Comment faire une facture (spécial Belgique) ?

Vous n’avez plus envie, après une journée ou une semaine de travail, de vous installer derrière un écran et de “faire des factures” ? On vous comprend !

On vous explique ici comment établir vos factures vite et bien, selon les règles en vigueur en Belgique.

• Si vous êtes assujetti(e) à la TVA et que vous vendez un bien ou un service à une personne assujettie à la TVA, vous êtes obligé(e) d’établir une facture.
• Vous devez aussi établir une facture pour une personne qui n’est pas assujettie à la TVA, lorsque vous lui vendez certains biens ou services : travaux immobiliers, livraisons effectuées par des producteurs ou des grossistes, entre autres travaux détaillés ici.

La facture doit être délivrée au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois suivant celui où la taxe devient exigible sur la totalité ou une partie du prix, comme le précise l’administration des finances.

Grâce aux factures, l’État peut suivre la TVA qui est perçue et qui doit lui être reversée. De votre côté, c’est un moyen incontournable d’établir une relation claire et professionnelle avec vos clients.

Comment faire une facture (en Belgique) ?

Une facture est donc un document légal et doit nécessairement contenir les éléments suivants :

1. Le numéro d’ordre de votre facture : vos factures se suivent entre elles
2. Vos données : nom exact de l’entreprise et de sa raison sociale, adresse, numéro BCE, de TVA
3. Les données de votre client : nom, adresse, numéro de TVA
4. La date d’émission de la facture et celle du bien fourni ou du service presté
5. L’identification du bien fourni ou du service presté
6. Son prix à l’unité, et le nombre d’unités
7. Le montant hors TVA
8. Le taux de TVA, qui varie selon votre activité entre 6, 12, 21%.
9. En cas d’exonération de la TVA, mention de la raison légale de l’exonération en faisant référence à la directive européenne ou à la disposition nationale; passez au paragraphe suivant, vous verrez comment nous vous aidons à ce niveau-là.
10. Le montant total TVA comprise.

🎁   Nous vous conseillons d’inclure également la date d’échéance de la facture, les coordonnées de votre compte professionnel (IBAN + BIC), votre email.

🎁  🎁   Il est bon de rappeler sur votre facture les termes et conditions sur lesquels votre client et vous vous êtes accordés au préalable : par exemple, sanctions en cas de retard ou de défaut de paiement, tribunal compétent en cas de litige. Voici comment rédiger ces conditions générales de vente.

Si la facture n’est pas établie, ou est incomplète, le code de la TVA sort ses griffes : vous risquez une amende équivalant à deux fois la taxe due sur le montant de l’opération. Si il y a intention de frauder ou de nuire, l’amende est plus élevée et il y a même un risque de peine de prison.

Vous ouvrez aussi la porte à une contestation de votre facture par le client parce qu’il la juge inexacte et incomplète.

Ce serait dommage de courir de tels risques alors qu’établir une facture correcte, sans difficultés, est possible !

Comment faire une facture … gratuitement ?

Chez Accountable, nous estimons que vous avez déjà beaucoup travaillé lorsque vous avez fourni au client ce qu’il demandait. Établir une facture, ensuite, doit être efficace et sûr. Cela ne peut pas vous occuper toute la soirée, après une longue journée de travail. Cela ne peut pas vous faire courir le moindre risque.

Dans notre app, vous pouvez établir et envoyer une facture valide en quelques clics, depuis votre canapé ou sur le parking de chez votre client si vous voulez.

En effet, le modèle de facture dans l’app reprend les éléments obligatoires. Vous le complétez selon la nature de votre travail. Vous choisissez éventuellement de personnaliser votre facture. D’un clic ou deux, vous l’envoyez par email à la personne responsable du traitement des factures chez votre client. La facture est conservée pour l’éternité, ou en tout cas sept ans, dans le cloud, via Accountable. Elle est indiquée comme “impayée”, “payée” ou “en retard”.

Vous avez un aperçu de nos factures dans l’app avec ce modèle de facture en ligne, que vous pouvez compléter et télécharger.

S’il vous manque un élément (vous n’avez pas indiqué les coordonnées de votre client, ou votre numéro de TVA par exemple), la facture reste à l’état de brouillon dans Accountable. Vous ne pouvez pas l’envoyer à votre client. Elle n’est pas prise en compte pour vos impôts. Via Accountable, vous pouvez uniquement envoyer des factures formellement légales. Et vous pouvez faire ça vite et bien !

