Boekhouding van je eenmanszaak: kies je best voor een boekhouder of boekhoudsoftware?

Wie ontfermt zich over de boekhouding in jouw eenmanszaak? Werk je samen met een boekhouder of doe je de boekhouding liever zelf? Raadpleeg je maandelijks je een uitgebreide Excel-sheet of ben je fan van aangepaste boekhoudsoftware? 

Wat het beste werkt voor jou, hangt natuurlijk af van het soort zelfstandige activiteit en je voorkennis van boekhouden en administratie. Zo heb je als zelfstandige in een eenmanszaak meestal een vrij eenvoudige boekhouding. De boekhouding in een vennootschap, waar er misschien mensen in dienst zijn, er regelmatig goederen worden ingekocht en er een voorraad beheerd moet worden, is meer complex.

Omdat de boekhouding van een vennootschap meer verplichtingen met zich meebrengt, is het als zelfstandige met een vennootschap vaak aangeraden om een accountant onder de arm te nemen. Maar als zelfstandige met een relatief “eenvoudige” eenmanszaak, kan je zeker overwegen om je boekhouding zelf in handen te nemen, al dan niet in combinatie met een boekhouder. 

De boekhouding van je eenmanszaak zelf in handen nemen

Schrikken cijfers en administratie je niet af? Kan je zonder problemen een duidelijk overzicht van je inkomsten en uitgaven bijhouden? Dan kan je waarschijnlijk je boekhouding zelf doen.

Een enkelvoudige boekhouding, zoals deze vaak gevoerd wordt in een eenmanszaak, vereist in principe geen boekhouder. Er gelden wel bepaalde regels en vereisten, maar als je zelf voldoende boekhoudkundige kennis hebt, kan je perfect beslissen om alles zelf bij te houden. Bijvoorbeeld in een rekenblad op Excel. Dit is trouwens (zo goed als) gratis. 

Ook online zijn er verschillende sjablonen te vinden die je kunnen ondersteunen bij je boekhouding. Denk maar aan een factuursjablonen, templates voor de btw-aangifte, en handleidingen voor zo goed als elk onderdeel van je boekhouding. Wees wel kritisch over de bronnen die je gebruikt. Iedereen kan iets op het internet zetten, maar daarom is het nog niet altijd correct.  

Houd er wel rekening mee dat deze manier van boekhouden niet 100% onfeilbaar is. Als je een fout maakt, zal een rekenprogramma zoals Excel je daar niet altijd voor kunnen waarschuwen. Rekenfouten zal je hier niet snel maken, maar als jij een kost inbrengt die niet (volledig) fiscaal aftrekbaar is, dan zal Excel je dit niet vertellen.

Ook eventuele wijzigingen in de fiscale regels, belasting- en btw-deadlines of afschrijvingstermijnen zal je zelf in het oog moeten houden. 

⚠️ Let op, je boekhouding vereist regelmatige aandacht en toewijding. Bovendien moet je ten alle tijden een correcte boekhouding kunnen voorleggen, ook in een eenmanszaak. Twijfel je toch aan je boekhoudkennis? Dan kun je het beter overlaten aan een accountant of geavanceerde boekhoudsoftware.

Boekhoudsoftware: niet alleen voor accountants

De meeste startende zelfstandigen hebben weinig of geen boekhoudkundige kennis bij aanvang van hun zelfstandige activiteit. Maar al doende leert men, en wat is een betere manier om iets te leren, dan om het zelf te doen? Een boekhoudprogramma of boekhoudsoftware kunnen hierbij de perfecte bondgenoot zijn.

Professionele inkomsten en uitgaven

De meeste boekhoudprogramma’s combineren verschillende functies. Ze hebben een sectie voor de inkomsten, waar je zowel offertes als facturen opmaakt en ook de betalingen opvolgt. 

Daarnaast bieden de meeste pakketten ook een functie voor je professionele uitgaven. Zo krijg je onmiddellijk een goed zicht op je omzet en je kosten, en heb je een goede basis om in hetzelfde pakket je verschillende aangiftes op te maken. 

Altijd correct en up-to-date

Het grote voordeel van boekhoudsoftware is dat deze de fiscale wetgeving heel nauwgezet volgt, en deze bezorgdheid bij jou wegneemt. Een degelijk boekhoudpakket is al aangepast de dag dat een nieuwe regel of wetswijziging ingaat. 

De software behoedt je meestal ook voor fouten, en bouwt een validatie in die nagaat of jij alles wel correct hebt ingeboekt. Zo kan jij gerust zijn dat je boekhouding correct is, en jij geen last krijgt bij eventuele controles. 

Fiscale kalender

Daarnaast bevatten sommige pakketten ook een handige kalender, die je een reminder geeft bij elke fiscale verplichting. Zo neemt je software je bij de hand, van bij de start van je ondernemersverhaal. Want als starter weet je waarschijnlijk wel dat je een btw- en belastingaangifte moet indienen, maar misschien had je nog nooit van een klantenlisting gehoord? 

Afhankelijk van het soort boekhoudsoftware, genereer je al deze aangiftes met één druk op de knop, en krijg je ook instructies over hoe en waar deze op te laden. Want een fiscale verplichting leg je beter niet naast je neer, ook als starter kan je hiervoor een boete krijgen. 

Boekhoudsoftware in combinatie met een accountant 

Veel ondernemers houden zelf alles goed bij, vaak met behulp van geavanceerde boekhoudsoftware, maar willen toch graag nog een boekhouder naast zich. 

Door alle inkomsten en uitgaven zelf in te boeken bespaar je je boekhouder veel kostbare tijd, en krijg je een goed zicht op je financiële situatie. Dat is voor elke ondernemer een enorme winst, en je brengt de gesprekken met je boekhouder naar een hoger niveau. 

De juiste software is goud waard voor je bedrijf, het maakt de zaken zoveel gemakkelijker. Maar dan moet die wel exact zijn afgestemd op wat jij wil doen. Daarom kan je Accountable nu gratis uitproberen, voor je het integreert in je bedrijfswerking. 

Heb je al een goede boekhouder? Houden zo. Met Accountable halen jullie allebei extra meerwaarde uit deze samenwerking.