La tenue d'une comptabilité précise est essentielle pour toute entreprise en Belgique, en particulier si vous effectuez des paiements en espèces ou si vous n'émettez pas de factures pour chaque transaction.
Le livre de caisse et le journal des recettes sont deux outils importants à cet effet.
Nous allons vous expliquer de quoi il s'agit, pourquoi vous en avez besoin et comment les utiliser correctement.
La principale différence entre un livre de caisse et un journal des recettes réside dans les types de transactions qu'ils enregistrent :
Le journal des recettes : Il enregistre toutes les transactions quotidiennes qui ne sont pas accompagnées d'une facture, quel que soit le mode de paiement.
Il est particulièrement utile pour les entreprises telles que les coiffeurs, les esthéticiennes ou les détaillants qui effectuent de nombreuses transactions directes avec leurs clients. Le journal des recettes fournit une vue d'ensemble de ces ventes et facilite leur intégration dans le système comptable.
Le livre de caisse : Il enregistre toutes les transactions en espèces, qu'elles soient entrantes ou sortantes. Cela comprend les paiements en espèces des clients, les paiements en espèces des fournisseurs, les retraits personnels de la caisse enregistreuse et les dépôts en espèces sur les comptes bancaires.
Le livre de caisse assure un suivi précis des flux de trésorerie, ce qui apporte une clarté concernant les recettes et les dépenses totales de l'entreprise.
En Belgique, la tenue d'un journal des recettes est obligatoire pour les entreprises où l'émission d'une facture pour chaque vente ou service n'est pas courante.
Il existe cependant des exceptions :
🧾 Vous émettez toujours une facture pour chaque transaction.
🧑🍳 Vous utilisez un système de caisse certifié (SCE ou « caisse blanche »).
🧮 Vous travaillez sous le régime de la TVA forfaitaire (attention : ce régime sera progressivement supprimé d'ici 2028).
💡 Il est important de noter que même les entreprises bénéficiant du régime d'exonération de la TVA pour les petites entreprises sont tenues de tenir un livre de recettes. |
❗ Les transactions B2B nécessitent toujours une facture. Les carnets de reçus sont uniquement destinés aux transactions B2C. |
Pour en garantir la conformité, il est important de respecter les règles suivantes lors de la tenue de votre journal des recettes :
Mettez-le à jour quotidiennement : Enregistrez vos transactions tous les jours, même s'il n'y a pas de revenus.
Totaux quotidiens : Additionnez vos revenus quotidiens. Pour les montants supérieurs à 250 euros, utilisez des lignes séparées.
Indiquez les détails de la TVA : Indiquez le taux de TVA applicable à vos ventes.
Utilisez de l'encre indélébile : N'utilisez pas de crayon.
Corrigez correctement les erreurs : Faites une nouvelle entrée pour les corrections ; n'effacez pas ou ne rayez pas les anciennes entrées.
Numérotez les entrées : Toutes les pages et les entrées doivent être numérotées .
Totaux mensuels : Clôturez chaque mois par un total récapitulatif.
Indiquez le numéro de TVA : Inscrivez votre numéro de TVA sur chaque page.
Voici d'autres bonnes pratiques :
Conservez des preuves de tous les revenus, telles que des reçus ou des carnets de rendez-vous.
Utilisez des journaux de recettes distincts pour chaque site ou succursale de votre entreprise.
Conservez un journal des recettes principal à l'adresse principale de votre entreprise.
💡 Bien que les journaux de recettes en papier traditionnels soient disponibles dans la plupart des papeteries, il existe également des solutions numériques conformes aux normes légales, qui offrent des alternatives efficaces pour l'enregistrement de vos données. |
Si votre entreprise effectue des transactions en espèces, un livre de caisse est un outil essentiel. Il sert à enregistrer toutes les transactions en espèces effectuées dans votre entreprise. Chaque fois que de l'argent entre ou sort de la caisse enregistreuse, vous devez le noter.
Voici quelques exemples :
Lorsque les clients vous paient en espèces.
Lorsque vous payez un fournisseur en espèces.
Lorsque vous retirez de l'argent de la caisse pour votre usage personnel.
Lorsque vous ajoutez votre propre argent à la caisse.
Lorsque vous déposez de l'argent de la caisse sur votre compte bancaire.
Lorsque vous retirez de l'argent de la banque pour le mettre dans la caisse.
En enregistrant ces transactions, votre livre de caisse garde une trace précise de vos flux de trésorerie. Ce n'est pas seulement utile pour avoir une vue d'ensemble de vos finances, mais c'est aussi important pour comprendre l'ensemble de vos revenus et de vos dépenses.
La tenue d'un livre de caisse est obligatoire pour les entrepreneurs qui traitent régulièrement des paiements en espèces. |
Chaque transaction est enregistrée sur une ligne distincte de votre livre de caisse.
