Heb je een proforma factuur nodig voor een opdracht? Maar heb je geen idee wat de betekenis daarvan is of waarom je klant zo’n factuur vraagt? Geen probleem.
Een proforma invoice is een soort voorlopige factuur. Het geeft je klant een gedetailleerd overzicht van de te leveren goederen en/of diensten. Meestal stel je dit op nadat een offerte is goedgekeurd maar voor je aan de slag gaat.
Een proforma invoicer lijkt sterk op een gewone factuur, maar er is een belangrijk verschil: een proforma factuur is niet rechtsgeldig terwijl een gewone factuur dat natuurlijk wel is.
Dit betekent dat:
Daarnaast raden we aan om te vermelden wanneer de pro forma factuur aangevraagd werd, wanneer ze opgemaakt is en tot wanneer de voorwaarden geldig zijn.
Men denkt soms dat het niet nodig is om btw te vermelden op een proforma invoice omdat deze niet rechtsgeldig is. Je moet de btw namelijk niet écht vorderen en de klant kan ze ook niet recupereren.
Toch raden we aan om de btw wel te vermelden want zo geef je volledige en correcte informatie.
Er wordt ook vaak onterecht gedacht dat een pro forma factuur een voorschotfactuur is. Hoewel je beide facturen stuurt voordat je aan de opdracht begint, is er een belangrijk verschil tussen beide. Een proforma factuur is, zoals gezegd, niet rechtsgeldig terwijl een voorschotfactuur dat wel is.
Als een klant je betaalt op basis van een pro forma factuur kan je die betaling niet inboeken. Als je zelf een leverancier zou betalen op basis van een pro forma factuur dan heb je ook een probleem. Je zal namelijk de betaalde btw niet kunnen recupereren.
Als een pro forma factuur niet rechtsgeldig is, waarom zou je er dan toch een maken en versturen? Omdat er enkele situaties zijn waarin een pro forma factuur wel nuttig is.
📋 Wanneer een buitenlandse klant jouw goederen wil importeren, kan een pro forma factuur helpen om vergunningen, transportverzekeringen en douaneformaliteiten in orde te brengen. Het document toont namelijk aan wat de klant zal importeren en tegen welke prijs.
🏷️ Daarnaast kan een proforma factuur interessant zijn om prijzen mee te delen wanneer een klant nog niet zeker is van de gewenste aantallen.
🏦 Ook wanneer je klant financiering wil aanvragen bij de bank, kan zo’n factuur helpen om het dossier completer te maken.
🚚 Verder is het nuttig om een pro forma factuur te maken voor zendingen waarvoor geen betaling vereist is. (Denk aan garantieleveringen of productstalen).
🛃 Ten slotte is het in sommige landen gewoon verplicht om met een pro forma factuur te werken. Meer informatie hierover kan je vinden via Access2Markets.
Een pro forma factuur maak je in principe zoals een gewone factuur. Maar je moet er, zoals gezegd, duidelijk “pro forma” op vermelden.
Daarnaast houd je best rekening met deze aandachtspunten:
We hebben het al een paar keer vermeld, maar nog een keer voor de duidelijkheid: een pro forma factuur is geen rechtsgeldig document en je kan het dus niet opnemen in je boekhouding.
Wees dus altijd duidelijk in je communicatie en vergeet niet om een echte factuur op te maken voor de levering van je diensten of goederen.
Gebruik Accountable om makkelijk facturen te maken met de juiste vermeldingen voor internationale klanten. Probeer het nu gratis.
Auteur - Valesca Wilms
Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.
Wie is Valesca ?Bedankt voor je feedback!
Ja
Als zelfstandige met een eenmanszaak worden je inkomsten belast volgens de personenbelasting. Maar o...
Lees meerVanaf 2026 moeten alle Belgische zelfstandigen hun facturen via een specifiek formaat elektronisch v...
Lees meerWanneer je handelt met een klant in een buitenland – of dat nu een product of dienst is, binne...
Lees meerla qualité des conseils donnés
Maël Fraipont
Très bien, disponibilité !
Daniel Mpoy Mukeba
C’est hyper clair et le service est impeccable, vous répondez vite. La seule chose que j’ai remarqué qui pourrait être une nouvelle fonctionnalité: avoir la possibilité d’être plus précis au niveau de la détermination de ce qu’on paye pour nos cotisations sociales quand on a choisi un plan d’apurement. Par exemple, 300€ par mois au lieu que le choix soit juste par trimestre.
Patryk Borkowski
The coaching session on tax management was excellent, good material, excellent explanations and very insightful…my accountant and tax advisor are good, but never so comprehensive and accurate. Combined with the AI I never feel alone with Accountable
Sergio Barbarino
La rapidité de la réponse et l'efficacité
Véronique Rochet
Super snel en correct geholpen!
Jean-Charles Tibbaut
Le contact avec l'equipe ! On n'a pas affaire à un chat avec un robot stupide qui ne comprend rien mais avec des humains et un vrai dialogue
Freddy Carrette
altijd snelle, vriendelijke en professionele service. Ook al heb ik door gebrek aan activiteit weinig gebruik kunnen maken van uw diensten. Gisteren heb ik het contract opgezegd, en ook dat is heel vlot verlopen. Waarvoor dank.
Luc Kupers
The availability of your team to help and guide people to understand their finances better is what really makes Accountable valuable. While the AI is able to give answer to most of the basic questions, specific scenarios need counsel from a human which your team performs beautifully.
Sofiya Bogdan Neves
Top! Zeer tevreden wordt snel geholpen
Kadir Beler
