Voici les points abordés dans ce guide :
L'essentiel à savoir
Comment suivre vos revenus : livres de caisse, factures et règles de vente
Gérer et déduire vos dépenses professionnelles
Ce qu'il faut savoir sur les stocks, la rémunérations, les impôts et les paiements en ligne
👉 Magasin de détail (paiements en espères uniquement)
Obligation : Un livre de caisse est obligatoire.
A faire : Les recettes journalières doivent être encodées comme revenus dans le livre de caisse.
Cette pratique est cruciale pour la tenue de registres financiers précis.
👉Magasin de détail (paiement digital uniquement)
Obligation : Un livre de caisse n'est pas nécessaire.
A faire : Les reçus quotidiens doivent tout de même être encodés.
Bien que le livre de caisse ne soit pas nécessaire, le suivi rigoureux des transactions reste crucial.
👉Boutique en ligne
Obligation : Un livre de caisse n'est pas nécessaire.
A faire : Les versements mensuels doivent être enregistrés. Il faut également prêter attention aux seuils liés au régime OSS (One Stop Shop).
Cela permet de respecter les réglementations en matière de vente en ligne et de déclarer correctement vos revenus.
🚨Pour les assujettis à la TVA, le seuil de 10 000 € pour les ventes aux particuliers au sein de l'UE (hors Belgique) doit être contrôlé manuellement, car il n'est actuellement pas suivi automatiquement. Plus d'informations ici.
🚨 Le régime de TVA des franchisés continue à bénéficier du seuil de 10 000 € pour les ventes aux particuliers dans l'UE (à l'exclusion de la Belgique). Ce seuil doit également être contrôlé manuellement.
Sur demande, il est possible de bénéficier d'un nouveau seuil de 100 000 € valable dans toute l'UE.
Plus d'informations ici.
En tant que gérant d'un magasin (ou propriétaire d'une boutique en ligne) en Belgique, il est important de tenir des registres financiers précis, notamment un livre des recettes journalières (dagontvangstenboek) et un livre de caisse (kasboek). Le livre des recettes journalières est exigé par la loi et vous êtes donc tenu de l'utiliser.
Qu'est-ce qu'un livre de recettes journalières ? 🤔 Un livre de recettes journalières est un livre dans lequel vous enregistrez quotidiennement toutes vos ventes, pour lesquelles vous n'établissez pas de facture, quel que soit le mode de paiement utilisé par le client.
Qu'est-ce qu'un livre de caisse ? 🤔 Un livre de caisse est un journal financier dans lequel vous enregistrez toutes les recettes et les dépenses en espèces. La comptabilité simplifiée et la comptabilité en partie double exigent toutes deux la tenue d'un livre de caisse. Celui-ci peut être tenu soit sur papier, soit de manière numérique via un logiciel spécialisé.
❗️Le livre de recettes journalières ≠ livre de caisse. Le livre de caisse enregistre tous les achats et ventes reçus ou payés en cash.
Voici ce qu'il faut savoir sur la garde des copies physiques :
Livre de recettes journalières :
Il est obligatoire pour les entreprises qui n'émettent pas de factures pour chaque transaction.
Il doit s'agir d'un livre officiel, physique, dont les pages sont numérotées et reliées de manière consécutive. Les feuilles volantes ne sont pas autorisées. (Vous pouvez en trouver un ici)
En cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter ce livre physique ainsi que les pièces justificatives.
Comment utiliser le livre de recettes journalières 🤓
Exemplaire physique | |
Saisissez les informations ci-dessous sur une base quotidienne :
|  |
Comment encoder cela dans l'application 📱
Allez dans la section « Revenus » de l'application Comptable.
Sélectionnez « Ajouter une autre revenu » pour créer une nouvelle entrée.
Saisissez la date à laquelle les ventes ont été enregistrées.
Saisissez le total des recettes journalières, en veillant à ce que seules les transactions inférieures à 250 € sans facture soient incluses dans le livre des recettes.
Sélectionnez le taux de TVA applicable aux recettes. Créez un poste distinct dans Accountable pour chaque taux de TVA.
Téléchargez un scan de la page, par exemple une copie du livre de recettes physique ou un résumé numérique.
Confirmez l'entrée et assurez-vous qu'elle est correctement enregistrée dans votre comptabilité.
Si une vente dépasse 250 € (TVA incluse) et qu'elle est effectuée auprès d'un particulier, vous êtes légalement tenu d'émettre une facture.
👉 Une fois la facture créée, n'enregistrez pas cette vente dans votre livre de recettes - elle ne doit apparaître que dans vos factures.
