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e-invoicing voor Belgische zelfstandigen

Facturation électronique : obligatoire pour les indépendants ?

Écrit par Valesca Wilms, Content Manager
Mis à jour le
Lu en 4 minutes

En tant qu’entreprise, vous êtes libre de facturer de la manière qui vous convient, tant que toutes les informations nécessaires figurent sur votre facture. Souvent, la facturation se fait encore par courrier postal ou via des PDF scannés. À partir de 2026, toutes les factures échangées entre entreprises belges devront cependant être électroniques. Cette nouvelle obligation vous concerne-t-elle également ? Continuez votre lecture pour trouver des réponses à toutes vos questions.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture envoyée en ligne selon un format spécifique. Cependant, facturer électroniquement n’est pas tout à fait la même chose que facturer en ligne. Numériser une facture et l’envoyer en ligne au format PDF ne compte pas comme une facture électronique. Une facture électronique, ou facture digitale, doit répondre à des normes spécifiques pour garantir qu’elle soit lue et traitée correctement par les logiciels de facturation.

Les factures électroniques sont logiquement créées via des logiciels de facturation. De tels programmes peuvent également envoyer, recevoir et traiter automatiquement vos factures électroniques.

La norme européenne pour la facturation électronique

Certaines grandes entreprises utilisent des factures électroniques depuis les années 80. Au fil du temps, de nombreux formats de factures électroniques ont émergé. Cela compliquait la communication entre les entreprises, rendant la généralisation de la facturation électronique difficile. Cependant, ces dernières années, la facturation numérique a connu une accélération suite à la directive européenne 2014/55.

Depuis 2017, il existe une norme européenne pour l’envoi, le paiement et le traitement des factures électroniques selon un format structuré. Cette norme comprend une liste de tous les termes autorisés sur les factures électroniques et définit comment ces termes doivent être interprétés et utilisés par les logiciels.

De plus, l’Europe a développé le réseau PEPPOL pour l’échange de factures électroniques au sein de l’Union européenne.

Quels sont les avantages des factures électroniques ?

Chaque année, le gouvernement perd beaucoup d’argent en impôts en raison de facturations inadéquates ou de fraudes. L’obligation d’utiliser des factures électroniques rendra la fraude fiscale beaucoup plus difficile à l’avenir. Mais ce n’est là qu’un des nombreux avantages de la facturation électronique.

C’est également une innovation importante pour l’environnement. Pensez aux économies réalisées en termes de papier, d’encre et d’envois postaux.

Mais il existe également de nombreux avantages pour vous. Étant donné qu’une partie importante de la facturation et du traitement se fait automatiquement, vous perdez moins de temps. De plus, le risque d’erreurs est considérablement réduit grâce au format standard des factures.

D’autres développements restent à être élaborés, mais il est fort probable que la facturation électronique puisse également alléger d’autres charges administratives. Par exemple, les déclarations de TVA pourraient également être (en partie) automatisées une fois que tout le monde utilisera des factures électroniques.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

La facturation électronique se fait via un logiciel de facturation qui assure l’envoi automatique, le traitement et même le paiement des factures. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?

Pour rendre cela possible, il est important que les factures suivent des normes spécifiques et que les fichiers puissent être facilement lus par le logiciel. C’est pourquoi les factures électroniques sont créées sous forme de fichiers XML selon le format UBL, spécialement conçu pour les factures numériques. Ces normes garantissent que toutes les informations nécessaires pour une facture sont effectivement présentes.

Les factures électroniques sont envoyées, éventuellement automatiquement, au destinataire via un canal sécurisé tel que PEPPOL. La facture électronique peut être directement intégrée dans le système comptable du destinataire pour un traitement automatique. Comme ce programme respecte les mêmes normes, les informations peuvent être facilement lues et il y a rarement des erreurs lors du traitement. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez également suivre beaucoup plus facilement le statut de vos factures via ces canaux.

Qu’est-ce que PEPPOL ?

Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online. Il s’agit d’un cadre pour l’échange en temps réel de factures entre entreprises, quelles que soient leur taille ou leur localisation. Ce réseau fermé a été créé pour envoyer en toute sécurité des documents commerciaux numériques tels que des factures en Europe. Entre-temps, les entreprises de tous les continents peuvent utiliser PEPPOL pour la facturation électronique.

Questions fréquentes sur la facturation électronique et l’e-invoicing (FAQ)

À partir de quand la facture électronique devient-elle obligatoire en Belgique ?

La facture électronique est déjà obligatoire pour les marchés publics. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises belges devront également facturer électroniquement entre elles. Pour l’instant, aucune obligation n’est prévue pour la facturation électronique aux particuliers.

Comment puis-je commencer à utiliser la facturation électronique ?

Pour commencer, vous avez besoin d’un logiciel de facturation électronique. Cela peut faire partie d’un plus grand logiciel ou être un programme de facturation personnalisé pour votre entreprise. Par exemple, Accountable est un programme de comptabilité et de facturation parfait pour les freelances et les indépendants. Votre programme choisi permet généralement d’envoyer des factures aux entreprises et aux particuliers via Hermes. Cet outil garantit que vos factures parviennent à vos clients de manière lisible, même s’ils n’ont pas de programme pour traiter les factures électroniques. Vous pouvez également suivre le traitement de vos factures, tout comme sur la plateforme Mercurius pour les marchés publics.

Y a-t-il des coûts associés à la facturation électronique ?

La facturation électronique en elle-même n’a pas de coût, mais vous devez tenir compte de vos frais logiciels mensuels. Par exemple, Accountable coûte entre 20 et 30 euros par mois, mais cela reste raisonnable compte tenu des économies réalisées grâce à la facturation électronique.

La facturation électronique est-elle sécurisée ?

La facturation électronique est absolument sécurisée car les factures sont envoyées via un réseau fermé. Ces réseaux sont également tenus d’identifier les utilisateurs afin que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux factures. Cela garantit que les factures sont authentiques et non une tentative de fraude.

Les factures doivent-elles être conservées sur papier ?

Vous n’êtes pas obligé de conserver vos factures électroniques sur papier, mais c’est possible. Selon le SPF Finances, vous pouvez « conserver les factures aussi bien sur papier que sous forme électronique, quel que soit le format d’origine ».

Des questions supplémentaires sur la facturation électronique ?

Consultez les informations sur le site officiel de la facture électronique.

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Valesca Wilms, Content Manager
Valesca Wilms, Content Manager

En tant que Content Manager chez Accountable, Valesca offre à ses lecteurs une expérience de contenu passionnante et engageante. Grâce à sa propre expérience en tant qu’indépendante en marketing de contenu & rédactrice, Valesca connaît les tenants et aboutissants des déclarations d’impôts pour les travailleurs indépendants. Son objectif est de vous fournir des solutions faciles et compréhensibles pour gérer vos déclarations de revenus sans stress avec Accountable.

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