Administratieve deadlines die je beter niet mist als zelfstandige

Als zelfstandig ondernemer weet je als geen ander dat er te weinig (werk)uren in een dag zijn. Je moet aan duizend-en-één dingen tegelijk denken en op verschillende plaatsen aanwezig zijn. Daarbovenop zijn er een aantal niet-te-missen administratieve deadlines die je maar beter in je agenda zet. Om het overzicht te behouden, hebben we alles op een rijtje gezet voor je. 

💡Accountable tip: zet deze blog in bij je favoriete bookmarks, want onderstaande deadlines komen jaarlijks terug!

4 Kwartalen per jaar

Bij het woord ‘kwartaal’ moet er, als je zelfstandige of freelancer bent, steeds een belletje gaan rinkelen. De meeste administratieve zaken, zoals de btw-aangifte of de sociale zekerheidsbijdragen worden namelijk gegroepeerd per kwartaal. Afhankelijk van het soort administratie, wordt er dus aan het begin of einde van elk kwartaal actie verwacht van jou.

Een kwartaal bestaat uit 3 maanden en de start- en einddatum zijn elk jaar hetzelfde: 

🌑 1ste kwartaal 1: 1 januari – 31 maart

🌒 2e kwartaal 2: 1 april – 30 juni

🌓 3e kwartaal 3: 1 juli – 30 september

🌕 4e kwartaal: 1 oktober – 31 december

💡Accountable tip: Van plan om een nieuwe onderneming uit de grond te stampen of wil je starten in bijberoep? Doe dit dan aan het begin van een kwartaal. Je betaalt namelijk sociale bijdragen voor een volledig kwartaal. Start je een nieuwe zaak op 30 maart, dan betaal je de volle pot aan sociale bijdragen voor het eerste kwartaal. Je kan dus beter enkele dagen wachten tot de start van het nieuwe kwartaal. 💰

Belastingaangifte

Eén keer per jaar doe je een aangifte van de personenbelasting. Afhankelijk van de entiteit van jouw zaak, is het ook mogelijk dat je een vennootschapsbelasting moet indienen.

🧍Personenbelasting

Dien je de personenbelasting op papier in, dan moeten de documenten ten laatste op 30 juni aangekomen zijn bij de belastingdienst. Houd hierbij rekening met de levertijden van de post.

Als je de personenbelasting digitaal via Tax-on-web indient is de deadline 15 juli.

Tenzij:

• Je boekhouder het voor je doet: hij of zij heeft tijd tot 18 oktober*
• Ook voor elektronische aangiften met specifieke inkomsten (zelfstandigen) wordt de deadline verlengd tot oktober.

*De latere indiendatum in oktober kan per jaar verschillen. Meer info over de meest accurate deadlines en de belastingaangifte, vind je hier.

🏢 Vennootschapsbelasting 

De aangifte van de vennootschapsbelasting gebeurt elektronisch via Biztax. ​​Vanaf de balansdatum heb je, ongeacht de datum van de algemene vergadering, 7 maanden de tijd om je aangifte voor de vennootschapsbelasting in te dienen.

Sociale bijdragen

Elk kwartaal moet je als zelfstandige sociale bijdragen betalen aan het sociaal verzekeringsfonds. Aan het begin van elk kwartaal ontvang je een betalingsverzoek voor de bijdragen van dat kwartaal. Deze betaling moet je uitvoeren voor het einde van het kwartaal.

Te laat met betalen? Als je op het einde van het kwartaal je sociale bijdragen niet hebt betaald, dan rekent het sociale verzekeringsfonds 3 % extra aan bij het verstrijken van elk kwartaal. Heb je op het einde van het kalenderjaar je sociale bijdragen nog steeds niet betaald? Dan komt er ook nog een eenmalige verhoging van 7 % bij op dat deel van je bijdragen dat je nog niet betaald hebt. 

Btw-aangifte

Wanneer je als zelfstandige of freelancer onderworpen bent aan btw, ontvang je voor elke factuur die je stuurt naar klanten de btw op de verkochte goederen of diensten. Deze geïnde btw moet je elk kwartaal terugstorten naar de staat. Anderzijds kan je ook btw op een aantal professionele kosten recupereren, wat het bedrag dat je moet teruggeven aan de staat verkleint. In principe is de belasting op toegevoegde waarde een nuloperatie, maar toch komt er wat administratie bij kijken. 

De btw-aangifte dien je in ten laatste op de 20ste van de maand volgend op de maand of het kwartaal waarin je btw hebt geïnd of gerecupereerd. De btw-aangifte gebeurt via de Intervat-toepassing. Voor de betaling geldt hetzelfde principe. 