💡 Pour les ventes aux entreprises (B2B) : Vous devez toujours émettre une facture, quel que soit le montant.
Scénario | Besoin d'une facture ? | Enregistrement dans le livre des recettes ? |
Vente de moins de 250 € à un particulier | Non | Oui |
Vente de plus de 250 € à un particulier | Oui | Non |
Vente aux entreprises | Oui | Non |
Livre de caisse (lorsque vous traitez fréquemment des transactions en cash) :
Il sert à enregistrer toutes les entrées et sorties d'argent.
Comme le livre des recettes journalières, il doit s'agir d'un livre relié dont les pages sont numérotées. (Vous pouvez en trouver un ici)
Pour les boutiques en ligne 👩💻
Pour vos ventes locales en ligne à des particuliers belges, vous trouverez un relevé mensuel des ventes sur la plateforme que vous utilisez.
Ce relevé doit contenir le montant total des ventes (TVA incluse) et servir de pièce justificative pour votre comptabilité. Vous pouvez ensuite encoder ce total sous la forme d'une facture unique, en indiquant « particulier belge » comme client.
💡 Conseil : Prenez l'habitude d'enregistrer vos revenus régulièrement - quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Plus important encore, trouvez un rythme cohérent qui vous convient.
Si la plateforme (Etsy, Shopify, ...) prend une commission sur vos ventes, vous pouvez l'encoder comme suit :
➡️ Encodez le revenu brut dans votre écran de revenu
➡️ Encodez la commission en tant que dépense dans votre écran de dépenses
Vous devez enregistrer les revenus au moment de l'émission de la facture, et non au moment de la livraison du service ou du produit.
Principes essentiels :
La date de la facture est déterminante : En matière de comptabilité et de TVA, la date de la facture est utilisée pour déterminer la période au cours de laquelle les recettes doivent être enregistrées.
Déclaration de TVA : La TVA doit être déclarée au cours du trimestre pendant lequel la facture a été émise.
Déclaration fiscale : Pour l'impôt sur le revenu, les recettes doivent être enregistrées dans l'année au cours de laquelle elles ont été effectivement gagnées, quelle que soit la date de la facture.
1/ Carte-cadeau pour un produit/service avec un taux de TVA unique
Si la carte-cadeau est destinée à un produit ou à un service soumis à un taux de TVA unique, elle peut être immédiatement enregistrée comme une vente, en appliquant le taux de TVA approprié.
Lorsque la carte cadeau est échangée, aucune autre action comptable n'est nécessaire, puisque la vente a déjà été enregistrée.
→ Dans ce cas, il suffit d'enregistrer la vente de la carte-cadeau.
2/ Carte-cadeau pour les produits/services soumis à plusieurs taux de TVA
Si la carte-cadeau peut être échangée contre des produits/services soumis à des taux de TVA différents (par exemple, des livres à 6 % et des CD à 21 %), aucune écriture comptable n'est passée au moment de l'émission.
La transaction n'est enregistrée qu'au moment de l'échange de la carte-cadeau, car c'est à ce moment-là que le(s) taux de TVA applicable(s) est (sont) déterminé(s). À ce moment-là, une facture de vente ou une écriture comptable doit être créée.
→ Dans ce cas, il suffit d'enregistrer la vente des biens ou des services, mais pas la vente de la carte-cadeau.
N'oubliez pas
Un encodage incorrect des cartes-cadeaux peut entraîner une déclaration incorrecte de la TVA.
👉 Il faut toujours tenir compte du moment où la TVA est due :
➡️ Au moment de la vente (si le taux de TVA est connu),
➡️ Ou au moment de l'échange (si plusieurs taux de TVA s'appliquent).
En cas de doute, mieux vaut attendre et enregistrer la transaction au moment de l'utilisation de la carte cadeau.
En tant que manager d'un magasin, vous pouvez déduire les dépenses suivantes à 100 % :
Matériel et fournitures de bureau |
Inventaire et matériaux |
Assurances professionnelles |
Frais de comptabilité et logiciels (comme Accountable) |
Intérêts sur les crédits aux entreprises |
Factures de services publics pour votre magasin (pensez à votre facture d'électricité par exemple !) |
Frais de marketing et de publicité |
Hébergement et maintenance du site web |
Les dépenses suivantes ne peuvent être déduites que partiellement :
Frais de bureau à domicile (si vous travaillez à domicile) |
Intérêts hypothécaires ou loyers (ils doivent être proportionnels à l'espace de bureau) |
Services publics (proportionnels à l'espace de bureau) |
Frais de véhicule (sur la base de l'utilisation professionnelle) |
Repas d'affaires |
Cadeaux d'affaires |
Autres dépenses déductibles auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé :
Les contributions sociales |
Frais de formation et d'éducation liés à votre activité |
Expédition et frais de port |
Frais bancaires pour votre compte professionnel |
❗️Important :
Conservez tous les reçus et factures comme preuve de vos dépenses.
