Kosten doorfactureren aan je klant? Hier moet je op letten!

Als je kosten maakt voor je klant, dan wil je deze hoogstwaarschijnlijk doorfactureren. Je kan er dan voor kiezen om al deze kosten op te nemen in de totale projectprijs, of om deze kosten te vermelden op de factuur en deze apart aan te rekenen aan de klant. In dit artikel bespreken we dit laatste scenario waarbij je gemaakte kosten, zoals het aankopen van een webdomein, verplaatsingskosten, aankoop van materiaal of een voorschot van administratieve kosten, rechtstreeks doorfactureert aan de klant en dit vermeldt op de factuur. Let’s go!

Waar moet je op letten als je kosten doorfactureert aan je klant?

Als je kosten doorrekent aan je klant, doe je dit het beste op een transparante en heldere manier. Zo weet je klant welke kosten jij in rekening brengt en waarom. Bovendien maak je het zo jezelf ook een stuk eenvoudiger om deze kosten nadien te verwerken in je boekhouding.

Dit zijn 6 belangrijke zaken waar je zeker op moet wanneer je kosten doorfactureert aan je klant(en):

1. Btw: hier geldt het basisprincipe dat je de btw doorrekent naar de klant. En de btw die jij niet recupereert, ook. Al is dat in de praktijk niet altijd even simpel. We hebben er dan ook een volledig artikel toegewijd aan de btw bij het doorrekenen van kosten aan je klant. Je leest het hier.
   
2. Belastingen: je betaalt belastingen op al je inkomsten. Vergeet daarom niet om de kosten die je hebt gemaakt voor je klant, in te brengen als beroepskost. Op deze manier betaal je geen belastingen op het bedrag dat de klant je verschuldigd is. Tenzij je de klant meer aanrekent dan de originele verkoopprijs. Op deze commissie of winst betaal je uiteraard wel belastingen.
   
3. Aparte vermelding: je vermeldt de doorgefactureerde kosten best als aparte regels op je factuur, zodat ze gemakkelijk te identificeren zijn de klant, maar ook door jezelf of je boekhouder.
   
4. Duidelijke omschrijving: voorzie elke kostenpost van een duidelijke omschrijving, zodat je klant begrijpt waarvoor de kosten in rekening worden gebracht. Vergeet hierbij ook niet om de prijs exclusief btw en het btw-percentage te vermelden.
   
5. Overeenkomst en contract: zorg ervoor dat er in het contract tussen jou en je klant duidelijke afspraken zijn gemaakt over welke kosten doorgefactureerd kunnen worden en onder welke voorwaarden. Zo voorkom je dat een klant bepaalde kosten verwerpt of als onnodig acht.

5. Gedocumenteerde kosten: houd een gedetailleerde en goed georganiseerde registratie bij van alle kosten die je wilt doorfactureren. Zo kun je discussie achteraf vermijden.

Hogere kosten aanrekenen dan de gemaakte kost

In principe kun je hogere kosten aanrekenen dan de gemaakte kosten. Er is niets dat je verbiedt om een extra commissie te verdienen op de aankopen. Je mag zelf kiezen hoe hoog deze commissie is. Het verschil tussen de werkelijke kost en de hogere kost die je doorrekent, wordt gezien als winst. En op winst betaal je belastingen.

Hoewel je klant dit hogere bedrag in zijn boekhouding als kosten kan opgeven, kun jij dit niet. Jouw onkost is de werkelijke kost of originele prijs die jij hebt betaald bij aankoop.

Betaal je belastingen op deze kosten?

Op de meeste kosten die je maakt, zal je btw moeten betalen. Btw die je niet recupereert, dien je door te factureren aan de klant. Andere belastingen hangen vaak af van het type handeling dat je doet (bijvoorbeeld accijnzen op import) en of je een hoger bedrag dan de werkelijke kost aanrekent aan je klant.

We bespreken hier de twee belangrijkste belastingen die je betaalt op de kosten die je doorfactureert aan je klant:

1. Btw

Wanneer je een kost maakt, betaal je btw op deze kosten. Wanneer deze kosten verband houden met je hoofdactiviteit, reken je het btw-tarief aan dat daarop van toepassing is. Dat is bijna altijd 21%. Je kunt de btw die je hebt betaald op deze kosten recupereren, dus je rekent ook btw aan bij het factureren van kosten aan je klant.

Er zijn wel enkele uitzonderingen die je het beste in gedachten kunt houden. 

• De eerste uitzondering betreft kosten waarvoor geen of een verminderd btw-tarief geldt. 
• De tweede uitzondering is als je vrijgesteld bent van btw: in dat geval moet de btw wel op de factuur staan en is er geen mogelijkheid tot btw-recuperatie voor de kosten die jij maakt.

2. Vennootschaps- en inkomstenbelasting

Zoals hierboven besproken, helpt het rekenen van hogere kosten aan je klant niet om je belastbaar inkomen te verminderen. Je mag namelijk de hogere prijs (die de klant betaalt) niet inbrengen als beroepskost, maar enkel de originele aankoopprijs (die prijs die jij betaalde).

Op het verschil tussen de werkelijk gemaakte kosten en de hogere kosten die jij aanrekent, moet je belasting betalen. Deze belasting is bedraagt 20 tot 25% in een vennootschap of 25 tot 50% in een eenmanszaak.

Lees dit artikel als je meer wil weten over de berekening van vennootschaps- en inkomstenbelasting en de verschillende belastingtarieven.

Conclusie en samenvatting

Kosten doorfactureren lijkt moeilijk, maar eigenlijk is het best eenvoudig. Als de kosten die je maakt verband houden met je hoofdactiviteit, reken je hetzelfde btw-tarief op de gemaakte kosten. Ben jij of is de activiteit die je doet vrijgesteld van btw, dan geldt dat ook voor je kosten.

Je mag hogere kosten aanrekenen aan je klant dan die je hebt gemaakt. Let er wel op dat het verschil tussen de kosten die je echt maakt en de kosten die je aanrekent, winst is, en daar kan dus vennootschaps- of inkomstenbelasting op worden geheven.

Zit je met vragen over kosten doorfactureren aan je klanten? Stel ze dan aan onze belastingcoaches!