Maandelijks of per kwartaal?

In principe geldt er de regel dat je je btw-aangifte maandelijks moet indienen. Toch is het mogelijk om je aangifte per kwartaal te doen, bijvoorbeeld als je omzetcijfer niet meer dan 2.500.000 EUR (excl. btw) bedraagt. Het is dan weer niet mogelijk om je aangifte per kwartaal te doen als je verplicht bent om maandelijks intracommunautaire opgaven in te dienen. Andere voorwaarden voor de btw-aangifte per kwartaal, vind je hier. 

Kom je in aanmerking voor een aangifte per kwartaal? Dan zet je deze data best in je agenda! Let op, de data kunnen jaarlijks afwijken. In geval dat de datum aangepast wordt is het altijd later, nooit vroeger. Voor de meest accurate data dit jaar, kijk je best even hier.

🌑 20 april: aangifte en betaling kwartaal 1

🌒 20 juli*: aangifte en betaling kwartaal 2

🌗 20 oktober: aangifte en betaling kwartaal 3

🌕 20 januari: aangifte en betaling kwartaal 4

* Tijdens de zomer hanteert de FOD Financiën een latere deadline voor het indienen van je btw-aangifte en mag de aangifte van kwartaal 2 tot 10/08 ingediend worden. De betaling gebeurt wel zoals gewoonlijk.

Let op, laattijdige aangiftes en betalingen kunnen leiden tot een boete.

Voorafbetalingen

Het is mogelijk om voorafbetalingen te doen van je belastingen. Dit brengt zelfs een aantal voordelen met zich mee, waaronder een bonificatie of belastingvermindering voor zelfstandige natuurlijke personen in hun eerste 3 jaar. 

De voorafbetalingen moeten binnen de vastgestelde termijnen gebeuren. Deze data verschillen per aanslagjaar, maar je kan ervan uitgaan dat het geld op de rekening van de belastingdienst moet staan vòòr:

🌑 10 april voor het 1ste kwartaal

🌒 10 juli voor het 2de kwartaal

🌗 10 oktober voor het 3de kwartaal

🌕 20 december voor het 4de kwartaal

De exacte data vind je elk jaar terug op de website van FOD Financiën. Zet het in je agenda, want je riskeert een boete als je voorschot te laat op de rekening staat.

Klantenlisting

Alle zelfstandigen of freelancers die onderworpen zijn aan btw, moeten jaarlijks een lijst van de Belgische btw-nummers van waar je mee hebt gewerkt in het vorige kalenderjaar opstellen. Je lijst enkel de klanten op waar je goederen of diensten aan hebt geleverd met een waarde van meer dan 250 euro (excl. btw). 

Voor de klantenlisting zet je jaarlijks best een groot kruis op 31 maart.

Ben je niet onderworpen aan btw omdat je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt? Ook dan moet je een klantenlisting indienen, tenzij je een nihil-klantenlisting hebt (je klanten hebben geen Belgisch btw-nummer) of als je klanten wél een Belgisch btw-nummer hebben maar je jaarlijkse omzet per klant niet meer dan 250 euro bedraagt. Meer info daarover vind je hier.

Intracommunautaire listing

Zaken gedaan buiten België? Dan moet je als btw-plichtige ondernemer elk kwartaal een intracommunautaire listing indienen. De opgave van de intracommunautaire handelingen is een lijst met alle handelingen die je met btw-plichtige klanten in andere landen van de EU hebt verricht.

De overheid maakt het je op dit vlak simpel, want de deadlines zijn dezelfde als die van de btw-aangifte. Dien je je btw-aangifte maandelijks in, dan moet je je intracommunautaire listing ook maandelijks indienen. Dien je elk kwartaal je btw-aangifte in, dan mag je hetzelfde doen voor de intracommunautaire opgave. 

De datum is de 20ste van de maand volgend op de maand of het kwartaal waarin de goederen of diensten hebt geleverd. Voor de kwartaalaangifte houd je je aan deze data:

🌑 20 april: aangifte en betaling kwartaal 1

🌒 20 juli: aangifte en betaling kwartaal 2

🌗 20 oktober: aangifte en betaling kwartaal 3

🌕 20 januari: aangifte en betaling kwartaal 4

Reminder nodig?

Er komt veel kijken bij het leven als zelfstandige. Maak het jezelf makkelijk en probeer Accountable gratis uit. Wij lichten je in wanneer belangrijke belasting- en administratie deadlines naderen, zodat jij je kan focussen op wat écht belangrijk is: je zaak.