Si vous avez plusieurs petits paiements, vous pouvez les regrouper et les enregistrer sous la forme d'un total journalier.
Pour chaque entrée, indiquez les détails suivants
Date : Date de la transaction.
Description : Objet de la transaction (par exemple, « paiement fournisseur » ou « achat client »).
Montant : Valeur du revenu ou de la dépense.
Solde actuel : L'argent restant dans la caisse après la transaction.
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💡 Tout comme le livre des recettes, votre livre de caisse doit être soigné et ne comporter aucune modification. Si une erreur se produit, vous devez la corriger en ajoutant une nouvelle ligne au lieu de rayer ou d'effacer quoi que ce soit. Vous pouvez acheter un livre de caisse pré-imprimé dans la plupart des papeteries ou utiliser des outils numériques pour faciliter la gestion. |
Comptabilité simplifiée :
Si vous êtes indépendant et que vous utilisez une comptabilité simplifiée (en partie simple), vous n'avez pas besoin de relier votre livre de caisse à un programme de comptabilité. Il suffit que votre livre de caisse soit correctement tenu et prêt à être consulté en cas de besoin.
Comptabilité en partie double :
Si vous utilisez la comptabilité en partie-double, vous devrez relier votre livre de caisse à d'autres parties de votre comptabilité, comme les achats, les stocks et les ventes. Cela permet de s'assurer que vos données financières sont correctement liées dans votre logiciel comptable.
Il est essentiel d'établir et de traiter correctement un journal de recettes journalières dans Accountable pour se conformer aux obligations comptables et fiscales belges.
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la manière de tenir et d'enregistrer avec précision un livre de recettes journalières :
Lors de la préparation du journal des recettes journalières, vous devez enregistrer tous les revenus pour lesquels aucune facture n'a été émise sur une base journalière.
Cette opération doit être effectuée conformément aux directives suivantes :
Date : Chaque jour doit être enregistré séparément.
Recettes quotidiennes : Enregistrez tous les paiements en espèces et électroniques qui ne sont pas accompagnés d'une facture.
Montant de la transaction : Notez le montant total des recettes par jour.
Si une vente individuelle dépasse 250 euros, une facture doit être émise ou elle doit être enregistrée séparément sur une ligne distincte.
Spécification de la TVA : Indiquez les taux de TVA applicables (0 %, 6 %, 12 % ou 21 %) pour chaque catégorie de recettes.
Numérotation : Toutes les entrées doivent être numérotées de manière séquentielle et clôturées par un total récapitulatif mensuel.
Chaque jour, vous devez enregistrer au moins une entrée dans votre journal de recettes journalières. Même en cas de vacances, de maladie ou de fermeture, vous devez inscrire une recette nulle. |
Le journal des recettes journalières doit être un livre officiel, physique ou numérique, dont les pages sont numérotées consécutivement et reliées, les feuilles volantes n'étant pas autorisées. Les versions numériques ne peuvent pas être des fichiers Excel, mais doivent respecter des normes de sécurité spécifiques. |
Il est interdit d'effacer ou de masquer des données, mais les biffures sont autorisées tant que le texte original reste visible. Si vous faites une erreur, vous devez la corriger par une entrée séparée au moment où vous vous en apercevez. Vous devez enregistrer vos reçus à l'encre indélébile, l'utilisation d'un crayon n'est donc pas autorisée. |
Pour enregistrer correctement le journal des recettes quotidiennes dans Accountable, suivez les étapes suivantes :
Allez à la section « Revenus » dans l'application Accountable.
Sélectionnez « Ajouter une autre recette » pour créer une nouvelle entrée.
Indiquez la date à laquelle les ventes ont été enregistrées.
Introduisez le total des recettes journalières, en veillant à ce que seules les transactions inférieures à 250 € sans facture soient incluses dans le livre des recettes.
Sélectionnez le taux de TVA applicable aux recettes. Créez un poste distinct dans Accountable pour chaque taux de TVA.
Téléchargez un scan de la page, par exemple une copie du livre de reçus physique ou un document numérique.
Confirmez l'entrée et assurez-vous qu'elle est correctement enregistrée dans votre comptabilité.
💡 Remarques importantes :
Pour les transactions supérieures à 250 €, vous devez émettre une facture séparée et ne pas les inclure dans le journal des recettes journalières.
Les ventes internationales nécessitent toujours une facture et ne peuvent pas être enregistrées dans le journal des recettes journalières, que le client soit un particulier ou une entreprise.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que votre journal de recettes journalières est correctement traité dans Accountable.
Auteur - Valesca Wilms
Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.
Qui est Valesca ?Merci pour votre avis !
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