, par exemple si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas 2.500.000 EUR (hors TVA). En revanche, il n’est pas possible de déposer une déclaration trimestrielle si vous êtes tenu de déposer des déclarations intracommunautaires mensuelles. Vous trouverez ici d’autres conditions relatives aux déclarations trimestrielles de TVA. 

Vous avez droit à une déclaration trimestrielle ? Alors inscrivez ces dates dans votre agenda !

🌑 20 avril : déclaration et paiement trimestre 1
🌒 20 juillet* : déclaration et paiement trimestre 2
🌗 20 octobre : déclaration et paiement trimestre 3
🌕 20 janvier : déclaration et paiement trimestre 4

* Pendant l’été, le SPF Finances applique une date limite plus tardive pour l’introduction de la déclaration à la TVA et la déclaration du trimestre 2 peut être introduite jusqu’au 10/08. Toutefois, le paiement s’effectue comme d’habitude.

Attention, les déclarations et les paiements tardifs peuvent entraîner une amende.

Paiements anticipés

Il est possible d’effectuer des paiements anticipés de vos impôts. Cela permet même de bénéficier d’un certain nombre d’avantages, notamment d’une prime ou d’une réduction d’impôt pour les indépendants au cours de leurs trois premières années d’activité. 

Les versements anticipés doivent être effectués dans les délais impartis. Ces dates varient pour chaque année d’imposition, mais vous pouvez supposer que l’argent doit être sur le compte de l’administration fiscale avant.

Veuillez noter que les dates peuvent varier d’une année à l’autre. En cas d’ajustement de la date, celle-ci est toujours plus tardive, jamais plus précoce. Pour connaître les dates les plus précises de cette année, cliquez ici.

🌑 10 avril pour le 1^e  trimestre
🌒 10 juillet pour le 2^e trimestre
🌗 10 octobre pour le 3^e trimestre
🌕 20 décembre pour le 4^e trimestre

Vous trouverez les dates exactes chaque année sur le site du SPF Finances. Inscrivez-les dans votre agenda car vous risquez d’encourir une amende si votre avance est en retard sur le compte.

La liste des clients

Tous les indépendant assujettis à la TVA doivent chaque année établir une liste des numéros de TVA belges des personnes avec lesquelles ils ont travaillé au cours de l’année civile précédente. Vous n’indiquez que les clients auxquels vous avez fourni des biens ou des services d’une valeur supérieure à 250 euros (hors TVA). 

Pour la liste des clients, vous pouvez indiquer en grand sur voter calendrier le 31 mars de chaque année.

Vous n’êtes pas assujetti(e) à la TVA parce que vous relevez du régime d’exonération des petites entreprises ? Dans ce cas, vous devez également soumettre une liste de clients, sauf si votre liste de clients est nulle (c’est-à-dire, vos clients n’ont pas de numéro de TVA belge) ou si vos clients ont un numéro de TVA belge mais que votre chiffre d’affaires annuel par client n’excède pas 250 euros. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici.

Liste intracommunautaire

Vous exercez votre activité en dehors de la Belgique ? Dans ce cas, vous devez, en tant qu’entrepreneur assujetti à la TVA, soumettre chaque trimestre une liste intracommunautaire. La liste intracommunautaire est une liste de toutes les opérations que vous avez effectuées avec des clients assujettis à la TVA dans d’autres pays de l’UE.

Les pouvoirs publics vous simplifient la tâche à cet égard, car les délais sont les mêmes que ceux de la déclaration de TVA. Si vous déposez votre déclaration de TVA tous les mois, vous devez également déposer votre liste intracommunautaire tous les mois. Si vous déposez votre déclaration à la TVA tous les trimestres, vous pouvez faire de même pour la liste intracommunautaire. 

La date est le 20 du mois suivant le mois ou le trimestre au cours duquel les biens ou les services ont été livrés. Pour la déclaration trimestrielle, respectez ces dates-ci :

🌑 20 avril : déclaration et paiement trimestre 1
🌒 20 juillet : déclaration et paiement trimestre 2
🌗 20 octobre : déclaration et paiement trimestre 3
🌕 20 janvier : déclaration et paiement trimestre 4

Besoin d’un rappel ?

Être indépendant(e) n’est pas une mince affaire. Facilitez-vous la tâche et essayez gratuitement Accountable. Nous nous chargeons de vous envoyer des rappels à l’approche des échéances fiscales et administratives importantes, afin que vous puissiez vous concentrer sur le plus important : votre activité.