Webshop eigenaar? Optimaliseer je verzendkosten

Verzendkosten kunnen een grote uitdaging zijn voor ondernemers met een webshop. Grote spelers zoals Amazon en Bol.com bieden vaak gratis verzending aan, maar voor jou als kleine zelfstandige is dit simpelweg niet haalbaar. Wat is dan de oplossing? Hoe kun je als kleine verkoper je verzendkosten slim aanpakken en je klanten tevreden houden?

In dit artikel delen we handige tips en trucs om je verzendkosten te optimaliseren. Let's get shipping savvy!

Kosten voor e-commerce ondernemers

Heb je recent een webshop geopend of run je al een tijdje je e-commercebedrijf als zelfstandige bijberoep of hoofdberoep? En maak je gebruik van een e-commerce platformen zoals Shopify of Etsy?Dan heb je vast al ontdekt dat, in tegenstelling tot een handelaar met een fysieke winkel, de kosten voor verpakking en verzending soms hoog kunnen oplopen.

Verpakkingskosten

Met verpakkingsmaterialen bedoelen we o.a. dozen, zakken, bubble-wrap, papiersnippers, zijdepapier, sluitstickers en alle andere materialen die je nodig hebt om je producten veilig te verzenden naar je klant. Het is belangrijk om hier voldoende aandacht aan te besteden, want je wilt dat je product in een perfecte staat aankomt bij de klant.

Plus, als je er een unieke unboxing-ervaring van maakt, vergroot je de kans dat je klant een foto neemt en deze op sociale media plaatst.

Zo vergroot je je kansen dat je klant een foto neemt van je pakket en deelt op sociale media:

• Voeg een leuk kaartje toe met een uniek design.
• Schrijf een persoonlijke boodschap op een kaartje en vermeld zeker de naam van je klant.
• Geef je klant een freebie, denk bijvoorbeeld aan een klein snoepzakje, een sticker, een kaartje met 10% korting op de volgende aankoop, een pen met je logo...
• Zorg voor een unieke uitstraling, bijvoorbeeld door een grappige sticker of quote op je pakket of zijdepapier in een felle kleur voor een wow-effect tijdens de unboxing.

Verzendkosten

Daarnaast zijn er ook nog de verzendkosten, die al snel oplopen tot zo'n €6 voor een licht pakket tot 2 kg. Verzendkosten worden vaak bepaald door het aantal pakketjes dat je per maand of jaar verstuurt. De regel luidt: hoe meer bestellingen, hoe minder verzendkosten je per pakket betaalt. Als kleine zelfstandige heb je daar dus (nog) niet zoveel aan.

Je kunt de verzendkosten wel aan je klanten doorberekenen, maar wees je ervan bewust dat hoge verzendkosten vaak een reden zijn voor klanten om elders te bestellen.

Je doet er dus goed aan om je verzendkosten zo laag mogelijk te houden voor de klant, bijvoorbeeld door:

• Lagere verzendkosten voor je klant aan te rekenen. Stel, jij betaalt €5,95 per pakket aan de koerierdienst, reken dan bijvoorbeeld slechts €3,95 aan je klanten en leg de rest zelf bij. Je kan hier rekening mee houden bij het bepalen van je productprijzen.
• Gratis verzending aan te bieden vanaf een bepaald aankoopbedrag..
• Een leuke promo voor je klanten te doen. Kies dan niet voor een korting op producten, maar bied bijvoorbeeld het volledige weekend gratis verzending aan. Dit levert je gegarandeerd enkele bestellingen op.

5 tips om verzendkosten te optimaliseren

Verzendkosten blijven vaak een donderslag bij heldere hemel, voor zowel de koper als verkoper. Met onderstaande tips kun je de kosten enigszins optimaliseren:

Tip 1: Kies de juiste pakketgrootte

Denk goed na over de verpakking waarin je je producten verstuurt. Waarom een grote doos gebruiken als het ook in een kleinere verpakking past? Een brievenbuspakje bijvoorbeeld, is een fantastische optie.  Het is niet alleen goedkoper in aankoop, maar vaak ook in verzending omdat het past door de brievenbus. Dat betekent dat je klant niet thuis hoeft te zijn om het in ontvangst te nemen. Win-win!

Bestel samples van verschillende pakketmaten bij je leverancier (psst, dit is vaak gratis!) en probeer alle mogelijke productcombinaties die je klanten kunnen bestellen. Vervolgens selecteer je één of twee geschikte formaten en bestel je alleen de dozen of verpakkingen die je écht zult gebruiken.

