Officiële documenten bewaren: hoe lang, wat en waar?

Heb je een belastingvraag?
Onze AI Boekhouder beantwoordt ze via e-mail.

Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein

Stel je vraag

Als zelfstandige krijg je een heleboel officiële brieven en attesten van de overheid. Denk maar aan de activatie van je btw-nummer of de inschrijving bij de KBO als je start, maar ook documenten van de FOD Financiën over je belastingen. Soms ontvang je ze digitaal in je eBox, soms nog via de post op papier. 

Maar welke documenten moet je nu écht bewaren voor de fiscus? En waar hou je ze veilig bij en kan je ze makkelijk terugvinden?

De documentenopslag in Accountable is de uitgelezen plek om al je officiële belastingdocumenten in te verzamelen.

Welke officiële documenten moet je bewaren?

Een aantal documenten moet je 7 jaar, 10 jaar of best levenslang bewaren. Deze documenten verzamel je in je persoonlijke documentenopslag in de Accountable app. Zo gaan ze nergens heen:

• Opstartdocumenten van je activiteit: activatie van je btw-nummer en de inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
• Aanslagbiljetten en fiscale beslissingen: personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw
• Andere belastingdocumenten: meldingen, afbetalingsplannen,...
• Officiële brieven: uitnodigingen voor controle of antwoorden op bezwaarschriften
• Vergunningen of attesten die fiscaal relevant zijn: vrijstelling btw of loopbaanattest

Moet je documenten toevoegen aan je belastingaangifte?

Het korte antwoord: meestal niet. Je hoeft niet standaard documenten mee te sturen met je btw- of belastingaangifte.

De fiscus werkt volgens het principe van “controle achteraf”. Ze kunnen tot 7 jaar (soms zelfs 10 jaar) later om extra informatie of bewijsstukken vragen. 

Een voorbeeld:

Je bent in 2023 gestart als zelfstandige en krijgt van de FOD Financiën de activatie van je btw-nummer. In 2028 krijg je een btw-controle. De controleur wil dan weten vanaf welke datum je btw-plichtig bent en heeft daarvoor de activatiebrief nodig. Dankzij de nieuwe functie in Accountable heb je hem 1 keer opgeslagen en vind je hem jaren later in enkele seconden terug. 

Van eBox naar Accountable

Sommige documenten ontvang je digitaal via je eBox, Doccle of MyMinfin. Andere komen via de post. Met de documentenopslag in Accountable bewaar je alles veilig en eenvoudig op één plek:

• Upload pdf’s die je downloadt vanuit eBox, Doccle of MyMinfin.
• Scan of fotografeer in hoge kwaliteit brieven en voeg ze toe in de app.
• Voeg tags toe zodat je later makkelijk zoekt op datum of type document.

Dankzij deze nieuwe functie in Accountable:

• staan al je officiële belastingdocumenten op één plek,
• kun je ze snel terugvinden bij een controle en
• voldoe je aan de wettelijke bewaarplicht zonder te moeten zoeken in dozen en inboxen.

Probeer Accountable nu gratis en ontdek ook al onze andere handige functionaliteiten voor je boekhouding en belastingen.

Lees hier meer over de wettelijke bewaartermijn van officiële documenten.

Auteur - Alexis Eggermont

Alexis Eggermont is mede-oprichter van Accountable. Hij is gepassioneerd door data, technologie en ondernemerschap.

Wie is Alexis ?