fbpx
nl
Français Nederlands
nl
Français Nederlands

Je eerste factuur maken: hiermee moet je rekening houden

Geüpdatet op
Lees in 3 minuten

Je eerste opdracht als zelfstandige is een feit: tijd om de factuur te maken! Wat er op je factuur staat, is onderworpen aan wettelijke regels. Het is immers een belangrijk bewijsdocument. Niet alleen voor de btw-administratie, maar ook voor jou als je te maken krijgt met wanbetalers. Aan welke vereisten een factuur moet voldoen, leggen we hier uit. 

Voor wie en wanneer maak je een factuur?

Factureren is altijd verplicht als je verkoopt aan andere ondernemers. Voor een verkoop aan particulieren die de aankoop gebruiken voor privédoeleinden hoef je geen factuur op te stellen, behalve: 

  • voor een verkoop op afstand (bijvoorbeeld via een webshop) 
  • voor een verkoop op afbetaling 
  • voor werken aan een huis of appartement (onroerend goed) 
  • voor de levering van bouwmaterialen 
  • voor de verkoop van auto’s met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter (ook bij contante betaling) 
  • voor de verkoop van aanhangwagens, vliegtuigen, jachten en plezierboten 
  • voor verhuisdiensten 

Binnen welke wettelijke termijn maak je je factuur op?

Er is geen wettelijke termijn vastgelegd waarbinnen je je factuur moet opstellen. De wetgeving zegt alleen dat ‘een factuur moet verzonden worden binnen een redelijke tijdsduur na de levering van het product of de dienst.’ Wel bestaat er een verjaringstermijn van 10 jaar voor schulden. Een factuur die je na 10 jaar opmaakt, is niet meer geldig. 

Wat moet er op de factuur staan?

Deze gegevens moeten op al je facturen staan: 

  1. Het woord ‘factuur’. 
  2. Het volgnummer van je factuur. De nummers volgen elkaar op en je begint ieder boekjaar opnieuw te nummeren. Een gangbare manier is beginnen met het jaartal, bijvoorbeeld 220001. 
  3. De naam van je onderneming (zoals die in de KBO staat), eventueel je bedrijfsnaam, het adres, ondernemingsnummer en btw-nummer. 
  4. Naam, adres en btw-nummer van je klant. 
  5. De datum waarop je de factuur maakt (factuurdatum) en de leverdatum van goederen of diensten. 
  6. De vervaldatum van de factuur of je betalingstermijn. Verwijs altijd naar je algemene voorwaarden. Dat is belangrijk als je te maken krijgt met wanbetalers. 
  7. Een omschrijving van de levering. 
  8. De prijs per eenheid en het aantal geleverde eenheden. 
  9. Het bedrag zonder btw. 
  10. Het btw-tarief (0, 6, 12 of 21 procent). Ook 0 procent is een btw-tarief! 
  11. Het totaalbedrag inclusief btw. 
  12. Eventueel de wettelijke omschrijving voor een btw-vrijstelling (bij het tarief van 0 procent). 

De taal van de factuur

Je stelt je factuur op in de taal van de regio waarin jouw onderneming gevestigd is. Ook als je klant een andere taal spreekt. 

Een voorbeeld: je bent als freelancevertaler gevestigd in Hasselt. Je vertaalt websites voor een klant in Luik. Hoewel jouw klant alleen Frans spreekt, moet je jouw factuur in het Nederlands opmaken. 

Hoe lang moet je facturen bijhouden?

Je houdt facturen 7 jaar bij voor de belastingen. Een elektronische versie volstaat, maar zorg wel voor een back-up! 

Welke tool gebruik je om een factuur te maken? 

Je zou je facturen natuurlijk kunnen opstellen met Excel. Met behulp van een macro, database en formules kun je zelfs automatische berekeningen maken. Op de website van Microsoft Office vind je sjablonen. Het opstellen van je factuur is echter maar een deel van het werk. Je moet deze ook naar je klant versturen, opvolgen en opnemen in je belastingen en boekhouding.

Daarom raden we aan om gebruik te maken van Accountable. Met Accountable stel je je facturen niet alleen in een handomdraai op, de app berekent ook direct hoeveel belasting en btw je terug verschuldigd bent én zorgt ervoor dat hij wordt opgenomen in je belastingaangiften. Aan de hand van je bankrekening, stuurt de app je bovendien een berichtje zodra je factuur betaald is. Zo ben je in één keer volledig in orde met je facturen.

Gratis en eenvoudig facturen maken

Ben je geen fan van Excel en geef je liever geen geld uit aan een softwareprogramma of boekhoudapp? Op onze website kun je makkelijk facturen opstellen. Gratis, en zonder dat je je hoeft te registreren. In de gratis versie van onze app kun je trouwens ook facturen opstellen: je krijgt er dan automatische klantherkenning en juridische vermeldingen bij. 

Nog meer weten over facturatie?

Lees dit artikel over de facturatieregels voor zelfstandigen. 

Isabel Senden, Customer Success & Growth Strategist
Isabel Senden, Customer Success & Growth Strategist

Met een achtergrond in taalkunde, letterkunde en communicatie, is het niet verwonderlijk dat Isabel een passie voor taal heeft. Tijdens haar werk bij Accountable kan ze die liefde voor taal ten volle benutten terwijl ze nieuwe passies creëert voor marketing en customer care.

Accounting team

Probeer accountable

Laat je administratie maar aan ons over

Geef een gelding telefoonnummer in