Comment établir une facture conforme en Belgique pour les Indépendants ?

Fatigué(e) de passer des heures à créer des factures après une longue journée de travail? Nous comprenons totalement! Voici comment rédiger rapidement et correctement vos factures, conformément aux règles en vigueur en Belgique.

Pourquoi émettre une facture en Belgique?

Si vous êtes assujetti(e) à la TVA et que vous vendez un bien ou un service à une personne également assujettie à la TVA, il est obligatoire d’émettre une facture. De même, vous devez établir une facture pour une personne non assujettie à la TVA, lors de la vente de certains biens ou services tels que les travaux immobiliers ou les livraisons de producteurs et grossistes.

Les éléments clés d’une facture en Belgique

Une facture doit être émise au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois suivant celui où la taxe devient exigible pour la totalité ou une partie du prix, selon les précisions de l’administration des finances. Les factures permettent à l’État de suivre la TVA perçue et devant lui être reversée. De votre côté, elles sont un moyen indispensable d’établir une relation claire et professionnelle avec vos clients.

Voici ce qu’une facture en Belgique doit contenir:

1.  Numéro d’ordre de la facture pour suivre leur enchaînement.
2. Vos coordonnées : nom exact de l’entreprise, raison sociale, adresse, numéro BCE, et numéro de TVA.
3. Les coordonnées de votre client : nom, adresse et numéro de TVA.
4. La date d’émission de la facture et celle du bien fourni ou du service rendu.
5. L’identification du bien ou service fourni.
6. Son prix unitaire et la quantité.
7. Le montant hors TVA.
8. Le taux de TVA applicable selon votre activité (6%, 12%, ou 21%).
9. En cas d’exonération de TVA, la mention de la raison légale de l’exonération conformément à la directive européenne ou à la disposition nationale ; consultez la section suivante pour savoir comment nous pouvons vous aider à ce sujet.
10. Le montant total toutes taxes comprises.

Nous vous recommandons également d’ajouter la date d’échéance de la facture, les coordonnées de votre compte professionnel (IBAN + BIC) et votre adresse e-mail. 

N’oubliez pas d’inclure vos termes et conditions convenus préalablement avec le client, tels que les sanctions en cas de retard ou de défaut de paiement, ainsi que le tribunal compétent en cas de litige. Voici comment rédiger ces conditions générales de vente.

Si la facture n’est pas établie, ou est incomplète, le code de la TVA sort ses griffes : vous risquez une amende équivalant à deux fois la taxe due sur le montant de l’opération. Si il y a intention de frauder ou de nuire, l’amende est plus élevée et il y a même un risque de peine de prison. 

Vous ouvrez aussi la porte à une contestation de votre facture par le client parce qu’il la juge inexacte et incomplète. Ce serait dommage de courir de tels risques alors qu’établir une facture correcte, sans difficultés, est possible !

Outils pour des factures efficaces

Vous préférez une solution rapide et gratuite pour émettre vos factures? Chez Accountable, nous pensons que vous avez déjà suffisamment travaillé en fournissant ce que le client demandait. Émettre une facture doit être efficace et sûr, sans vous occuper toute la soirée après une longue journée de travail.

Dans l’application Accountable, vous pouvez créer et envoyer une facture valide en quelques clics, que vous soyez confortablement installé(e) sur votre canapé ou sur le parking de votre client. Le modèle de facture dans l’application reprend les éléments obligatoires que vous pouvez personnaliser selon votre activité. En un ou deux clics, envoyez-la par e-mail au responsable du traitement des factures chez votre client. La facture est conservée pour l’éternité, ou du moins pendant sept ans, dans le cloud grâce à Accountable. Elle est indiquée comme « impayée », « payée » ou « en retard ».

Vous pouvez avoir un aperçu des factures dans l’application grâce à ce modèle de facture en ligne, que vous pouvez compléter et télécharger. Si vous oubliez un élément (comme les coordonnées de votre client ou votre numéro de TVA), la facture reste en brouillon dans Accountable et ne peut pas être envoyée à votre client. Elle n’est pas prise en compte pour vos impôts. Avec Accountable, vous pouvez uniquement envoyer des factures formellement légales, rapidement et efficacement.

