Of je nu een fysieke winkel, een digitale winkel of beide hebt, deze gids helpt je om je boekhouding op orde te houden, aan de regels te voldoen en tijd te besparen samen met Accountable.
Dit is wat we in deze gids behandelen:
De belangrijkste zaken eerst
Hoe je inkomsten bijhouden: kasboeken, facturen & verkoopregels
Zakelijke uitgaven beheren en aftrekken
Wat je moet weten over inventaris, salarisadministratie, belastingen & online betalingen
👉 Uitsluitend contant geld winkel
Vereiste: Een kasboek is verplicht.
Actie: Dagelijkse ontvangsten moeten als inkomsten in het kasboek worden gecodeerd.
Deze praktijk is cruciaal voor het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie.
👉 Uitsluitend digitaal geld winkel
Vereiste: Een kasboek is niet nodig.
Actie: Dagelijkse ontvangsten moeten nog steeds worden gecodeerd.
Hoewel het kasboek niet vereist is, is het vastleggen van dagelijkse transacties essentieel voor het financiële toezicht.
👉 E-shop
Vereiste: Een kasboek is niet nodig.
Actie: Maandelijkse uitbetalingen moeten worden gecodeerd en er moet aandacht worden besteed aan OSS-drempels (One Stop Shop).
Dit zorgt voor naleving van de regels voor digitale verkoop en een correcte inkomstenrapportage.
🚨Voor btw-plichtigen moet de drempel van €10.000 voor verkoop aan particulieren binnen de EU (met uitzondering van België) handmatig worden gecontroleerd, omdat deze momenteel niet automatisch wordt bijgehouden. Meer informatie vind je hier.
🚨 Als je vrijgesteld bent van btw (kleine onderneming) dan heb je nog steeds recht op de drempel van €10.000 voor verkoop aan particulieren binnen de EU (met uitzondering van België). Deze drempel moet ook handmatig worden gecontroleerd.
Op verzoek kan er een nieuwe drempel van €100.000 voor de hele EU worden toegekend.
Meer informatie vind je hier.
Als winkeleigenaar (of eigenaar van een e-shop) in België is het belangrijk om een nauwkeurige financiële administratie bij te houden, waaronder een dagontvangstenboek en een kasboek. Het dagontvangstenboek is wettelijk verplicht, dus je bent verplicht het te gebruiken.
Wat is een dagelijks ontvangstenboek? 🤔 Een dagontvangstenboek is een boek waarin je dagelijks al je verkopen noteert waarvoor je geen factuur opstelt, ongeacht de betalingsmethode die de klant gebruikt.
Wat is een kasboek? 🤔 Een kasboek is een financieel dagboek waarin je alle kasontvangsten en -uitgaven noteert. Zowel bij een vereenvoudigde boekhouding als bij een dubbele boekhouding moet je een kasboek bijhouden. Dit kan op papier of digitaal via gespecialiseerde software.
❗️The dagelijks ontvangstenboek ≠ een kasboek. Het kasboek registreert alle aankopen en verkopen die contant worden ontvangen of betaald.
Dit is wat je moet weten over het bewaren van fysieke kopieën:
Dagelijks ontvangstenboek:
Dit is verplicht voor bedrijven die niet voor elke transactie een factuur uitschrijven.
Het moet een officieel, fysiek boek zijn met opeenvolgende genummerde en gebonden pagina's. Losse vellen zijn niet toegestaan. Losse vellen zijn niet toegestaan. (Je kunt er een hier vinden)
In het geval van een audit moet je dit fysieke boek samen met bewijsstukken kunnen laten zien.
Het dagontvangstenboek gebruiken 🤓
Fysieke kopie | |
Voer de onderstaande informatie dagelijks in:
|  |
Hoe dit te coderen in de app 📱
Ga naar 'Inkomsten' in de app.
Selecteer 'Voeg een andere inkomst toe' om een nieuwe boeking te maken.
Voer de datum in waarop de verkoop werd geregistreerd.
Voer de totale dagopbrengst in en zorg ervoor dat alleen transacties onder de €250 zonder factuur in het bonnenboek worden opgenomen.
Selecteer het toepasselijke btw-tarief voor de opbrengst. Maak voor elk btw-tarief een apart item aan in Accountable.
Upload een scan van de pagina, zoals een kopie van het fysieke bonnenboek of een digitale samenvatting.
Bevestig de boeking en zorg ervoor dat deze correct wordt opgenomen in je boekhouding.
Als de verkoop meer dan €250 (inclusief btw) bedraagt en aan een particulier wordt gedaan, ben je wettelijk verplicht om een factuur uit te reiken.
👉 Eenmaal de factuur aangemaakt is, moet je deze verkoop niet opnemen in je dagontvangstenboek - deze moet alleen op je facturen verschijnen.
💡 Voor verkoop aan bedrijven (B2B): Je moet altijd een factuur uitreiken, ongeacht het bedrag.
