Vous engagez souvent des frais pour votre activité, qui peuvent parfois être facturés à votre client (par exemple, frais de déplacement ou de matériel que vous mettez en "notes de frais"). L'application de la TVA peut généralement prêter à confusion lors de la rédaction de votre facture de vente. Nous vous expliquons ici les principes de base de la TVA et vous donnons un aperçu de la manière d'appliquer les frais imputables à vos factures de vente.
Par principe, il s'agit de frais que vous payez à la place de quelqu'un d'autre et la facture (liée à la dépense) n'est donc pas à votre nom. Vous faites une dépense au nom de votre client et pour son compte, vous lui avancez l'argent, rien de plus !
→ Exemple : Votre client vous invite au restaurant et au moment de payer l'addition, il se rend compte qu'il a oublié son portefeuille. Vous payez donc à sa place et il insiste pour que vous lui refacturiez le montant.
En pratique, c'est ce qui se produit le plus souvent |
C'est aussi simple que ça : Il s'agit de tout ce qui n'est pas des frais avancés. Si toutes les conditions ne sont pas remplies, pour parler de frais avancés conformément à l'art.28, 5° CTVA, on parle alors de refacturation de frais.
Dans le cas d'une refacturation de frais, la facture liée à la dépense est à votre nom et vous l'avez payée. Vous allez pour différentes raisons refacturer ces frais intégralement ou partiellement à votre client.
→ Exemple : Vous êtes plombier et vous devez remplacer la chasse d'eau chez un client. Vous achetez la chasse chez votre fournisseur et recevez une facture d'achat à votre nom (avec vos coordonnées, numéro de TVA, etc.).
🚨 La distinction se fait donc lors de la dépense, qui paye et à quel nom est la facture d'achat ? |
En facturant votre client, vous lui demandez simplement le remboursement du montant avancé. Vous devez absolument établir une facture au nom du client, et ce, sans TVA comme c'est prévu par la loi (art.28, 5° CTVA). Le montant avancé et ensuite facturé pour obtenir le remboursement ne fait pas partie de la base d'imposition.
🚨 Important : Ne pas facturer de supplément ni de majoration ! Les avances ne sont pas comprises dans votre base d'imposition si la facture reprend le montant exact sans appliquer de TVA. → Si vous demandez une majoration ou un supplément, vous demandez alors plus que ce que vous avez avancé et cela est alors considéré comme un service effectué pour lequel vous êtes indemnisé. Dans ce cas, la TVA doit être en principe appliquée sur le montant total (Art.26, §1 CTVA). |
💡 Il est question d'une opération principale lorsque vous avez fourni un bien ou un service qui est directement lié à votre activité d'indépendant et, qu'à cette occasion, vous refacturez au client certains frais directement liés au bien ou au service livré.
Si les frais sont refacturés dans le cadre d'une opération principale, alors le taux à appliquer est celui de l'opération principale. En comptabilité et notamment pour la TVA, l'accessoire (ici la chasse d'eau) suit le principal (ici l'installation de la chasse).
🚨 Important : Votre facture doit bien séparer le service fournit et la refacturation de frais et dans ce cas-ci, votre facture aura deux lignes distinctes. Si vous refacturez les frais dans une facture à part : même principe, le taux de TVA devra suivre le taux de l'opération principale. |
Si les frais ne sont pas liés à l'opération principale, les frais refacturés suivent leur propre taux de TVA, c'est-à-dire que dans votre facture vente, le taux de TVA sur les frais refacturés suivront le taux de TVA de la facture d'achat.
Par contre, s'il s'agit de frais qui sont en dehors du champ d'application de la TVA (= exempté de TVA comme compagnie d'assurance, enseignement scolaire ou universitaire), alors il n'y a pas de TVA à appliquer lors de la refacturation.
⚠️ Attention – Frais avancés :
Ces factures ne doivent pas être envoyées à votre client via Peppol, mais uniquement par e-mail ou en PDF.
Dans l’onglet Revenus :
Vous pouvez créer la facture dans Accountable et l’envoyer à votre client par e-mail ou en PDF (pas via Peppol). Une fois la facture reçue par votre client, vous devez la supprimer, car elle ne peut pas être considérée comme un revenu.
Veillez à conserver une copie de la facture en cas de contrôle.
Dans l'écran banque : Classer les deux transactions en un "Paiement personnel".
🚨 Attention : Il ne faut pas ajouter la facture d'achat dans l'onglet Dépenses puisque la facture n'est pas à votre nom et ne peut donc pas être considéré comme une dépense déductible. |
→ Exemple : Dans le cadre d'une mission pour votre client, vous devez engager des frais pour un déplacement en train. Vous allez donc acheter un ticket de train que vous allez refacturer à votre client.
Dans l'onglet Dépenses : Vous devez ajouter la facture d'achat dans la catégorie correspondante. (Dans l'exemple du ticket de train, la TVA sera à 6%).
Dans l'onglet Revenus :
🚨 Rappel : Votre facture doit bien séparer le service fournit et la refacturation de frais et dans ce cas-ci, votre facture aura deux lignes distinctes. Si vous refacturez les frais dans une facture à part : même principe, le taux de TVA devra suivre le taux de l'opération principale. |
→ Exemple de facture avec refacturation de frais :
⇉ La refacturation du ticket de train se retrouve sur une ligne distincte et suit le même taux de TVA (ici 21%) ainsi que la catégorie de l'opération principale :
→ Remarque : Le montant de ma dépense du ticket de train de 50€ TVA comprise sera le montant HTVA lors de la refacturation du frais.
Dans l'écran banque : Vous pouvez lier respectivement les transactions à la dépense et au revenu.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le chat ou par mail à l’adresse suivante : support@accountable.eu
Auteur - Valesca Wilms
Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.
Qui est Valesca ?Merci pour votre avis !
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Lire plusLe suivi par mail de votre service est appréciable. J’ai été étonné de devoir communiquer mon no de compte bancaire et surtout de donner un accès consultatif à celui-ci. Mais je vous l’avais déjà évoqué en vous précisant la raison. Bien cordialement François Bellière
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