TVA : les subtilités en Belgique

Grâce aux factures émises, l’administration de la TVA sait ce qui doit être perçu et lui être reversé, que ce soit 6, 12 ou 21% du montant de l’opération. Cependant, il se peut que votre facture ne comporte pas de montant TVA pour des raisons précises et légales. 

Vous devez cependant justifier cette absence de montant TVA, en incluant sur votre facture une des mentions légales suivantes, selon votre cas :

• Si votre chiffre d’affaires annuel est en-dessous de 25.000 euros, vous pouvez opter pour la franchise TVA. Vous ne la percevez pas auprès de vos clients, vous ne la déduisez pas non plus de vos achats. Si vous optez pour la franchise TVA, mentionnez sur chacune de vos factures :« Régime particulier de franchise des petites entreprises – TVA non applicable »
• Vous effectuez un travail immobilier pour un client assujetti belge, le taux de TVA est de 0%. Vous devez le signifier sur la facture  avec la mention « Autoliquidation – AR CTVA n° 1, article 20 ».
• Vous prestez un service entre professionnels (B2B) à un client dans l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%. La mention sur la facture est : « Autoliquidation – article 196 de la Directive TVA 2006/112/CE ».
• Vous livrez un bien intracommunautaire à un client dans l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%.

La mention sur la facture est : « Autoliquidation – article 138 par.1 de la directive TVA 2006/112/CE ».

• Vous exportez vers un client hors de l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%. La mention sur la facture est : « Exoneration – art. 146 de la directive TVA 2006/112/CE ».

Vous devez obligatoirement inclure ces mentions légales sur votre facture. Ce sont elles qui donnent droit à une TVA à 0% ou à l’exonération de la TVA.

Chez Accountable, nous considérons que vous n’avez pas à un copier-coller ces phrases sur chaque facture : quand ces mentions sont d’application, elles se retrouvent automatiquement sur la facture.

Vous préférez vous en tenir à votre modèle de facture habituel ? Aucun problème : vous envoyez le pdf de votre facture à revenue@accountable.eu, vous la scannez, vous l’importez : elle se retrouvera à sa place dans votre app, avec tous les éléments – clients, dates, montants.

Personnaliser votre facture

Une facture est un document légal. Vous le savez et, si vous choisissez d’utiliser Accountable, vous enverrez uniquement des factures légales. Mais une facture est plus qu’une obligation : c’est aussi un message que vous envoyez à votre client. Vous l’aidez à vous payer à temps et complètement. Vous lui donnez une image de qui vous êtes comme entreprise. Vous lui dites que vous avez un projet sérieux et que vous voulez continuer à faire affaire avec lui.

Une facture vous permet d’envoyer tous ces messages à votre client. C’est pourquoi, avec Accountable, nous vous offrons la possibilité de faire des factures à votre image. Voici quelques pistes que vous pouvez exploiter afin de personnaliser vos factures:

• Vos termes et conditions : avant de commencer à travailler pour un client, vous lui faites part de vos termes et conditions. Cela comprend, entre autres, le tribunal compétent en cas de litige entre vous et les pénalités en cas de retard de paiement. En général, 10% du montant de la facture sont considérés comme standard. Via Accountable, vous pouvez rappeler vos termes et conditions sur la facture elle-même.
•  Votre logo : en un clin d’œil, il rappelle qui vous êtes au client. Vous pouvez l’inclure facilement sur la facture que vous créez dans Accountable.
• La couleur : libre à vous de choisir la couleur utilisée dans la mise en page de la facture. C’est une façon de vous distinguer et de mettre en valeur votre marque au fil des factures que vous envoyez.
• La mise en page : via Accountable, vous pouvez personnaliser le format de la facture que vous établissez, tout en respectant les obligations légales. Votre facture est ainsi vraiment à votre image !

Votre facture est la trace que votre client garde de vous et de votre entreprise, une fois le bien livré ou le service presté. Si elle est complète, si elle est professionnelle, si elle est à votre image, votre client est plus susceptible de vous payer dans les temps et de garder une image nette de votre entreprise.

Conclusion : Établissez une facture qui parle pour vous !

Vous avez tout en main pour établir une facture impeccable, qui réponde aux obligations légales et qui soit appétissante pour votre client. Il ne vous reste plus qu’à bloquer un créneau dans votre agenda – un créneau petit mais sûr – et à vous y mettre !

FAQ sur la facturation en Belgique