Scenario | Factuur nodig? | Opnemen in dagontvangestenboek? |
Verkoop onder €250 aan particulier | Nee | Ja |
Verkoop boven €250 aan particulier | Ja | Nee |
Verkoop B2B | Ja | Nee |
Kasboek (als je vaak met contante transacties werkt):
Het wordt gebruikt om alle in- en uitgaande kasstromen te registreren.
Net als het dagontvangstenboek moet het een gebonden boek zijn met genummerde pagina's. (Je kunt er hier een vinden)
Voor e-shops 👩💻
Voor je lokale online verkopen aan Belgische particulieren kun je een maandelijks verkoopoverzicht vinden op het platform dat je gebruikt.
Dit overzicht bevat het totale verkochte bedrag (inclusief btw) en dient als bewijsstuk voor je boekhouding. Je kunt dit totaal vervolgens coderen als een enkele factuur, met “Belgische particulier” als klant.
💡Tip: Maak er een gewoonte van om je inkomsten regelmatig te registreren - dagelijks, wekelijks of maandelijks. Het belangrijkste is dat je een consistent ritme vindt dat werkt voor jou.
Als het platform (Etsy, Shopify, ...) commissie neemt op je verkopen, kun je dit als volgt coderen:
➡️ Codeer de bruto inkomsten in je inkomsten scherm
➡️ Codeer de commissie als een uitgave in je uitgavenscherm
Je moet inkomsten registreren op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, niet wanneer de dienst of het product wordt geleverd.
Belangrijkste principes:
Factuurdatum is bepalend: Voor boekhoud- en btw-doeleinden wordt de factuurdatum gebruikt om de periode te bepalen waarin de inkomsten moeten worden geboekt.
BTW-aangifte: De btw moet worden aangegeven in het kwartaal waarin de factuur is uitgereikt.
Belastingaangifte: Voor de inkomstenbelasting moeten inkomsten worden geregistreerd in het jaar waarin ze daadwerkelijk zijn verdiend, ongeacht de factuurdatum.
1) Cadeaubon voor een product/dienst met één btw-tarief
Als de cadeaubon voor een product of dienst is waarvoor één btw-tarief geldt, kan deze onmiddellijk worden geboekt als een verkoop, waarbij het juiste btw-tarief wordt toegepast.
Als de cadeaubon wordt ingewisseld, is er geen verdere boekhoudkundige actie nodig, omdat de verkoop al is geboekt.
→ In dit geval: boek alleen de verkoop van de cadeaubon
2) Cadeaubon voor producten/diensten met meerdere btw-tarieven
Als de cadeaubon kan worden ingewisseld voor producten/diensten waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn (bijv. boeken tegen 6% en cd's tegen 21%), wordt er geen boekhoudkundige boeking gedaan op het moment van uitgifte.
De transactie wordt pas geboekt op het moment dat de cadeaubon wordt ingewisseld, omdat op dat moment het (de) toepasselijke btw-tarief (-tarieven) wordt (worden) bepaald. Op dat moment moet er een verkoopfactuur of boeking worden gemaakt.
→ In dit geval: registreer alleen de verkoop van de goederen of diensten, maar niet de verkoop van de cadeaubon.
💡 Niet vergeten
Het verkeerd coderen van cadeaubonnen kan leiden tot onjuiste btw-rapportage.
👉 Bedenk altijd wanneer de btw verschuldigd wordt:
➡️ Op het moment van verkoop (als het btw-tarief bekend is),
➡️ Of op het moment van inwisselen (als er meerdere btw-tarieven gelden).
Bij twijfel kun je beter wachten en de transactie registreren op het moment dat de cadeaubon wordt gebruikt.
Als winkelmanager kun je de volgende kosten voor 100% aftrekken:
Kantoorbenodigdheden |
Inventaris en materialen |
Professionele verzekeringen |
Boekhoudkosten en software (zoals Accountable) |
Rente op zakelijke leningen |
Energierekeningen voor je winkel (denk bijvoorbeeld aan je elektriciteitsrekening!) |
Marketing- en advertentiekosten |
Website hosting en onderhoud |
De volgende kosten kun je slechts gedeeltelijk aftrekken:
Uitgaven voor kantoor aan huis (als je vanuit huis werkt) |
Hypotheekrente of huur (dit moet in verhouding staan tot de kantoorruimte) |
Nutsvoorzieningen (in verhouding tot de kantoorruimte) |
Autokosten (gebaseerd op professioneel gebruik) |
Zakelijke maaltijden |
Relatiegeschenken |
Andere aftrekbare kosten waar je misschien nog niet aan hebt gedacht:
Sociale bijdragen |
Opleidings- en trainingskosten met betrekking tot je bedrijf |
Verzendkosten |
Bankkosten voor je zakelijke rekening |
❗️Belangrijk:
Bewaar alle bonnetjes en facturen als bewijs van je uitgaven.
Voor spullen voor gemengd gebruik (zoals een computer of telefoon) mag je alleen het percentage aftrekken dat zakelijk wordt gebruikt.
