Wat is een pro forma factuur en hoe maak je het?

Heb je een pro forma factuur nodig voor een opdracht? Maar heb je geen idee wat de betekenis daarvan is of waarom je klant zo’n factuur vraagt? Geen probleem. Hier krijg je de nodige uitleg over wanneer je een pro forma nodig hebt, hoe je er een opstelt en wat het betekent voor je boekhouding. 

Wat is een pro forma factuur?

Een pro forma factuur is een soort voorlopige factuur. Het geeft je klant een gedetailleerd overzicht van de te leveren goederen en/of diensten. Meestal stel je dit op nadat een offerte is goedgekeurd maar voor je aan de slag gaat. 

Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een gewone factuur?

Een pro forma factuur lijkt sterk op een gewone factuur, maar er is een belangrijk verschil: een pro forma factuur is niet rechtsgeldig terwijl een gewone factuur dat natuurlijk wel is. 

Dit betekent dat:

• er geen factuurnummer op moet staan,
• de klant niet verplicht is om de factuur te betalen,
• je de factuur niet kan inboeken,
• je “pro forma” moet vermelden op de factuur. 

Daarnaast raden we aan om te vermelden wanneer de pro forma factuur aangevraagd werd, wanneer ze opgemaakt is en tot wanneer de voorwaarden geldig zijn. 

Maak je een pro forma factuur met of zonder btw?

Men denkt soms dat het niet nodig is om btw te vermelden op een pro forma factuur omdat deze niet rechtsgeldig is. Je moet de btw namelijk niet écht vorderen en de klant kan ze ook niet recupereren.

Toch raden we aan om de btw wel te vermelden want zo geef je volledige en correcte informatie.

Is een pro forma factuur een voorschotfactuur? 

Er wordt ook vaak onterecht gedacht dat een pro forma factuur een voorschotfactuur is. Hoewel je beide facturen stuurt voordat je aan de opdracht begint, is er een belangrijk verschil tussen beide. Een pro forma factuur is, zoals gezegd, niet rechtsgeldig terwijl een voorschotfactuur dat wel is.

Als een klant je betaalt op basis van een pro forma factuur kan je die betaling niet inboeken. Als je zelf een leverancier zou betalen op basis van een pro forma factuur dan heb je ook een probleem. Je zal namelijk de betaalde btw niet kunnen recupereren. 

Waarom een pro forma factuur versturen?

Als een pro forma factuur niet rechtsgeldig is, waarom zou je er dan toch een maken en versturen?

Omdat er enkele situaties zijn waarin een pro forma factuur wel nuttig is. 

📋 Wanneer een buitenlandse klant jouw goederen wil importeren, kan een pro forma factuur helpen om vergunningen, transportverzekeringen en douaneformaliteiten in orde te brengen. Het document toont namelijk aan wat de klant zal importeren en tegen welke prijs. 

🏷️ Daarnaast kan een pro forma factuur interessant zijn om prijzen mee te delen wanneer een klant nog niet zeker is van de gewenste aantallen. 

🏦 Ook wanneer je klant financiering wil aanvragen bij de bank, kan zo’n factuur helpen om het dossier completer te maken. 

🚚 Verder is het nuttig om een pro forma factuur te maken voor zendingen waarvoor geen betaling vereist is. (Denk aan garantieleveringen of productstalen).

🛃 Ten slotte is het in sommige landen gewoon verplicht om met een pro forma factuur te werken. Meer informatie hierover kan je vinden via Access2Markets. 

Een pro forma factuur opstellen

Een pro forma factuur maak je in principe zoals een gewone factuur. Maar je moet er, zoals gezegd, duidelijk “pro forma” op vermelden. 

Daarnaast houd je best rekening met deze aandachtspunten:

• Gebruik geen factuurnummer dat chronologisch volgt op je andere facturen.
• Onderzoek het btw-tarief en de internationale regels om de juiste btw aan je factuur toe te voegen.
• Vergeet de verzend- en verwerkingskosten niet bij goederen.
• Vermeld de munteenheid en de betalingsvoorwaarden.
• Voeg een geldigheidsdatum voor de voorwaarden toe of vermeld dat het gaat om een voorlopige berekening op basis van de huidige beschikbare gegevens.

Moet je een pro forma factuur inboeken?

We hebben het al een paar keer vermeld, maar nog een keer voor de duidelijkheid: een pro forma factuur is geen rechtsgeldig document en je kan het dus niet opnemen in je boekhouding. 

Wees dus altijd duidelijk in je communicatie en vergeet niet om een echte factuur op te maken voor de levering van je diensten of goederen. Gebruik Accountable om makkelijk facturen te maken met de juiste vermeldingen voor internationale klanten. Probeer het nu gratis.