Tip 2: Koop in bulk

Door in grotere hoeveelheden te bestellen, kun je vaak grote kortingen krijgen. Bekijk welke verpakkingen je het meest gebruikt en sla deze voor bijvoorbeeld een half jaar in, in plaats van elke maand. Dit bespaart niet alleen geld, maar ook tijd.

Vergelijk prijzen bij verschillende groothandels om de beste deals te vinden.

Tip 3: Gebruik een verzendsoftware

Verzendsoftware, zoals Sendcloud of Innosend, kan een game changer zijn voor je e-commerce bedrijf. Ten eerste maakt het de integratie van verschillende verzendcarriers in je shop heel makkelijk. Geen gedoe meer met handmatig invoeren van gegevens, alles wordt snel en veilig overgedragen tussen je shopsysteem (vb. Shopify) en je verzendpartners (vb. Bpost).

Daarnaast helpt het je om de verzendkosten te verlagen door automatisch de goedkoopste carrier te kiezen op basis van gewicht, afmetingen en bestemming van je pakket. Minder uitgeven aan verzending betekent meer winst in je zak.

Zelfs als je een kleine online shop hebt, kan verzendsoftware wonderen doen. Het bespaart je tijd en moeite.

Tip 4: Gebruik lichte, maar stevige verpakkingen

Wil je verzendkosten besparen en tegelijkertijd je producten veilig houden? Gebruik lichte, maar stevige verpakkingen. Denk aan verpakkingsmateriaal dat sterk genoeg is om je spullen te beschermen, maar niet zwaarder dan nodig. Het is misschien een no-brainer, maar het kan een wereld van verschil maken in je verzendkosten.

Stel je voor: je stuurt een breekbaar item met de post. Je wilt natuurlijk niet dat het onderweg beschadigd raakt, maar je wilt ook niet betalen voor een ijzersterke doos. De oplossing? Lichte, maar robuuste verpakkingen die je producten veilig houden zonder extra gewicht toe te voegen.

Daarnaast vermindert dit niet alleen de kosten, maar ook het risico op beschadiging tijdens transport. Lichtgewicht materiaal betekent minder kans op onhandige valpartijen en schade. 

Tip 5: Onderzoek verzendpartners en tarieven

Vergelijk verschillende verzendpartners om te zien welke de beste tarieven en voorwaarden bieden. Je kunt grote namen zoals DHL en UPS gebruiken, maar soms bieden kleinere, gespecialiseerde vervoerders betere deals en een persoonlijkere service.

Neem de tijd om de verzendopties – standaard, express, internationaal – te vergelijken. Elke optie heeft zijn eigen voordelen en prijskaartje. Ga op onderzoek uit, vind de beste tarieven en zie je verzendkosten dalen.

Post- en verzendkosten aftrekken

Je post- en verzendkosten zijn niet alleen een noodzakelijke uitgave voor je bedrijf, maar ook een slimme manier om belasting te besparen.

Zolang deze kosten voor zakelijke doeleinden worden gemaakt, zijn ze aftrekbaar voor zowel de btw als de inkomstenbelasting. Of het nu gaat om het verzenden van pakketjes of het ontvangen van post, niet alles kan per e-mail worden afgehandeld.

Dus, zorg ervoor dat je elke verzonden en ontvangen zakelijke brief, pakket en andere postdocumenten bijhoudt. Door deze kosten op te geven als aftrekposten, kun je je belastingaanslag aanzienlijk verlagen. 

Het verschil kan verrassend groot zijn – je zult zien hoe snel de besparingen oplopen. En met die extra centen kun je weer investeren in wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf en het blij maken van je klanten.

Verzendkosten in je boekhouding integreren

Wat doe je met die boekhouding en verzendkosten? Geen paniek, het is makkelijker dan je denkt. Aan het einde van de maand ontvang je een overzicht van je platform, met inkomsten en commissiekosten. Dit overzicht helpt je om je boekhouding op orde te houden. 

Door deze stappen te volgen, kun je jouw e-commercebedrijf soepel en efficiënt runnen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over ingewikkelde boekhoudregels.

Meer lezen over e-commerce?

Starten als zelfstandige: zo richt je een succesvolle Shopify webshop op
Je eigen e-commerce bedrijf? Dit is waar je rekening mee moet houden voor je btw!
Nieuwe btw-regels: wat betekent de OSS-regeling voor je EU-klanten?

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?