Facturer avec ou sans TVA ?

Grâce aux factures émises, l’administration de la TVA sait ce qui doit être perçu et lui être reversé – 6, 12 ou 21% du montant de l’opération. Il se peut, cependant, que votre facture ne comporte pas de montant TVA pour une raison précise et légale.

Vous devez cependant justifier cette absence de montant TVA, en incluant sur votre facture une des mentions légales suivantes, selon votre cas :

• Si votre chiffre d’affaires annuel est en-dessous de 25.000 euros, vous pouvez opter pour la franchise TVA. Vous ne la percevez pas auprès de vos clients, vous ne la déduisez pas non plus de vos achats. Si vous optez pour la franchise TVA, mentionnez sur chacune de vos factures :« Régime particulier de franchise des petites entreprises – TVA non applicable »

• Vous effectuez un travail immobilier pour un client assujetti belge, le taux de TVA est de 0%. Vous devez le signifier sur la facture  avec la mention « Autoliquidation – AR CTVA n° 1, article 20 ».

• Vous prestez un service entre professionnels (B2B) à un client dans l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%. La mention sur la facture est : « Autoliquidation – article 196 de la Directive TVA 2006/112/CE ».

• Vous livrez un bien intracommunautaire à un client dans l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%.

La mention sur la facture est : « Autoliquidation – article 138 par.1 de la directive TVA 2006/112/CE ».

• Vous exportez vers un client hors de l’Union européenne, le taux de TVA est de 0%. La mention sur la facture est : « Exoneration – art. 146 de la directive TVA 2006/112/CE ».

Vous devez obligatoirement inclure ces mentions légales sur votre facture. Ce sont elles qui donnent droit à une TVA à 0% ou à l’exonération de la TVA.

Chez Accountable, nous considérons que vous n’avez pas à un copier-coller ces phrases sur chaque facture : quand ces mentions sont d’application, elles se retrouvent automatiquement sur la facture.

Vous préférez vous en tenir à votre modèle de facture habituel ? Aucun problème : vous envoyez le pdf de votre facture à revenue@accountable.eu, vous la scannez, vous l’importez : elle se retrouvera à sa place dans votre app, avec tous les éléments – clients, dates, montants.

Une facture est aussi un message vers votre client

Une facture est un document légal. Vous le savez et, si vous choisissez d’utiliser Accountable, vous enverrez uniquement des factures légales. Mais une facture est plus qu’une obligation : c’est aussi un message que vous envoyez à votre client. Vous l’aidez à vous payer à temps et complètement. Vous lui donnez une image de qui vous êtes comme entreprise. Vous lui dites que vous avez un projet sérieux et que vous voulez continuer à faire affaire avec lui.

Une facture vous permet d’envoyer tous ces messages à votre client. C’est pourquoi, avec Accountable, nous vous offrons la possibilité de faire des factures à votre image. Voici quelques pistes que vous pouvez exploiter afin de personnaliser vos factures :

• Vos termes et conditions : avant de commencer à travailler pour un client, vous lui faites part de vos termes et conditions. Cela comprend, entre autres, le tribunal compétent en cas de litige entre vous et les pénalités en cas de retard de paiement. En général, 10% du montant de la facture sont considérés comme standard. Via Accountable, vous pouvez rappeler vos termes et conditions sur la facture elle-même.
• Votre logo : en un clin d’oeil, il rappelle qui vous êtes au client. Vous pouvez l’inclure facilement sur la facture que vous créez dans Accountable.
• La couleur : libre à vous de choisir la couleur utilisée dans la mise en page de la facture. C’est une façon de vous distinguer et de mettre en valeur votre marque au fil des factures que vous envoyez.
• La mise en page : via Accountable, vous pouvez personnaliser le format de la facture que vous établissez, tout en respectant les obligations légales. Votre facture est ainsi vraiment à votre image !

Votre facture est la trace que votre client garde de vous et de votre entreprise, une fois le bien livré ou le service presté. Si elle est complète, si elle est professionnelle, si elle est à votre image, votre client est plus susceptible de vous payer dans les temps et de garder une image nette de votre entreprise.

Vous avez tout en main pour établir une facture impeccable, qui réponde aux obligations légales et qui soit appétissante pour votre client. Il ne vous reste plus qu’à bloquer un créneau dans votre agenda – un créneau petit mais sûr – et à vous y mettre !