Grote investeringen (zoals apparatuur) moeten mogelijk over meerdere jaren worden afgeschreven.
“In België zijn bedrijven die goederen kopen en verkopen verplicht om hun voorraden bij te houden en te rapporteren in hun boekhouding. Het inventarisboek moet informatie bevatten over de kosten van de verkochte goederen en de waarde van de onverkochte voorraad aan het einde van elke boekhoudperiode.”
In dit artikel wordt uitgelegd hoe belangrijk je inventaris is en hoe je deze kunt bijhouden.
In dit artikel worden de kosten van een werknemer uitgelegd.
Inkomstenbelasting:
Als zelfstandige moet je jaarlijks aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Je belastbaar inkomen wordt berekend door je beroepskosten af te trekken van je inkomen. Het resulterende netto belastbaar inkomen wordt opgeteld bij eventuele andere inkomsten (zoals een hoofdberoep als je in bijberoep werkt) en hierover worden belastingen berekend.
Als eigenaar van een webshop moet je rekening houden met specifieke btw-regels:
Standaardtarief: 21% btw op de meeste producten (6% voor specifieke producten zoals voedsel of boeken)
Kleine bedrijven: Als je omzet minder dan €25.000 per jaar is, kun je een btw-vrijstelling aanvragen.
Belastingverplichtingen:
Als je btw-plichtig bent: kwartaalaangifte
🇪🇺 Verkoop aan particulieren in de EU (buiten België)
Als je totale verkoop aan in de EU gevestigde particulieren (buiten België) meer dan €10.000 per jaar bedraagt, moet je:
Breng het btw-tarief van het land van je klant in rekening, niet de Belgische btw.
Geef deze buitenlandse btw aan in elk relevant land - tenzij je je inschrijft voor de OSS-regeling.
💡 Met de One Stop Shop (OSS) kun je al je EU btw-verplichtingen in één kwartaalaangifte aangeven via het Belgische belastingportaal. Dit bespaart tijd en voorkomt meerdere btw-registraties.
👉 Tot je de drempel van €10.000 bereikt, kun je nog steeds Belgische btw toepassen op alle B2C-verkopen in de EU.
Dit artikel kan je helpen wanneer je jouw e-shop aan het opstarten bent.
Lees zeker het volgende artikel over e-commerce in België.
Nu je de lijst met meest gestelde vragen hebt doorgenomen, is het misschien veel om te verwerken. Als je nog andere vragen hebt die niet in deze gids zijn beantwoord, stel ze dan via de chatfunctie in de app of door een e-mail te sturen naar tax-coach@accountable.eu.
We begeleiden je graag verder op je reis als zelfstandige en binnen Accountable 😊
Auteur - Valesca Wilms
Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.
Wie is Valesca ?Bedankt voor je feedback!
Ja
Als zelfstandige met een eenmanszaak worden je inkomsten belast volgens de personenbelasting. Maar o...
Lees meerVanaf 2026 moeten alle Belgische zelfstandigen hun facturen via een specifiek formaat elektronisch v...
Lees meerWanneer je handelt met een klant in een buitenland – of dat nu een product of dienst is, binne...
Lees meerLe suivi par mail de votre service est appréciable. J’ai été étonné de devoir communiquer mon no de compte bancaire et surtout de donner un accès consultatif à celui-ci. Mais je vous l’avais déjà évoqué en vous précisant la raison. Bien cordialement François Bellière
Anonyme
la qualité des conseils donnés
Maël Fraipont
Très bien, disponibilité !
Daniel Mpoy Mukeba
C’est hyper clair et le service est impeccable, vous répondez vite. La seule chose que j’ai remarqué qui pourrait être une nouvelle fonctionnalité: avoir la possibilité d’être plus précis au niveau de la détermination de ce qu’on paye pour nos cotisations sociales quand on a choisi un plan d’apurement. Par exemple, 300€ par mois au lieu que le choix soit juste par trimestre.
Patryk Borkowski
The coaching session on tax management was excellent, good material, excellent explanations and very insightful…my accountant and tax advisor are good, but never so comprehensive and accurate. Combined with the AI I never feel alone with Accountable
Sergio Barbarino
La rapidité de la réponse et l'efficacité
Véronique Rochet
Super snel en correct geholpen!
Jean-Charles Tibbaut
Le contact avec l'equipe ! On n'a pas affaire à un chat avec un robot stupide qui ne comprend rien mais avec des humains et un vrai dialogue
Freddy Carrette
altijd snelle, vriendelijke en professionele service. Ook al heb ik door gebrek aan activiteit weinig gebruik kunnen maken van uw diensten. Gisteren heb ik het contract opgezegd, en ook dat is heel vlot verlopen. Waarvoor dank.
Luc Kupers
The availability of your team to help and guide people to understand their finances better is what really makes Accountable valuable. While the AI is able to give answer to most of the basic questions, specific scenarios need counsel from a human which your team performs beautifully.
Sofiya Bogdan Neves
