Quels frais professionnels mixtes pouvez-vous déclarer en tant qu’indépendant(e) à titre complémentaire ?

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En tant qu'indépendant(e) exerçant une activité complémentaire, les "frais professionnels mixtes", c'est-à-dire les biens que vous utilisez à la fois à titre privé et pour votre activité complémentaire, constituent une part importante de vos dépenses. De fait, dans le cadre de votre activité complémentaire, vous travaillez généralement à domicile, vous utilisez votre voiture privée et vous utilisez votre abonnement internet et téléphonique privé. 

En raison de l'utilisation mixte, vous ne pouvez que partiellement déduire ces dépenses de votre revenu net imposable, et vous ne récupérez également qu'une partie de la TVA.

Déclarer mon GSM et internet en tant qu'indépendant à titre complémentaire : le temps d’utilisation comme clé de répartition

Dès que vous avez un numéro de TVA, il est préférable de "transférer" votre abonnement de GSM et d'internet à votre entreprise. En tant que personne privée, vous recevrez une facture ordinaire incluant la TVA. En revanche, en tant qu’indépendant, vous recevrez une facture qui indique séparément le coût et la TVA. 

La part des frais que vous pouvez introduire comme dépense dépend du temps que vous consacrez en moyenne à votre activité indépendante. Vous consacrez en moyenne 2 jours sur 7 par semaine à votre activité complémentaire ? Dès lors une l’introduction de 2/7 ou environ 30% de votre abonnement internet et GSM en tant que frais semble crédible. Si vous pouvez justifier davantage, vous le pouvez, mais restez raisonnable afin que les autorités fiscales ne tirent pas la sonnette d'alarme. 

La déduction de la TVA pour l'internet et l’abonnement GSM est, quant à elle, limitée à 75%. Donc si vous les utilisez seulement 30 % du temps pour votre activité complémentaire, la TVA n'est également déductible qu'à hauteur de 30 %. 

Ce n'est que si vous souscrivez un abonnement séparé que vous n'utilisez que pour l'entreprise que vous pourrez récupérer la totalité des frais. Dans un bureau séparé, cela a bien sûr du sens, mais pour la maison, cela engendre surtout des coûts supplémentaires. Vous payez alors deux fois, et perdez tout avantage fiscal pour votre abonnement privé.

Faire de ma maison un lieu de travail : la superficie de travail comme clé de répartition 

Les frais professionnels mixtes pour votre maison sont généralement l'électricité et le chauffage. Mais certaines assurances, comme votre assurance incendie, sont également éligibles. 

Dans ce cas, la superficie de votre lieu de travail est la clé de répartition, à savoir le pourcentage que votre lieu de travail occupe par rapport à la superficie habitable totale. Les autorités fiscales supposent un maximum de 15%.

Si vous disposez d'un bureau séparé, le nombre de m² est facile à estimer. Si vous travaillez depuis le salon, calculez la surface de votre lieu de travail le plus correctement possible. 

Vous recevez une facture officielle de votre fournisseur d'électricité ? Récupérez également une partie de la TVA selon le même pourcentage.

La déductibilité fiscale de ma voiture est limitée

Pour les indépendants exerçant une activité complémentaire, on regarde d'abord l'usage professionnel, on lui applique la formule CO2 et on répartit le montant restant en fonction du nombre d’année d’amortissement. Vous pouvez récupérer jusqu'à 35 % de la TVA. 

L'usage professionnel est calculé sur la base du nombre de kilomètres que vous parcourez pour votre activité complémentaire, à l'exclusion des trajets domicile-travail. Nous calculons cela en pourcentage par rapport au nombre total de kilomètres par an. Vous répertoriez l'utilisation professionnelle de votre voiture dans un calendrier de rendez-vous accompagné d'un document Excel, indiquant le nombre de kilomètres par rendez-vous. 

La formule du CO2, -120% - (0,5% X coefficient X CO2/km) tient compte des émissions de CO2 et du type de carburant. Cela vous donne à nouveau un pourcentage. Pour plus d'informations sur cette formule, veuillez vous reporter aux articles ci-dessous. 

En ce qui concerne l’amortissement, vous prenez le nombre d'années pendant lesquelles vous pensez utiliser la voiture, et vous en déduisez un pourcentage. Pour les voitures neuves, nous prenons 5 ans comme norme, donc vous amortissez 20% par an. 

Multipliez maintenant le prix d'achat de votre nouvelle voiture par ces 3 pourcentages. Voici un exemple fictif :

• Prix de la voiture : 30.000 €
• Usage professionnel : 30%
• Formule CO2 : 60% 
• Amortissement sur 5 ans : 20% par an

Calcul : 30.000 € x 30% x 60% x 20%  = 1 080 € par an

Notez que ce calcul s'applique à l'achat, mais aussi à la consommation et aux frais d'entretien. Même votre assurance automobile peut être déduite selon ces clés de répartition. Laissez Accountable vous aider à documenter correctement tous ces coûts, tant pour les impôts que pour la TVA.

Le revenu d'une activité complémentaire est simplement ajouté au salaire, et donc l'impôt sur le revenu des personnes physiques s'accumule rapidement. Il est donc important de saisir correctement tous les frais et de ne surtout pas passer à côté des avantages fiscaux. Les frais professionnels mixtes jouent ici non négligeables. 

Saviez-vous que Accountable vous aide à introduire correctement ces frais mixtes et vous donne des conseils supplémentaires ? De cette façon vous gérez de mains de maître votre propre comptabilité et de vos impôts, et obtenez un revenu net plus intéressant.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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