E-facturatie: dit moet je weten als zelfstandige
Lees in 4 minuten
Als zelfstandige mocht je tot nu op gelijk welke manier factureren, zolang de nodige informatie maar op je factuur stond. Vaak gebeurde die facturatie nog per post of via ingescande PDFs. Vanaf 1 januari 2026 moet alle facturatie tussen Belgische bedrijven echter via e-facturatie gebeuren.
In dit artikel lees ontdek je alles wat je moet weten over e-facturatie als Belgische zelfstandige.
Wat is e-facturatie?
Een elektronische factuur of e-factuur is een factuur die volgens een specifiek formaat online verstuurd wordt.
⚠️ Let op, elektronische facturen zijn niet hetzelfde als online of digitale facturen. Het inscannen en online versturen van een factuur als PDF is niet hetzelfde als e-invoicing.
Wat is er dan uniek aan e-facturatie?
- Een e-factuur moet aan bepaalde normen voldoen die ervoor zorgen dat de facturen correct gelezen en verwerkt kunnen worden door facturatiesoftware.
- Deze e-invoices worden ook via facturatiesoftware opgesteld. Met zo’n softwareprogramma kan je elektronische facturen trouwens ook automatisch verzenden, ontvangen en verwerken.
Voor jou als zelfstandige betekent de komst van e-facturatie dat je vanaf 1 januari 2026 een gecertificeerde facturatiesoftware moet gebruiken om facturen naar bedrijven te sturen, maar ook facturen van bedrijven te kunnen ontvangen.
Wat is Peppol?
Wie e-facturatie zegt, zegt ook Peppol. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. De Europese Commissie ontwikkelde het zogenaamde PEPPOL-netwerk om de uitwisseling van elektronische facturen binnen de Europese Unie te stroomlijnen.
Of in mensentaal: Peppol is een soort adresboek dat de veilige verzending van elektronische facturen tussen machines (van het ene bedrijf naar het andere) regelt.
Om e-facturen te kunnen versturen en ontvangen, moet je je als zelfstandige registeren op het Peppol-netwerk. Dit is gratis en vrij eenvoudig, want je e-facturatiesoftware biedt deze registratie meestal gratis aan.
💡Accountable tip: Met Accountable kan je gratis e-facturen versturen en ontvangen. Bovendien kan je via onze app je met 1 klik registreren op het Peppol-netwerk.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Elk jaar loopt de overheid veel belastinggeld mis door gebrekkige facturatie of fraude. De verplichting van e-facturen zal belastingfraude in de toekomst veel moeilijker maken. Maar dat is slechts één van de voordelen van e-facturatie.
Ook voor het milieu is dit een belangrijke innovatie. Denk maar aan de besparingen op vlak van papier, inkt en verzendingen via de post.
Maar ook voor jou heeft e-facturatie vele voordelen in petto. Denk maar aan:
- Je verliest minder tijd met factureren: dankzij e-facturatie wordt het proces grotendeels geautomatiseerd.
- Minder kan op fouten: de kans op fouten wordt veel kleiner dankzij het standaardformaat voor de facturen.
- Verhoogde aftrek voor facturatiesoftware: de fiscus tolereert tijdelijk een verhoogde aftrek van 120% voor kosten met betrekking tot e-facturatie.
Verdere ontwikkelingen moeten nog uitgewerkt worden, maar het is goed mogelijk dat e-facturatie ook andere administratieve lasten zal kunnen verlichten. Btw-listings en btw-aangiften zouden, bijvoorbeeld, ook (deels) geautomatiseerd kunnen worden eenmaal iedereen e-facturen gebruikt.
Peppol facturen versturen
E-facturatie gebeurt via facturatiesoftware die zorgt voor een automatische verzending, verwerking en zelfs betaling van de facturen. Maar hoe werkt dat nu precies?
Om dit mogelijk te maken, is het belangrijk dat de facturen specifieke normen volgen en dat de bestanden makkelijk gelezen kunnen worden door de software.
- E-facturen worden opgemaakt als XML-bestanden volgens het UBL-formaat, dat speciaal gecreëerd werd voor digitale facturen. Deze normen bieden de garantie dat alle nodige informatie voor een factuur er ook effectief op staat.
- Elektronische facturen worden (automatisch) naar de ontvanger gestuurd via het beveiligd netwerk Peppol-netwerk. De e-factuur kan bij de ontvanger rechtstreeks in het boekhoudsysteem worden opgenomen voor een automatische verwerking. Omdat dit programma dezelfde normen respecteert, kan de informatie makkelijk worden gelezen en gebeuren er zelden fouten bij de verwerking. Als ondernemer kan je via deze kanalen ook veel makkelijker de status van je facturen opvolgen.
💡 Peppol facturen versturen via Accountable? Ontdek hier hier hoe het werkt.
Veelgestelde vragen over e-facturatie (FAQ)
Ja, Peppol is gratis. Je kan je gratis registreren bij Peppol via facturatiesoftware zoals Accountable. Je kan dan ongelimiteerd e-facturen verzenden en ontvangen via Accountable in het gratis plan.
De e-factuur is al verplicht voor overheidsopdrachten. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven ook onderling elektronisch factureren. Voorlopig is er nog geen verplichting in zicht voor e-facturering aan particulieren.
Vanaf 2026 ben je als zelfstandige verplicht om aan e-invoicing te doen. Peppol is hierbij de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.
Om te beginnen heb je een softwareprogramma voor e-facturatie nodig. Dit kan onderdeel zijn van een groter softwarepakket of het kan een facturatieprogramma zijn op maat van je bedrijf. Accountable is, bijvoorbeeld, een perfect boekhoud- en facturatieprogramma voor freelancers en zelfstandigen.
E-invoicing is zeer veilig, want de facturen worden via een gesloten netwerk verstuurd. Deze netwerken zijn ook verplicht om gebruikers te identificeren zodat enkel geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de facturen. Zo weet je natuurlijk ook dat de facturen echt zijn in plaats van een poging om je te bedriegen.
Je bent niet verplicht om je e-facturen op papier te bewaren, maar dat mag wel. Volgens de FOD Financiën mag je “facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat”.
Nog vragen over e-invoicing?
Raadpleeg de informatie van de Vlaamse Overheid of lees de officiële website van de e-factuur.
Heb je gevonden wat je zocht?
Fijn om te horen!
Blijf op de hoogte! Laat je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van updates en onze nieuwste tips voor zelfstandigen zoals jij.
Het spijt ons dat te horen.
Kun je ons vertellen waarom dit artikel niet nuttig voor je was?
Bedankt voor je reactie. 💜
We waarderen je feedback en zullen het gebruiken om onze inhoud te optimaliseren.
Wat moet je doen om in orde te zijn met e-facturatie?
Dit vind je misschien ook interessant
Dankzij haar eigen ervaring als freelance copywriter weet Valesca precies welke vragen en struggles zelfstandigen zoal kunnen hebben. Haar missie? Jou op een duidelijke en begrijpbare manier correct informeren over belastingen, btw en ondernemerschap in België.