Ben je zelfstandige in België? Dan vraag je je misschien af hoe lang facturen bijhouden verplicht is. Deze vraag krijgen onze Belastingcoaches vaak. De wettelijke bewaartermijn is een essentieel onderdeel van je administratie, maar de regels zijn niet altijd even duidelijk. Laten we samen een kijkje nemen.
Hoelang moet je facturen bewaren als zelfstandige?
Als zelfstandige in België ben je wettelijk verplicht om je facturen en boekhoudkundige documenten gedurende 10 jaar te bewaren. Tot enkele jaren geleden was het 7 jaar, maar dat is dus veranderd.
Concreet betekent dit dat facturen uit januari 2025 bewaard moeten worden tot 31 december 2035. Vanaf 1 januari 2036 mag je boekhouding uit 2025 pas écht de papierversnipperaar in.
⚠️ Let op, er zijn enkele belangrijke uitzonderingen:
- Investeringen: facturen van aankopen die je over meerdere jaren afschrijft moet je bijhouden tot 7 jaar na de laatste afschrijving. Stel, je kocht in 2023 een nieuwe gsm waarvan de laatste afschrijving in 2025 gebeurt, dan moet je deze factuur nog tot 31 december 2032 bijhouden.
- Onroerende goederen: documenten die betrekking hebben op gebouwen of grond moeten volgens het btw-wetboek 15 jaar bewaard worden. Plus, onroerende goederen worden vaak over langere termijn afgeschreven, waardoor je deze documenten sowieso moet bijhouden.
Het niet naleven van deze termijnen kan dit leiden tot boetes.
Waarom moet je facturen 10 jaar bijhouden?
Je vraagt je misschien af waarom je facturen zo lang moet bewaren. Hier zijn de belangrijkste redenen:
- Belastingcontroles: de fiscus kan tot 3, en in sommige gevallen 7 jaar, teruggaan voor controles. Zonder bewijsstukken riskeer je boetes.
- Bewijslast: facturen bewijzen je inkomsten en uitgaven voor je belastingaangifte en btw-aangiftes.
- Financieel inzicht: een goede administratie geeft je overzicht van je financiële situatie.
- Juridische bescherming: bij geschillen met klanten of leveranciers dienen facturen als bewijs.
Digitaal of op papier: wat is de beste manier om facturen bij te houden?
Je kunt je facturen zowel digitaal als op papier bewaren. De algemene regel is dat je de administratie bewaart in het formaat waarin je deze hebt ontvangen.
De fiscus accepteert digitale kopieën, mits deze leesbaar en volledig zijn.
Voordelen van digitaal facturen bijhouden:
- Ruimtebesparing: geen overvolle archiefkasten
- Gemakkelijk doorzoekbaar: vind in enkele seconden wat je zoekt
- Veiligheid: minder risico op verlies door brand of waterschade
- Toegankelijkheid: altijd en over toegang tot je administratie
- Milieuvriendelijk: minder papierverbruik
💡 Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie verplicht. Download Accountable om te voldoen aan de richtlijnen voor e-facturatie, al je facturen eenvoudig digitaal te bewaren en op elk moment terug te vinden.
Wat te doen bij een belastingcontrole?
Stel dat je een belastingcontrole krijgt en je moet facturen van enkele jaren geleden voorleggen. Wat nu?
Als je je administratie goed hebt bijgehouden, hoef je niet in paniek te slaan. Met Accountable kun je binnen enkele klikken alle benodigde documenten terugvinden en exporteren. Dit geeft je gemoedsrust en bespaart stress tijdens een controle.
💡Veel zelfstandigen maken fouten bij het opstellen van facturen die later problemen kunnen veroorzaken bij controles. Facturatiesoftware zoals Accountable helpt je deze fouten te voorkomen.
Conclusie
Het bijhouden van facturen gedurende de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar is een belangrijke verplichting voor elke zelfstandige in België. Door een goed systeem op te zetten en gebruik te maken van digitale hulpmiddelen zoals Accountable, wordt deze taak een stuk eenvoudiger.
Wil je nooit meer stress hebben over het bijhouden van je facturen en andere administratieve verplichtingen? Probeer Accountable gratis uit en ervaar hoe eenvoudig boekhouden kan zijn.