Pour les articles à usage mixte (comme un ordinateur ou un téléphone), ne déduisez que le pourcentage utilisé pour l'entreprise.
Les investissements importants (comme l'équipement) peuvent devoir être amortis sur plusieurs années.
Si vous avez une boutique en ligne, n'oubliez pas d'inclure les coûts liés à votre présence en ligne et à vos outils numériques.
« En Belgique, les entreprises qui achètent et vendent des marchandises sont tenues de tenir un registre de leurs stocks et d'en faire état dans leurs comptes. Le livre d'inventaire doit contenir des informations sur le coût des marchandises vendues et la valeur des stocks invendus à la fin de chaque période comptable ».
Cet article explique l'importance de votre inventaire et comment le suivre.
Cet article explique les coûts liés à l'emploi d'un salarié.
Impôt sur le revenu :
En tant qu'indépendant, vous devez remplir une déclaration annuelle d'impôt sur le revenu des personnes physiques. Votre revenu imposable est calculé en déduisant vos dépenses professionnelles de vos revenus. Le revenu net imposable qui en résulte est ajouté à tout autre revenu (comme une activité principale si vous exercez une activité secondaire) et l'impôt est calculé sur ce montant.
En tant que propriétaire d'une boutique en ligne, vous devez tenir compte des règles spécifiques en matière de TVA :
Taux normal : 21 % de TVA sur la plupart des produits (6 % pour des produits spécifiques tels que l'alimentation ou les livres).
Petites entreprises : Si votre chiffre d'affaires est inférieur à 25 000 euros par an, vous pouvez demander une exonération de TVA (petites entreprises).
Obligations fiscales :
Si vous êtes assujetti à la TVA : déclaration trimestrielle de TVA
🇪🇺 Ventes aux particuliers dans l'UE (hors Belgique)
Si le total de vos ventes à des particuliers basés dans l'UE (en dehors de la Belgique) dépasse 10 000 euros par an, vous devez :
Appliquer le taux de TVA du pays de votre client, et non la TVA belge.
Déclarer cette TVA étrangère dans chaque pays concerné, sauf si vous vous inscrivez au régime OSS.
💡 Avec le One Stop Shop (OSS), vous pouvez déclarer toutes vos obligations en matière de TVA dans l'UE en une seule déclaration trimestrielle, via le portail fiscal belge. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les enregistrements multiples à la TVA.
👉 Jusqu'à ce que vous atteigniez le seuil de 10 000 euros, vous pouvez toujours appliquer la TVA belge sur toutes les ventes B2C de l'UE.
Cet article peut vous aider à comprendre ce à quoi vous devez vous attendre lorsque vous créez votre boutique en ligne.
N'oubliez pas de lire l'article suivant concernant le commerce électronique en Belgique.
Vous venez de parcourir les questions les plus fréquemment posées : cela fait peut-être beaucoup d’informations à digérer d’un coup. Si vous avez d'autres questions auxquelles ce guide n'a pas répondu, n'hésitez pas à les poser par le biais de la fonction « chat » de l'application ou en envoyant un email à tax-coach@accountable.eu.
Nous nous ferons un plaisir de vous guider dans votre parcours en tant qu'indépendant et au sein d'Accountable. 😊
Auteur - Valesca Wilms
Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.
Qui est Valesca ?Merci pour votre avis !
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Lire plusLe suivi par mail de votre service est appréciable. J’ai été étonné de devoir communiquer mon no de compte bancaire et surtout de donner un accès consultatif à celui-ci. Mais je vous l’avais déjà évoqué en vous précisant la raison. Bien cordialement François Bellière
Anonyme
la qualité des conseils donnés
Maël Fraipont
Très bien, disponibilité !
Daniel Mpoy Mukeba
C’est hyper clair et le service est impeccable, vous répondez vite. La seule chose que j’ai remarqué qui pourrait être une nouvelle fonctionnalité: avoir la possibilité d’être plus précis au niveau de la détermination de ce qu’on paye pour nos cotisations sociales quand on a choisi un plan d’apurement. Par exemple, 300€ par mois au lieu que le choix soit juste par trimestre.
Patryk Borkowski
The coaching session on tax management was excellent, good material, excellent explanations and very insightful…my accountant and tax advisor are good, but never so comprehensive and accurate. Combined with the AI I never feel alone with Accountable
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