Frais mixtes : de quoi s’agit-il ?

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En Belgique, les frais mixtes sont des dépenses qu’un indépendant réalise pour son entreprise, mais qui lui servent aussi dans sa vie privée. C’est le cas de la voiture, du GSM, de l’ordinateur, d’internet et même du café, par exemple. La clé de répartition (le montant déductible fiscalement) est différente pour chaque dépense. Par ailleurs, un indépendant à titre principal peut déduire davantage de frais qu’un indépendant à titre complémentaire. 

Les frais mixtes et leur clé de répartition

On distingue 3 grandes catégories de frais mixtes : 

• Votre voiture (achat, plein et recharge, assurances, entretien…)
• Votre GSM et PC et les abonnements qui y sont liés
• Votre habitation, avec votre bureau ou espace de travail

La clé de répartition, c’est-à-dire le montant que vous pouvez déduire en frais professionnels, est différente en fonction des frais mixtes. Malheureusement, les règles en la matière ne sont pas toujours claires. Parfois, c’est à vous d’évaluer la part à déduire, en fonction du ratio entre usage privé et usage professionnel. 

Les frais mixtes, différents pour les indépendants à titre principal et à titre complémentaire

Pour la plupart des frais mixtes, le fisc examine le rapport de temps entre l’usage professionnel et l’usage privé. Vous avez besoin de votre achat au quotidien, en tant qu’indépendant à titre principal ? Vous pourrez déduire une plus grande partie de ces frais mixtes qu’un indépendant à titre complémentaire. Car en principe, ceux-ci ne peuvent justifier que quelques jours d’utilisation par semaine.

Autre point d’attention pour les indépendants complémentaires : vous disposez déjà d’un GSM, d’un PC ou encore d’une voiture via votre job de salarié ? Dans ce cas, vous ne pouvez peut-être pas vous en servir dans votre activité à titre complémentaire, ce qui veut dire que vous allez devoir acheter du matériel séparé pour celle-ci. Vérifiez le règlement de travail de votre employeur pour en avoir le cœur net. Si vous achetez du matériel que vous utilisez uniquement pour votre activité complémentaire, vous pouvez le déduire à 100 %. 

Votre bureau ou espace de travail à domicile

Vous travaillez de la maison ? Sachez que vous pouvez déduire une partie des frais liés à votre habitation, comme les intérêts de votre emprunt hypothécaire. Et bien sûr, si vous êtes partiellement propriétaire, ex. si vous avez acheté un bien avec votre conjoint, tenez compte de votre part de propriété dans votre calcul. Découvrez comment déduire votre habitation dans cet article. 

Si vous avez un bureau séparé, la surface dédiée à votre espace de travail sera facile à calculer. Mais sachez que vous pouvez déduire une partie de votre espace même si vous travaillez à la table de votre cuisine. Dans tous les cas, le fisc limite la surface de travail à maximum 15 % de votre habitation. 

Les frais déductibles ne s’arrêtent d’ailleurs pas à l’espace en lui-même. Vous pouvez appliquer le même pourcentage pour déduire vos frais d’électricité et chauffage, mais aussi votre assurance incendie par exemple.

Astuce Accountable : Votre nouvelle chaise de bureau et les plantes qui décorent votre bureau sont également déductibles fiscalement. D’ailleurs, ces frais ne sont pas mixtes, car ils sont liés à votre espace de travail et donc 100 % déductibles. En panne d’idées de frais déductibles ? Consultez www.fraispro.be. 

Vous êtes locataire ? À moins d’avoir conclu un contrat de location qui autorise explicitement un usage professionnel, vous ne pourrez pas déduire votre loyer. En effet, votre propriétaire risquerait de devoir payer plus d’impôts sur les revenus locatifs. Découvrez ici dans quelles conditions vous pouvez exceptionnellement déduire vos frais locatifs.

Ordinateur, GSM et abonnements

Pour vos frais de téléphone et d’internet, la clé de répartition est basée sur le temps. Vous utilisez votre téléphone et internet 5 jours sur 7 pour le travail, comme la plupart des indépendants à titre principal ? Misez sur une clé de répartition de 75 %. Vous ne les utilisez que 2 jours par semaine ou seulement quelques heures le soir pour votre activité complémentaire ? Mieux vaut tabler sur 30 %. 

Cette clé de répartition s’applique à vos abonnements, mais également à l’achat de tous les appareils à usage mixte : GSM, téléphone fixe, PC, imprimante, disque dur externe… Et n’oubliez pas que vous devez amortir certains de ces investissements.

La TVA appliquée à l’achat de votre GSM, de votre PC et des abonnements peut être déduite à 75 % maximum, car il s’agit d’une utilisation mixte. Le pourcentage sera là aussi moindre pour les indépendants à titre complémentaire, en fonction du temps consacré à leur activité. 

Vous avez un pack qui inclut aussi la TV ? La partie TV n’est généralement pas déductible, à moins que vous puissiez démontrer que vous en avez besoin dans le cadre de votre activité professionnelle. Pensez à clairement séparer le professionnel du privé dans ces factures. 

Votre voiture 

La déductibilité fiscale maximale des voitures de société est calculée à l'aide de la formule CO₂. En effet, comme les autorités veulent encourager les voitures électriques, elles incluent les émissions de CO₂ dans la déductibilité. La formule CO₂ permet d’obtenir un pourcentage maximum, que vous pouvez ensuite diminuer en fonction de votre utilisation professionnelle.

Bon à savoir : ce pourcentage s’applique non seulement à l’achat d’une nouvelle voiture, mais aussi à tous les frais qui y sont associés, comme le carburant, l’assurance et l’entretien. 

TVA appliquée aux frais professionnels

Pour déduire des frais mixtes, en principe, vous avez besoin d’une facture. Cela signifie que vous devez souscrire un contrat professionnel chez votre fournisseur, c’est-à-dire passer de particulier à entreprise. Un contrat qui peut coûter plus cher et n’offre pas toujours les mêmes avantages. Alors comparez bien les prix et les conditions avant de changer quoi que ce soit. 

La facture est particulièrement importante pour la déductibilité de la TVA. Si vous souhaitez récupérer la TVA, il vous faudra une facture officielle au nom de votre entreprise. Et même avec une facture, vous ne récupérez qu’une partie de la TVA sur les frais mixtes.

Pour les impôts, un simple relevé suffit pour les indépendants personnes physiques. Car le siège social de votre entreprise est à votre adresse personnelle, tout comme le relevé de vos contrats d’énergie et de télécommunication. Vous pouvez donc lier le relevé portant votre nom et votre adresse à votre entreprise et l’utiliser dans votre comptabilité. Vous pourrez compter dans vos frais la TVA que vous ne récupérez pas. 

Vous l’aurez compris : tout l’enjeu ici est de vérifier s’il est plus avantageux de récupérer la TVA ou de conserver un contrat pour particulier. 

Les frais mixtes dans Accountable

Lorsque vous introduisez des frais mixtes dans l’application, vous pouvez indiquer quel pourcentage vous utilisez pour la « Part professionnelle ». Notre application calculera automatiquement la TVA que vous récupérez.

En tant qu’indépendant, il n’est pas toujours facile de savoir ce que vous pouvez déduire, surtout lorsqu’il s’agit de frais mixtes. Ils représentent toutefois un grand poste de déduction pour les freelances et les personnes physiques, surtout s’il vous suffit d’un PC, d’internet et d’un téléphone pour travailler. 

Accountable est là pour vous. Nous vous aidons à déduire ces frais correctement et à limiter vos impôts. Un doute ? Contactez nos coachs fiscaux. 

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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