E-invoicing of elektronische facturatie voor zelfstandigen
Lees in 4 minuten
Als bedrijf mag je op gelijk welke manier factureren, zolang de nodige informatie maar op je factuur staat. Vaak gebeurt die facturatie nog per post of via ingescande PDFs. Vanaf 2026 moet alle facturatie tussen Belgische bedrijven echter met elektronische facturen gebeuren. Is die nieuwe verplichting ook voor jou van toepassing? Lees verder en vind een antwoord op al jouw vragen.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur die volgens een specifiek formaat online verstuurd wordt. Elektronisch factureren is echter niet helemaal hetzelfde als online factureren. Een factuur scannen en online versturen als PDF geldt namelijk niet als e-factuur. Een e-factuur, of digitale factuur, moet aan bepaalde normen voldoen die ervoor zorgen dat de facturen correct gelezen en verwerkt kunnen worden door facturatiesoftware.
E-facturen worden logischerwijs ook via facturatiesoftware opgesteld. Zo’n softwareprogramma kan je elektronische facturen trouwens ook automatisch verzenden, ontvangen en verwerken.
De Europese norm voor e-invoicing
Sommige grote ondernemingen gebruiken al sinds de jaren ’80 elektronische facturen. In de loop der jaren zijn er echter vele elektronische factuurformaten ontstaan. Dat bemoeilijkte de communicatie tussen bedrijven waardoor een wijd gebruik van e-invoicing niet meteen mogelijk werd. In de laatste jaren is digitale facturatie nu toch in een stroomversnelling gekomen na de Europese richtlijn 2014/55.
Sinds 2017 is er een Europese norm voor het versturen, betalen en verwerken van digitale facturen volgens een gestructureerd factuurformaat. Deze norm omvat een lijst van alle termen die gebruikt mogen worden op elektronische facturen en definieert hoe deze termen geïnterpreteerd en gebruikt moeten worden door softwareprogramma’s.
Daarnaast ontwikkelde Europa het PEPPOL-netwerk voor de uitwisseling van elektronische facturen binnen de Europese Unie.
Wat zijn de voordelen van e-facturen?
Elk jaar loopt de overheid veel belastinggeld mis door gebrekkige facturatie of fraude. De verplichting van e-facturen zal belastingfraude in de toekomst veel moeilijker maken. Maar dat is slechts één van de vele voordelen van e-facturatie.
Ook voor het milieu is dit een belangrijke innovatie. Denk maar aan de besparingen op vlak van papier, inkt en verzendingen via de post.
Maar ook voor jou hebben digitale facturen vele voordelen. Aangezien een aanzienlijk deel van de facturatie en verwerking automatisch gebeurt, verlies je minder tijd. Bovendien wordt de kans op fouten veel kleiner dankzij het standaardformaat voor de facturen.
Verdere ontwikkelingen moeten nog uitgewerkt worden, maar het is goed mogelijk dat e-facturatie ook andere administratieve lasten zal kunnen verlichten. Btw-listings en btw-aangiften zouden, bijvoorbeeld, ook (deels) geautomatiseerd kunnen worden eenmaal iedereen e-facturen gebruikt.
Hoe werkt e-invoicing?
Elektronisch factureren gebeurt via facturatiesoftware die zorgt voor een automatische verzending, verwerking en zelfs betaling van de facturen. Maar hoe werkt dat nu precies?
Om dit mogelijk te maken, is het belangrijk dat de facturen specifieke normen volgen en dat de bestanden makkelijk gelezen kunnen worden door de software. Daarom maak je e-facturen als XML-bestanden volgens het UBL-formaat, dat speciaal gecreëerd werd voor digitale facturen. Deze normen bieden de garantie dat alle nodige informatie voor een factuur er ook effectief op staat.
Elektronische facturen worden — eventueel automatisch — naar de ontvanger gestuurd via een beveiligd kanaal zoals PEPPOL. De e-factuur kan bij de ontvanger rechtstreeks in het boekhoudsysteem worden opgenomen voor een automatische verwerking. Omdat dit programma dezelfde normen respecteert, kan de informatie makkelijk worden gelezen en gebeuren er zelden fouten bij de verwerking. Als ondernemer kan je via deze kanalen ook veel makkelijker de status van je facturen opvolgen.
Wat is PEPPOL?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een framework voor de real time uitwisseling van facturen tussen bedrijven, ongeacht hun grootte of locatie. Dit gesloten netwerk werd gecreëerd om digitale zakelijke documenten zoals facturen veilig te versturen binnen Europa. Ondertussen kunnen bedrijven uit alle continenten PEPPOL gebruiken voor digitale facturatie.
Veelgestelde vragen over elektronische facturatie en e-invoicing (FAQ)
De e-factuur is al verplicht voor overheidsopdrachten. Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven ook onderling elektronisch factureren. Voorlopig is er nog geen verplichting in zicht voor e-facturering aan particulieren.
Om te beginnen heb je een softwareprogramma voor e-facturatie nodig. Dit kan onderdeel zijn van een groter softwarepakket of het kan een facturatieprogramma zijn op maat van je bedrijf. Accountable is, bijvoorbeeld, een perfect boekhoud- en facturatieprogramma voor freelancers en zelfstandigen. Jouw gekozen programma maakt het normaal ook mogelijk om facturen te versturen aan bedrijven en particulieren via Hermes. Deze tool zorgt ervoor dat je facturen op een leesbare manier bij je klant terechtkomen, zelfs wanneer deze geen programma heeft om e-facturen te verwerken. Je kan er ook de verwerking van je facturen opvolgen, net zoals via het Mercuriusplatform voor overheidsopdrachten.
Aan e-facturatie zelf zijn geen kosten verbonden maar je moet wel rekening houden met je maandelijkse softwarekosten. Accountable kost bijvoorbeeld € 20 tot € 30 per maand, maar dat valt best mee als je rekening houdt met de kostenbesparing die gepaard gaat met elektronische facturatie. Deze kosten met betrekking tot e-facuratie zijn overingens tijdelijk voor 120% fiscaal aftrekbaar.
E-facturatie is absoluut veilig want de facturen worden via een gesloten netwerk verstuurd. Deze netwerken zijn ook verplicht om gebruikers te identificeren zodat enkel geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de facturen. Zo weet je natuurlijk ook dat de facturen echt zijn in plaats van een poging om je te bedriegen.
Je bent niet verplicht om je e-facturen op papier te bewaren, maar dat mag wel. Volgens de FOD Financiën mag je “facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat”.
Nog vragen over e-invoicing?
Raadpleeg de informatie van de Vlaamse Overheid of lees de officiële website van de e-factuur.
Heb je gevonden wat je zocht?
Fijn om te horen!
Blijf op de hoogte! Laat je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van updates en onze nieuwste tips voor zelfstandigen zoals jij.
Het spijt ons dat te horen.
Kun je ons vertellen waarom dit artikel niet nuttig voor je was?
Bedankt voor je reactie. 💜
We waarderen je feedback en zullen het gebruiken om onze inhoud te optimaliseren.
Dit lezen andere zelfstandigen
Als Content Manager bij Accountable weet Valesca haar lezers te informeren op een prikkelende en makkelijk begrijpbare manier. Dankzij haar ervaring als freelance content- en copywriter kent Valesca de struikelblokken van de belastingaangifte voor zelfstandige ondernemers. Het is dan ook haar missie om samen met Accountable een oplossing te bieden voor jouw belastingen-stress.
